Molte aziende tecnologiche in fase di avvio o ad alta crescita (come le aziende di software-as-a-service o SaaS) affrontano una quantità significativa di costi iniziali nella creazione del loro software che sarà poi venduto o utilizzato per servire i clienti. Spesso sorgono domande da parte dei proprietari dell’azienda su come trattare in modo appropriato questi costi di sviluppo del software; dovrei spenderli o capitalizzarli? La determinazione di questi costi potrebbe avere un impatto significativo sulle finanze di un’azienda, incluso il loro EBITDA, che è un punto di riferimento su cui la maggior parte degli investitori privati si concentra per determinare la valutazione di un’azienda. Questo articolo cercherà di fornire un chiarimento per un CEO/CFO/Controller per capire meglio la guida degli US General Accepted Accounting Principles che circonda questo argomento.
Primo, i principi contabili sotto GAAP definiscono due serie di linee guida per la capitalizzazione del software:
- Software da vendere, affittare o commercializzare (ASC 985-20)
- Software per uso interno (ASC 350-20)
Questi principi hanno una serie di regole contabili diverse con cui i costi devono essere capitalizzati o spesi.
Software da vendere, affittare o commercializzare
Secondo l’ASC 985, fino a quando una tecnologia ha raggiunto la fattibilità tecnologica, tutti i costi sostenuti fino a quel punto dovranno essere spesi quando sostenuti. La fattibilità tecnologica è definita dall’ASC 985 come un punto in cui
“tutte le attività di pianificazione, progettazione, codifica e collaudo che sono necessarie per stabilire che il prodotto può essere prodotto per soddisfare le sue specifiche di progettazione, comprese le funzioni, le caratteristiche e i requisiti di prestazione tecnica.”
Molti nell’industria del software si schierano sul fatto che la fattibilità tecnologica è raggiunta solo quando il software può essere usato o consumato in qualsiasi forma dal pubblico. In questo modo di pensare, la maggior parte dei costi di sviluppo saranno spesi. Tuttavia, altri possono considerare che la fattibilità tecnologica si verifica prima che il prodotto sia disponibile per la vendita, poiché un prodotto può essere già funzionante prima di andare sul mercato per un uso interno limitato o per un uso “familiare e amicale” per generare feedback. Come si può vedere, la fattibilità tecnologica può essere soggetta all’interpretazione di un’azienda a seconda del suo prodotto e del suo utilizzo. Una volta ottenuta la fattibilità tecnologica, tutti i costi indiretti e diretti associati allo sviluppo del software saranno capitalizzati fino al rilascio ai clienti.
Software per uso interno
Secondo l’ASC 350, se un’azienda sta sviluppando software internamente solo per soddisfare le esigenze interne dell’azienda, allora i costi possono iniziare ad essere capitalizzati una volta che il prodotto ha superato la fase di progetto preliminare ed è entrato nella fase di sviluppo dell’applicazione. Secondo l’ASC 350,
“La fase di sviluppo dell’applicazione include (a) la progettazione del percorso di sviluppo, compresa la configurazione e le interfacce del software, (b) la codifica, (c) l’installazione sull’hardware, e (d) il test, compresa l’elaborazione parallela. Durante questa fase, i costi interni ed esterni per sviluppare il software ad uso interno dovrebbero essere capitalizzati, insieme ai costi per sviluppare o ottenere il software utilizzato per accedere o convertire i vecchi dati dai nuovi sistemi. I costi di conversione dei dati, tuttavia, dovrebbero essere spesi. Inoltre, qualsiasi costo di formazione sostenuto durante questa fase dovrebbe essere speso”.
Quindi, i costi sostenuti per la selezione dei fornitori, la consulenza, la pianificazione e le fasi di decisione strategica saranno spesati in quanto fanno parte della fase preliminare del progetto. I costi sostenuti per l’effettivo sviluppo dell’applicazione (cioè la codifica del software, l’installazione dei server, l’hosting dei server durante la fase di sviluppo, i costi di interesse sostenuti durante lo sviluppo del software, ecc) saranno capitalizzati fino a quando il prodotto è pronto per l’implementazione o la fase operativa. Dopo l’implementazione, tutte le spese aggiuntive come la formazione, gli aggiornamenti e i miglioramenti saranno nuovamente spesati.
Dove cadono i prodotti SaaS?
Le aziende SaaS si trovano di fronte a una decisione difficile riguardo a quale guida seguire. Alcune possono sostenere che i servizi che stanno fornendo sono un software in quanto il software è il prodotto che il cliente sta acquistando, quindi si applica l’ASC 985. Altri possono sostenere che i loro clienti non hanno la proprietà del software, ma solo l’accesso a un servizio che stanno fornendo e che viene servito attraverso un software sviluppato internamente con cui i clienti si interfacciano, quindi si applica la guida ASC 350. La determinazione di questo dipenderà davvero da vari fattori. Alcuni di questi fattori possono includere quanto segue:
- Gli accordi di hosting seguiranno generalmente l’ASC 350
- Il software può essere caricato sull’hardware del cliente con il cliente che ha accesso fisico al codice sorgente può seguire l’ASC 985
Per queste ragioni, la maggior parte delle società SAAS con accordi di hosting tradizionali possono capitalizzare i loro costi di sviluppo come software per uso interno.
Riassunto
Di seguito un riassunto delle differenze tra ASC 985 e ASC 350
| Software da vendere, in leasing o commercializzato (ASC 985-20) | Software per uso interno | |
| Quando è possibile iniziare a capitalizzare i costi? | Fattibilità tecnologica ottenuta | Durante la fase di sviluppo dell’applicazione |
| Quando iniziano ad essere ammortizzati i costi? | Al rilascio del software | Al momento della messa in funzione |
| Come saranno ammortizzati questi costi? | Ammortizzati nei COGS utilizzando il maggiore tra:
– Il rapporto tra i ricavi lordi attuali di un prodotto e il totale dei ricavi lordi attuali e futuri previsti per quel prodotto – Il metodo a quote costanti per la restante vita economica stimata del prodotto, compreso il periodo di riferimento. |
Utilizzo del metodo a quote costanti sulla vita utile prevista attraverso l’ammortamento |