Come gestire i dipendenti difficili nelle piccole imprese

Ad un certo punto, incontrerete la realtà di avere a che fare con dipendenti difficili e questo vi farà venire voglia di strapparvi i capelli. Tuttavia, non ignorate il problema. Dovete affrontarlo di petto per rimediare alla situazione.

I migliori manager si basano su un approccio deliberato, come pianificare in anticipo e offrire un feedback costruttivo, quando si tratta di dipendenti difficili. (Vi diamo i nostri consigli in merito più in basso.)

Tuttavia, i migliori manager non nascono in ruoli di leadership, se stai cercando di migliorare le tue capacità manageriali per aumentare l’impegno dei dipendenti, leggi il nostro blog su 9 consigli efficaci per essere un manager migliore.

Quando studi la situazione causata dal dipendente difficile e ti prepari a parlare con il dipendente difficile, chiediti quanto segue prima di fare una mossa:

• Com’è l’interazione del dipendente con i suoi colleghi?
• Recentemente, quali cambiamenti hai notato nell’atteggiamento del dipendente? (Come negli ultimi giorni o settimane.)
• È cambiato il carico di lavoro o la responsabilità del dipendente?
• Di recente, è successo qualcosa nella vita personale del dipendente che potrebbe aver portato a questo? Come un divorzio o una separazione, una morte in famiglia, ecc.
• Questo dipendente ha una storia di cattivo comportamento?
• È un problema di un singolo dipendente o dell’intero team?

Una volta che hai tutte le risposte alle domande di cui sopra, e sei sicuro che il problema è con un solo dipendente, allora è il momento di gestire il problema privatamente e con rispetto. Non cadete nella trappola di lavorare intorno al problema o di aspettare che passi (come il dipendente che si licenzia).

In questo blog, vi diamo i migliori consigli per trattare con i dipendenti difficili.

Valutate la situazione

Non precipitatevi nella situazione senza conoscere tutti i fatti. Sì, dovreste gestire il problema il prima possibile, ma avete bisogno di una prospettiva chiara, quindi valutate prima la situazione. Per esempio, osservate il dipendente in varie situazioni, come durante la pausa pranzo, quando arriva e se ne va, e così via. Cerca situazioni stressanti o tossiche che possono causare un cattivo comportamento e guarda anche come gli altri dipendenti reagiscono al dipendente difficile.

Osserva la situazione

Come abbiamo detto, non precipitarti a capofitto nel problema. Assicurati di controllare i fatti. Parla con i dipendenti che sono nella stessa squadra o che sono amici del dipendente difficile. Raccogliete tutti i fatti necessari e non dimenticate che a volte le persone hanno solo una brutta giornata o una settimana. Se un dipendente con cui di solito è bello lavorare diventa improvvisamente difficile, potrebbe essere dovuto a circostanze attenuanti.

Crea un programma di formazione efficace per assicurarti di ottenere il massimo dai tuoi dipendenti.

Sviluppa un piano

In base a tutto ciò che hai osservato e alle informazioni raccolte, devi determinare se i dipendenti hanno bisogno di coaching, consulenza, formazione o disciplina.

• Il coaching si concentra sulla modifica di comportamenti specifici.
• La consulenza si concentra sui comportamenti problematici più ampi, che possono portare ad attività di coaching.
• La formazione si concentra sul sostegno allo sviluppo delle competenze del dipendente e può aiutare a colmare le lacune di conoscenza.
• La disciplina si concentra sul miglioramento immediato con implicazioni e coinvolgerà le risorse umane.

Il tempo che si spende per tracciare quale strada prendere può essere cruciale per impostare un ambiente calmo e aperto per inquadrare la situazione di conseguenza. Considerate la possibilità di scrivere i punti di discussione che volete menzionare e ricordate di mantenere la calma.

Confrontate il problema

Qualunque cosa facciate, non rimandate. Anche se è spiacevole, è una parte cruciale del lavoro di un manager. Il problema non si risolverà da solo, peggiorerà soltanto. Ricorda, hai pianificato il confronto, quindi assicurati di andare fino in fondo.

Come manager, dovete assicurarvi che il dipendente sia consapevole del problema o dei problemi che causa sul posto di lavoro. A volte un dipendente può essere cieco alla negatività ed è qui che entri in gioco tu. Quindi, come manager, programmate un momento per parlare con il dipendente per renderlo consapevole del suo comportamento – la consapevolezza è il primo passo per affrontare i dipendenti difficili.

Assicuratevi di comunicare efficacemente con il vostro team e se non siete sicuri da dove iniziare, questo blog può essere di grande aiuto.

Focus on the Behavior, Not the Person

Non dovete affrontare questo problema come una “vittoria” ma piuttosto trovare una soluzione al problema. Non siete lì per attaccare la persona, ma dovete invece concentrarvi sul comportamento negativo. Non si può presumere che il dipendente stia causando la negatività di proposito, potrebbe derivare da problemi personali, mancanza di motivazione, paura, ecc.

Evitare il dramma

Ricordati di mantenere la calma quando sorgono dei conflitti. Ci possono essere alcuni dipendenti difficili che si divertono a provocare il caos, quindi non lasciatevi cadere nella trappola. E’ importante non perdere la calma!

Ascolta bene

Non smettere di prestare attenzione a ciò che sta realmente accadendo quando hai a che fare con dipendenti difficili. La situazione potrebbe sembrare senza speranza, potreste essere irritati e potreste aver già preso una decisione senza fare alcuna verifica dei fatti. Fermatevi. Non distogliere lo sguardo dal problema e non diventare frustrato, i migliori manager sono attenti quando hanno a che fare con dipendenti difficili.

Un buon manager sa che ha bisogno di arrivare al cuore della questione e questo include vedere le cose dalla prospettiva del dipendente difficile. Sappiate che a volte ascoltare è il vostro superpotere, perché a volte le persone hanno solo bisogno di essere ascoltate.

Guarda le ragioni dietro il comportamento

Non limitarti ad ascoltare quando hai a che fare con dipendenti difficili, ascolta davvero quello che dicono. Assicuratevi di fare domande aperte in modo da non ottenere solo risposte di una parola e non interrompete. Quando dovete rispondere, rimanete calmi e iniziate riassumendo quello che hanno appena detto: “Quindi, da quello che ho capito, stai dicendo…”. In questo modo, il dipendente sa che lo avete veramente ascoltato. Quando si riesce a capire qual è il vero problema, si è molto più vicini a trovare una soluzione.

Sviluppate una soluzione insieme

Sia voi che l’impiegato difficile dovreste essere d’accordo sulla soluzione. Senza una soluzione, il cattivo comportamento continuerà. Il dipendente deve essere consapevole di cosa c’è di sbagliato nel suo comportamento e come può aggiustare il suo comportamento di conseguenza.

Forse qualche incentivo per i dipendenti all’inizio e su base regolare può fare il trucco in modo da mantenere tutti impegnati.

Dare un feedback chiaro

Non lamentatevi del dipendente! Invece, fornisci un feedback genuino su come possono migliorare. Anche se sembra difficile, è quello che fa un buon manager. Non vuoi che il dipendente sia sulla difensiva e vuoi dargli dettagli specifici su come può migliorare. Sii cristallino!

Follow-up quanto spesso è necessario

Quando si tratta di problemi minori, come un dipendente che è costantemente in ritardo al lavoro, una semplice chiacchierata può risolvere il problema. Tuttavia, alcuni problemi possono richiedere più incontri fino a quando non si trova una soluzione. Siate pazienti, i risultati istantanei sono impossibili quando si tratta di problemi importanti. Quindi offrite un miglioramento continuo invece di una risposta rapida.

Sapere quando si è vicini alla fine

Quando si ha a che fare con dipendenti difficili, si può scoprire che non si è completamente attrezzati per aiutare il dipendente. Per esempio, potrebbe avere problemi psicologici che richiedono un aiuto professionale. È importante sapere quando continuare a provare e quando il dipendente ha bisogno di un aiuto specializzato. Se la vostra azienda ha un problema di assistenza ai dipendenti, fate riferimento a questo o affidatevi alle risorse della comunità.

Sapete quando siete arrivati alla fine

Quando avete a che fare con dipendenti difficili, l’obiettivo è quello di trovare una soluzione che entrambe le parti accettino, una soluzione che risolva il cattivo comportamento e migliori la squadra. Tuttavia, questo non è sempre possibile. Quando si è in un vicolo cieco perché il dipendente si rifiuta di cambiare il suo comportamento, il licenziamento può essere l’unica soluzione.

Essere coerenti

Se c’è un comportamento che non vi sta bene, a volte non vi sta bene. Per esempio, se i dipendenti devono presentare le loro ore entro la fine del mese alle 4 del pomeriggio, ma voi fate finta di essere d’accordo a volte e a volte no. Se avete dei dipendenti “meno bravi”, non si atterranno alla regola, quindi fissate degli standard a cui vi atterrete davvero.

Documenta tutto

Documentare tutto è la chiave per stabilire se gli obiettivi sono stati raggiunti, quando sono iniziati i problemi e cosa è successo lungo la strada. Se non avete una registrazione del comportamento di un dipendente, non avete il “diritto” di lasciarlo andare. HR avrà bisogno di prove se il licenziamento è imminente. Un buon manager sa che documentare tutto è la chiave per risolvere i problemi, solo perché scrivi le cose non significa che stai agendo negativamente, sei proattivo.

Quando si utilizzano questi consigli per trattare con i dipendenti difficili, si può essere certi che tutto ciò che è in vostro potere è stato fatto nella più difficile delle situazioni.

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