Un certo numero di file di dati CSV (Comma Separated Value) sono disponibili per l’esportazione da SupportAbility, ad esempio NDIS Bulk Payment Requests, Invoice Batches e Time Sheet Batches, allo scopo di importare questi dati nel sistema corrispondente.
Anche se non dovrebbe essere necessario farlo, è abbastanza comune per i membri dello staff aprire questi file CSV esportati utilizzando programmi come Microsoft Excel per controllare il loro contenuto prima di importare il file in un’applicazione di terze parti come MYOB. Questo articolo spiega come aprire i file CSV in modo sicuro usando Microsoft Excel se il file deve essere aperto prima di essere caricato nel sistema richiesto.
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Perché questi file devono essere aperti in modo sicuro?
Quando Microsoft Excel apre un file CSV, tenta di interpretare i dati in quel file e inizia ad apportare modifiche ad esso. Per esempio, se Excel vede qualcosa nel file CSV che identifica come una data (spesso in modo errato), Excel cambierà il formato della data nel file CSV per adattarlo al modo in cui preferisce che le date siano formattate.
Questo è spesso problematico, poiché i dati sono cambiati semplicemente aprendo il file. Quindi, quando si tenta di caricare questo file nel relativo sistema, può risultare un errore a causa di ciò.
Come aprire file CSV in Excel in modo sicuro per garantire che i dati non vengano modificati
Se avete bisogno di aprire un file CSV in Excel, ecco come farlo in modo da garantire che i dati non vengano modificati:
- In un nuovo foglio di Excel, apri il menu File e seleziona ‘Importa’
- Anche se il file che è stato esportato è un CSV, seleziona ‘File di testo’ qui come tipo di file che vuoi importare, poi seleziona:
- Seleziona il file rilevante dai tuoi Downloads o dalla cartella/posizione in cui il file è memorizzato e seleziona ‘Get Data’:
- Importazione guidata del testo – Passo 1 di 3 – assicurati che sia selezionato ‘Delimitato’, lascia tutte le altre impostazioni e clicca ‘Avanti’
- Importazione guidata del testo – Passo 2 di 3 – seleziona ‘Virgola’:
- Importazione guidata del testo – Passo 3 di 3 – selezionare ‘Testo’ e cliccare ‘Fine’
- Importa dati – Questo passo chiede dove importare i dati, se siete già in un nuovo foglio Excel, lasciate questo impostato su ‘Foglio esistente’ con il valore come da default:
- Avrete ora un foglio di calcolo con i dati importati da rivedere come richiesto, senza che Excel abbia cambiato la formattazione richiesta per l’applicazione di terze parti prevista:
- Una volta rivisto, ricordatevi di esportare nuovamente il file da Excel a CSV selezionando ‘Salva con nome’ e scegliendo CSV come formato del file, prima di caricarlo nell’applicazione di terze parti se avete fatto delle modifiche:
