Essere organizzati al lavoro non significa solo rispettare le scadenze o gli obiettivi di performance individuali. Quando i dipendenti sono in grado di gestire il loro lavoro in modo efficiente, anche i loro compagni di squadra ne sentono i benefici.
Io non sarò mai il tipo di persona che trova gioia nell’organizzare i miei spazi digitali e fisici, però. Anche se ho scoperto che di solito riesco a cavarmela con un approccio minimale all’organizzazione, spesso mi chiedo quanto tempo e quanto stress mi risparmierei se fossi un po’ più meticoloso.
Bene, questa è la stagione delle risoluzioni e della pianificazione di nuovi inizi. Quindi, se stai cercando ispirazione su come rimanere organizzato al lavoro, ti abbiamo coperto, con consigli per affrontare i tuoi messaggi, documenti, relazioni e tempo.
Gestire la marea di notifiche, messaggi ed e-mail
Anche i più organizzati tra noi lottano per combattere una marea sempre crescente di e-mail, app e notifiche di messaggi. Nel nostro recente studio State of Work, abbiamo scoperto che i lavoratori della conoscenza più impegnati ricevono in media da 50 a 100 email al giorno.
E se questo non ti fa cadere la mascella, considera questo: La persona media che lavora in un paese sviluppato passa al setaccio 174 giornali di informazioni in una tipica giornata di lavoro, dice Sheena Iyengar, un professore della Columbia Business School.
La comunicazione digitale non mostra segni di rallentamento, e l’uso delle app è in aumento. Quindi, al fine di rimanere a galla nel posto di lavoro moderno, è più importante che mai creare un sistema per gestire i nostri messaggi.
È anche necessario proteggere il sistema organizzativo con dei limiti. Secondo Sarah K. Peck, un’autrice e consulente di startup, gli scarsi confini sono una delle ragioni per cui siamo così digitalmente disorganizzati.
“Culturalmente, siamo terribili riguardo ai confini e alle priorità”, scrive Peck. “Questo si riflette in parte nelle nostre abitudini di consumo e nell’ampia fama del minimal living di Marie Kondo: stiamo affogando nel disordine sia fisico che digitale.”
Come rimanere organizzati al lavoro
Anche se non sarete mai in grado di controllare completamente quando qualcuno vi manda un messaggio, potete stabilire dei parametri su quando leggere e rispondere alle missive meno urgenti. Peck consiglia di parlare con i tuoi compagni di squadra e il tuo manager sul modo migliore per comunicare con te durante la giornata di lavoro. E una volta che avete creato il vostro sistema di gestione dei messaggi, condividetelo con i vostri colleghi e manager in modo che possano aiutarvi a proteggere questi confini.
Per esempio, considerate di programmare un blocco di tempo da 30 a 45 minuti come un evento ricorrente del calendario per riservare quel tempo ogni giorno per leggere i messaggi. Durante questo blocco di tempo, determina quali messaggi sono urgenti e quali puoi rispondere più tardi.
Per i messaggi a cui non puoi rispondere immediatamente, datti una scadenza per rispondere al mittente. Per esempio, puoi stabilire la tua politica personale di rispondere ai messaggi entro 48 ore dalla loro ricezione.
Resisti all’impulso di programmare riunioni o completare altri compiti durante il tempo designato per la gestione dei messaggi. Puoi anche creare un rituale intorno a questo: Versati una tazza del tuo tè o caffè preferito, mettiti le cuffie e metti la tua musica preferita per la giornata di lavoro.
Domesticare il drago dei documenti digitali
Conosci l’incubo: stai lavorando su un documento condiviso, ti senti bene per i progressi che stai facendo, finché non ti accorgi di aver registrato tutto quel tempo in una vecchia versione del file. O forse stai memorizzando i documenti in modo disordinato sul tuo desktop o nella temuta cartella dei download.
Nella rivista online Bustle, la scrittrice Carolyn Steber dice che queste pratiche di archiviazione sono cattive abitudini che dovresti provare a rompere, perché non offrono un sistema intuitivo per organizzare i tuoi file. Come lei consiglia, “No, non avrai mai bisogno di quel vecchio PDF dei biglietti del concerto, quindi vai avanti e cancella il contenuto della tua cartella dei download.”
Come rimanere organizzati al lavoro
Creare un sistema di denominazione dei file è uno dei modi migliori per gestire più versioni dello stesso documento. Per esempio, potrei condividere una bozza di articolo con il mio editore che si chiama “V1_Organizzazione101”. Usando questo sistema, nominerò la mia seconda bozza “V2_Organization101”. Non importa come nominate i vostri file; ciò che conta è che li nominate in modo coerente.
In una recente intervista con Courtney Nolan, un manager strategico del successo dei clienti di Dropbox, abbiamo scoperto come i dipendenti della società di file-hosting hanno creato il loro sistema di gestione dei documenti.
“Non dovreste pensare a, sapete, cosa significa ‘a.1.xyz'”, dice Nolan, descrivendo le migliori pratiche per le convenzioni di denominazione dei file. “Dai un contesto ai tuoi file in modo più logico. Spesso scopriremo che le persone sono più propense a ricordare il cliente, o a chi è stato fatto il lancio, o il contesto del lancio.
Bustle suggerisce anche di scaricare uno sfondo per il desktop con dei grafici che possono aiutare a mantenere organizzati file e cartelle.
Favorire le buone relazioni con i colleghi
Quando pensiamo a come organizzarci, spesso consideriamo il nostro carico di lavoro, non le nostre relazioni. Ma capire i contributi che i nostri colleghi danno ai nostri team e alle nostre aziende è essenziale per creare allineamento sul posto di lavoro.
Capire come i ruoli e i team si adattano insieme è anche essenziale per ottenere qualsiasi cosa. Se ti sei trovato a lavorare in un silo organizzativo, prenditi del tempo per conoscere le persone intorno a te e come il loro lavoro influisce sul tuo.
Come rimanere organizzati al lavoro
Fai un giro nel tuo dipartimento e scoprilo:
- Il nome di tutti e il loro ruolo nell’organizzazione
- Cosa fanno i tuoi colleghi ogni giorno
- Gli orari dei tuoi colleghi, in modo da sapere quando sono più impegnati
- Lo stile di lavoro dei tuoi colleghi – a chi piace guidare iniziative di gruppo e chi è un introverso che preferisce affrontare i problemi in modo indipendente
- I loro obiettivi personali all’interno dell’organizzazione
Non dimenticare di condividere anche queste informazioni su di te, in modo che anche i tuoi colleghi siano consapevoli del modo migliore per lavorare con te.
Leggi di più: Come scegliere il giusto mezzo di comunicazione e i canali di comunicazione più efficaci per costruire relazioni con i colleghi.
Proteggi la tua risorsa più preziosa: il tempo
Il tempo è probabilmente uno degli aspetti più difficili da gestire del nostro carico di lavoro. Anche se siamo dei professionisti dell’organizzazione, qualcun altro può creare interruzioni nella nostra giornata di lavoro mancando una scadenza o lasciando che una riunione si protragga oltre il dovuto.
Nella Harvard Business Review, l’esperta di organizzazione Elizabeth Grace Saunders scrive: “Anche se non puoi sempre dettare come le persone comunicano con te, molte volte puoi impostare le aspettative su quando rispondere. Per esempio, si può ricevere un messaggio di testo relativo al lavoro alle 10 di sera, ma si può rispondere la mattina dopo. Oppure si può aspettare a rispondere ai messaggi del fine settimana fino a lunedì.”
In breve, la gestione del proprio tempo mentre si collabora con gli altri si riduce ai limiti. Stabilisci i tuoi limiti e comunicali ai tuoi colleghi.
Come rimanere organizzati al lavoro
A Slack, molti di noi bloccano il tempo “a testa bassa” sui nostri calendari quando dobbiamo affrontare una scadenza. Questa azione invia un segnale ai nostri colleghi – così come a noi stessi – che è il momento di concentrarsi.
Ma cosa succede se siamo facilmente distratti? L’executive coach Monique Valcour suggerisce di andare alla radice del problema con un po’ di auto-riflessione quotidiana per capire cosa non funziona nel vostro attuale carico di lavoro.
E se siete inclini a cadere nelle tane del coniglio delle informazioni in nome della ricerca, Sheena Iyengar raccomanda di fissare dei limiti alla raccolta di informazioni. A seconda della portata del progetto, questo potrebbe significare bloccare due ore – e solo due ore – per raccogliere ricerche.
“Sono finiti i giorni in cui dicevi: ‘Ehi, fammi esplorare e vedere dove vado’, perché passeranno due ore e ti renderai conto di non aver fatto nulla”, dice Iyengar.
Imparare a rimanere organizzati al lavoro significa prendersi cura della propria squadra
Tagliare del tempo ogni giorno per organizzarsi un po’ di più non è solo lavoro d’ufficio; si tratta di creare sistemi e limiti che funzionano per voi. Ed esplorando i modi per migliorare la tua produttività, stai inviando un chiaro segnale ai tuoi colleghi che rispetti anche il loro tempo e i loro contributi.