Una fattura proforma è un’utile aggiunta al processo di fatturazione di qualsiasi azienda – purtroppo, è spesso trascurata o fraintesa, il che significa che molte piccole imprese e liberi professionisti non stanno ottenendo il massimo dal loro software di fatturazione.
Per fornire qualche informazione in più su cosa sono le fatture proforma e su come possono essere utilizzate, ecco cinque cose che dovresti sapere sulle fatture proforma.
Una fattura proforma non è una vera fattura…
Ci sono un paio di cose necessarie perché un documento sia considerato una vera (o legale) fattura, compresa la parola ‘fattura’ e un numero di fattura unico. Senza queste informazioni, una fattura non ha alcun valore legale o finanziario.
Una fattura proforma non dovrebbe includere un numero di fattura, e dovrebbe dire ‘fattura proforma’ invece che solo ‘fattura’. Poiché non soddisfano i requisiti di una vera fattura, le fatture proforma non hanno lo stesso peso legale, il che significa che:
- I clienti non sono tenuti a pagare l’importo indicato su una fattura proforma
- L’importo totale dovuto non dovrebbe essere registrato tra i debiti del cliente o tra i crediti del fornitore
- Non è possibile utilizzare le fatture proforma per recuperare l’IVA.
…ma una fattura proforma usa lo stesso modello di fattura
A parte un numero di fattura e la dicitura ‘fattura proforma’, una fattura proforma è molto simile a una fattura normale. Contengono all’incirca le stesse informazioni, e puoi usare lo stesso modello di fattura sia per le fatture proforma che per quelle regolari – inclusi layout, immagini o loghi.
Come una fattura regolare, le fatture proforma dovrebbero includere i dettagli di contatto, una data di emissione, una descrizione dei beni o dei servizi forniti, l’importo totale dovuto e l’eventuale IVA. Potrebbero anche includere dettagli sul pagamento o termini e condizioni, come ad esempio quali metodi di pagamento accettate e quando è previsto il pagamento.
Una fattura proforma è diversa da un preventivo
I preventivi e le fatture proforma sono spesso utilizzati in punti simili del processo di fatturazione, ed entrambi dicono al cliente quanto potrebbe aspettarsi di pagare per un particolare ordine. Tuttavia, mentre i preventivi e le fatture proforma possono essere utilizzati in modi simili, non sono esattamente la stessa cosa.
Una fattura proforma viene solitamente inviata quando un cliente si è impegnato ad acquistare ma non può ricevere una fattura ufficiale perché i dettagli finali non sono stati confermati. D’altra parte, un preventivo viene inviato a un cliente che ha fatto una richiesta di informazioni, ma che vuole saperne di più prima di impegnarsi ad acquistare qualcosa.
Come un preventivo, il prezzo indicato su una fattura proforma non è definitivo, ma è importante che tu fornisca la migliore stima possibile in modo che il tuo cliente non sia sorpreso quando riceve la fattura reale.
Una fattura proforma può aiutarti a farti pagare più velocemente
Quando effettui una vendita, il tuo cliente è tenuto a pagare entro un periodo di tempo specifico. Nel Regno Unito, la data di scadenza predefinita è di 28 giorni dopo l’emissione di una fattura vera e propria o dopo che il cliente ha ricevuto le merci o i servizi – ma è possibile impostare altri termini, tra cui la richiesta di pagamento anticipato.
Anche se la data di scadenza della fattura è sempre stabilita dalla fattura definitiva, le fatture proforma possono accelerare il processo di pagamento facendo sapere al cliente quanto deve in anticipo. Questo dà al tuo cliente il tempo di prendere tutte le disposizioni necessarie, come il trasferimento di denaro o l’approvazione di un manager o di un partner commerciale.
È facile creare una fattura proforma con un software di fatturazione
Uno dei modi più semplici e veloci per creare fatture proforma è con un software di fatturazione & contabile come Debitoor. Quando usi un software di fatturazione, puoi essere sicuro che le tue fatture proforma siano formattate ed etichettate correttamente – tutto quello che devi fare è compilare i dettagli e cliccare su “salva”. Una volta che una fattura proforma è stata accettata dal cliente, può essere convertita in una fattura normale in pochi clic!
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