How to Write a Formal Demand Letter

Niemand will vor Gericht gehen, wenn es möglich ist, ein Problem ohne Rechtsstreit zu lösen. Deshalb beginnt der Verhandlungsprozess bei den meisten Streitigkeiten mit dem Versand eines Forderungsschreibens. Der Forderungsbrief eröffnet eine Diskussion zwischen Ihnen und Ihrem Gegner, indem er erklärt:

Ihre Seite der Geschichte
den Betrag, der Ihnen an Rechnungen entstanden ist, und
den Gesamtbetrag des Vergleichs, den Sie fordern.

Wenn Ihre Bemühungen zur Beilegung des Streits scheitern und Sie sich gegen eine Mediation entscheiden, kann eine Klage vor einem Gericht für geringfügige Forderungen die Angelegenheit lösen.

Vorteile eines Forderungsschreibens

Viele Gerichte verlangen, dass Sie eine formelle Zahlungsaufforderung schreiben, bevor Sie Ihre Klage einreichen. Aber auch wenn das Schreiben eines formellen Forderungsschreibens rechtlich nicht notwendig ist, gibt es zwei Gründe, warum das Versenden eines solchen sinnvoll ist:

In bis zu einem Drittel aller Streitfälle wird Ihr Forderungsschreiben eine Einigung herbeiführen.
Selbst wenn Sie den Fall nicht beilegen, bietet Ihnen die Erläuterung Ihrer Position in einem formellen Schreiben eine hervorragende Gelegenheit, die Angelegenheit zu organisieren.

Erfahren Sie mehr über die Vorbereitung von Beweisen für Ihren Small-Claims-Gerichtsfall.

Fördert die Beilegung des Falls

Ein Vorteil eines klaren, prägnanten Schreibens, in dem Sie die Zahlung fordern, ist, dass Sie sich möglicherweise nicht die Mühe machen müssen, einen Small-Claims-Prozess einzureichen. Selbst wenn Sie sich mit Ihrem Gegner bereits persönlich oder telefonisch erfolglos gestritten haben, zeigt ein Brief, in dem Sie die Gründe für Ihre Forderung darlegen, Wirkung. Anstatt nur ein weiteres verschrobenes Gesicht auf der anderen Seite des Schalters zu sein, nehmen Sie und Ihr Streitfall nun eine ernüchternde Realität an. Die andere Partei muss sich der Tatsache stellen, dass Sie nicht einfach verschwinden werden. Und wenn Sie klagen, wird es Zeit und Energie kosten, einen Fall zu verteidigen. Schlimmer noch, Sie könnten sogar gewinnen. Kurz gesagt, Ihre Chancen, bezahlt zu werden, steigen, wenn Sie Ihren Fall schriftlich darlegen.

Hilft Ihnen, Ihren Fall zu organisieren

Es gehört mehr zu einem Bagatellfall als das Ausfüllen der Klage (der Papierkram, der den Fall einleitet). Sie müssen Ihren Fall mit Beweisen belegen. Wenn Sie Ihr Forderungsschreiben verfassen, werden Sie Ihre Position darlegen und die Gründe nennen, warum Sie sich durchsetzen werden. Dies wird Ihnen helfen, jeden Aspekt Ihres Falles zu durchdenken, einschließlich der Fakten, des Gesetzes und der Beweise, die Sie benötigen, um Ihre Position zu beweisen. Sie werden besser darauf vorbereitet sein, zu prozessieren, wenn die Notwendigkeit entsteht.

Beispiel. Sunita kauft auf eBay ein Designerkleid von Maya. Als es ankommt, stellt sie fest, dass es eigentlich mit einer Jacke geliefert werden sollte und zu knapp ist, um es ohne diese zu tragen. Maya weigert sich, das Kleid zurückzunehmen. Sie legt den Hörer auf, sobald sie Sunitas Stimme in der Leitung hört. Sunita schreibt einen Forderungsbrief, in dem sie all dies schildert, und schickt ihn per Einschreiben. Maya antwortet nicht. Vor Gericht gibt sich Maya völlig überrascht und behauptet: „Ich hatte keine Ahnung, dass du ein Problem mit dem Kleid hast – warum hast du nicht schon früher etwas gesagt?“ Sunitas Forderungsschreiben mit seiner vollständigen Schilderung der Ereignisse kann nun als Beweismittel verwendet werden, um Sunitas Version des Streits zu untermauern – und es wird Maya weniger glaubwürdig erscheinen lassen.

Erfahren Sie mehr über die Arten von Bagatellklagen, die Sie einreichen können.

Vorbereitung Ihres Forderungsschreibens

Behalten Sie beim Schreiben Ihres Forderungsschreibens Ihr Ziel im Auge. Sie ermutigen Ihren Gegner, die Situation auf eine geschäftsmäßige Art und Weise zu bewerten. Letztendlich soll das Schreiben beim Beklagten (der Person oder dem Unternehmen, das Sie verklagen) die folgenden Fragen aufwerfen:

Wie viel Zeit wird eine Verteidigung in Anspruch nehmen?
Will ich, dass dieser Streit öffentlich ausgetragen wird?
Will ich verlieren?
Wie viel wird es mich kosten, wenn ich verliere?
Kann ich das jetzt für weniger Geld regeln?

Erinnern Sie sich daran, dass Sie diese speziellen Fragen nicht ausschreiben werden. Sie werden den Brief so schreiben, dass Ihr Gegner über diese Fragen nachdenken muss. Hier sind weitere Hinweise, die Sie beachten sollten:

Tippen Sie Ihren Brief. Wenn Sie keinen Computer haben, versuchen Sie, Zugang zu einem solchen zu bekommen. Viele öffentliche Bibliotheken haben Computer, die Sie kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr benutzen können.
Fügen Sie die Fakten ein. Auf den ersten Blick mag es ein wenig seltsam erscheinen, diese Details zu skizzieren; schließlich kennt Ihr Gegner die Geschichte. Aber das ist nicht immer der Fall. Viele Menschen erinnern sich nur an die Fakten, die ihre Seite unterstützen. Sie wollen sicher sein, dass sie sich an alle Fakten erinnern. Auch wenn Sie vor Gericht landen, könnte der Brief von einem Richter gelesen werden, und Sie wollen, dass der Richter versteht, was passiert ist. Im Wesentlichen ist dies ein schneller Weg, nicht nur den anfänglichen Streit zu dokumentieren, sondern auch alle nachfolgenden Telefongespräche, unbeantwortete Anrufe oder unangemessenes Verhalten des Beklagten.
Seien Sie höflich. Greifen Sie Ihren Gegner nicht persönlich an (auch wenn er es verdient hat). Je mehr Sie angreifen, desto mehr laden Sie die andere Seite dazu ein, in einer ähnlich wütenden Art und Weise zu antworten. Außerdem sind ruhige Menschen tendenziell glaubwürdiger, weil sie zeigen, dass sie von ihrer Position überzeugt sind. Das gilt auch, wenn Sie ein Argument vor Gericht vortragen.
Bitten Sie um das, was Sie wollen. Wenn Sie 2.000 Dollar wollen, reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern fordern Sie es. Denken Sie daran, dass es üblich ist, ein bisschen mehr zu verlangen, damit Sie Verhandlungsspielraum haben. Ein kultivierter Gegner wird davon ausgehen, dass Sie genau das getan haben. Erläutern Sie, wie Sie zu dieser Zahl gekommen sind, indem Sie alle tatsächlichen Verluste darlegen, die Sie erlitten haben, z. B. die Kosten für Arztbesuche, Einkommensverluste, Reparaturkosten und Sachschäden.
Setzen Sie eine Frist. Eine Woche (höchstens zwei Wochen) ist in der Regel am besten; alles, was länger dauert, verringert die Motivation Ihres Gegners, sich sofort mit Ihnen auseinanderzusetzen. Geben Sie das tatsächliche Datum an, um jeden Zweifel auszuräumen. Schließen Sie mit dem Hinweis, dass Sie umgehend Ihre Rechtsmittel einlegen werden, wenn der Empfänger Ihre Forderung nicht bezahlt.
Erstellen und bewahren Sie Kopien auf. Machen Sie von jedem Brief eine Kopie, bevor Sie ihn abschicken, und bewahren Sie eine Kopie der Postquittungen auf (verwenden Sie Einschreiben mit Rückschein). Bewahren Sie auch die gesamte Korrespondenz Ihres Gegners auf. Wenn Sie sie per E-Mail versenden, stellen Sie sicher, dass Sie sie nicht löschen und bewahren Sie Kopien aller Antworten auf.
Verwenden Sie Einschreiben. Senden Sie das Forderungsschreiben per Einschreiben mit Rückschein. Wenn Sie vor einem Gericht landen, können Sie den Rückschein verwenden, um die Behauptung zu widerlegen, dass Ihr Gegner das Schreiben nicht erhalten hat. Auch hier gilt, dass viele Privatpersonen und Unternehmen heutzutage fast ausschließlich E-Mails verwenden, und es ist in Ordnung, die gesamte Kommunikation per E-Mail zu versenden, solange Sie eine Antwort erhalten. Sollte dies nicht der Fall sein, senden Sie den Brief per Einschreiben.

Musterbriefe

Nachfolgend finden Sie Briefe, die ein Verbraucher an eine Autowerkstatt schreiben könnte, nachdem er Opfer einer schäbigen Reparatur geworden ist, und an einen Bauunternehmer, der ein Renovierungsprojekt ruiniert hat.

Brief zur Autoreparatur

Juni 16, 20xx

Tucker’s Fix-It-Quick Garage
9938 Main Street
Houston, TX

Sehr geehrter Mr. Tucker,

am 21. Mai 20xx brachte ich mein Auto zur Wartung in Ihre Werkstatt. Kurz nachdem ich es am nächsten Tag abgeholt hatte, fing der Motor Feuer. Glücklicherweise konnte ich das Feuer ohne Verletzungen löschen.

Als direkte Folge des Motorbrandes habe ich der ABC-Werkstatt 1.281 $ für notwendige Reparaturarbeiten bezahlt. Die ABC-Werkstatt gab an, dass Ihr Versäumnis, die Kraftstoffleitung ordnungsgemäß an die Kraftstoffeinspritzdüse anzuschließen, den Brand verursacht hat. Ich füge eine Kopie ihrer Rechnung bei. Außerdem konnte ich mein Auto drei Tage lang nicht benutzen und musste ein Auto mieten, um zur Arbeit zu kommen. Ich füge eine Kopie der Rechnung bei, aus der die Mietkosten in Höhe von 145 Dollar hervorgehen.

In einem kürzlich geführten Telefongespräch haben Sie behauptet, dass der Brand nicht das Ergebnis Ihrer Fahrlässigkeit war und sowieso passiert wäre. Und Sie sagten, selbst wenn es Ihr Fehler gewesen wäre, hätte ich mein Auto in Ihre Werkstatt zurückbringen sollen, damit Sie es zu geringeren Kosten hätten reparieren können.

Zum ersten Punkt: Peter Klein von der ABC-Werkstatt ist bereit, vor Gericht zu bezeugen, dass das Feuer entstanden ist, weil die Kraftstoffleitung nicht richtig an die Einspritzdüse angeschlossen war, also genau an das Teil des Autos, an dem Sie gearbeitet haben. Zweitens hatte ich keine Verpflichtung, das Auto zur weiteren Reparatur an Sie zurückzugeben. Ich habe den von Ihnen verursachten Schaden zu einem wirtschaftlich angemessenen Preis reparieren lassen und bin bereit, dies zu beweisen, indem ich mehrere höhere Kostenvoranschläge anderer Werkstätten vorlege.

Bitte senden Sie mir einen Scheck oder eine Zahlungsanweisung über 1.426 $ am oder vor dem 15. Juli. Wenn ich bis zu diesem Datum keine Zahlung erhalte, werde ich diesen Fall umgehend beim Gericht für kleine Forderungen einreichen. Falls ich gewinne und ein Geldurteil erhalte, das Teil der öffentlichen Aufzeichnungen für Kreditagenturen sein wird, werde ich umgehend alle rechtlichen Schritte einleiten, um es einzutreiben. Sie können mich tagsüber unter 555-555-2857 oder abends bis 22 Uhr unter 555-555-8967 erreichen.

Aufrichtig,

Marsha Rizzoli

Brief an den Bauunternehmer

Juni 20, 20xx

Beyond Repair Construction
10 Delaney Avenue
Seattle, WA

Sehr geehrte Damen und Herren:

Sie haben vor kurzem als Teil eines Umbauprojekts in meinem Badezimmer im Erdgeschoss in der 142 West Pine Street neue Fliesen verlegt. Am 17. Mai 20xx habe ich Ihnen gemäß unserer schriftlichen Vereinbarung 4.175 $ für die Fertigstellung der Arbeit bezahlt. Zwei Wochen später traten Probleme mit Ihrer Arbeit auf.

Am 1. Juni bemerkte ich, dass die Fliesen im nördlichen Teil der Dusche fast einen halben Zentimeter abgesunken waren, mit dem Ergebnis, dass der Boden der Dusche uneben war und sich das Wasser in der unteren Ecke sammelte, bevor es schließlich in den Abfluss lief.

In unseren Telefongesprächen behaupteten Sie, dass das Problem meiner Einbildung entspringt, mein Fehler war und geringfügig war. Diese Antwort ist inakzeptabel. Ich habe nicht die kompetente Renovierungsarbeit erhalten, für die ich bezahlt habe, und muss jemand anderen mit der Behebung des Problems beauftragen.

Bitte übermitteln Sie mir innerhalb von zehn Tagen 1.200 $ (die Kosten für die Wiederholung der Arbeit gemäß dem beiliegenden Kostenvoranschlag von ABC Tile) oder veranlassen Sie die Reparatur der Arbeit selbst. Wenn ich bis zum 15. Juni 20xx nichts von Ihnen höre, werde ich umgehend eine Klage beim Bagatellgericht einreichen.

Mit freundlichen Grüßen,

Ben Price

Weitere Hilfe

Wenn Ihr Forderungsschreiben nicht funktioniert, finden Sie heraus, wann Sie beim Bagatellgericht klagen sollten. Weitere Hilfe bei der Vorbereitung einer Klage mit geringem Streitwert finden Sie in Everybody’s Guide to Small Claims Court, von Rechtsanwältin Cara O’Neill (Nolo).