Geschäftsreise-Richtlinien: Was Sie wissen müssen

Geschäftsleute reisen aus allen möglichen Gründen – Meetings, Veranstaltungen, Schulungskonferenzen, Marktforschung und so weiter. Manchmal legen Ihre Mitarbeiter kurze Strecken zurück, manchmal sind internationale Reisen angesagt. Durch die Festlegung von Reiserichtlinien wird sichergestellt, dass Geschäftsreisen für das Unternehmen produktiv, für die Mitarbeiter sicher und komfortabel sind und mit den budgetären Gegebenheiten in Einklang stehen.

Was ist eine Reiserichtlinie?

Eine Firmenreiserichtlinie ist das Fundament Ihres Reiseprogramms. Sie ermöglicht Ihnen den Übergang von einer Ad-hoc-Umgebung zu einem durchdachten, koordinierten und konsistenten Managed-Travel-System. Managed Travel ist weitaus strategischer und bietet sowohl für die Mitarbeiter als auch für Ihren Gewinn zahlreiche Vorteile.

Eine definierte Reise- und Spesenrichtlinie braucht jedes Unternehmen, egal ob Sie drei oder 3.000 Mitarbeiter haben, solange Mitarbeiter im Auftrag des Unternehmens reisen. Da jedes Unternehmen anders reist, wird Ihre Richtlinie in vielerlei Hinsicht ein einzigartiges Dokument sein – maßgeschneidert auf die Reisebedürfnisse, die interne Kultur und das Budget Ihres Unternehmens. Muster-Reiserichtlinien können eine große Hilfe bei der Erstellung einer eigenen Richtlinie sein, aber letztendlich wird Ihre Richtlinie nicht wie die eines anderen Unternehmens sein.

Wie sieht eine gute Reiserichtlinie aus?

• Sie sieht aus wie Ihr Unternehmen, denn sie spiegelt die Arten von Mitarbeitern wider, die reisen, die zu erledigende Arbeit, die Reiseziele und die Häufigkeit, die erforderlich ist, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Es handelt sich um eine Reihe von Richtlinien, die die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Geschäftsreisen regeln und von Reisenden und Travel Managern für die Koordination und von Buchhaltungs- und Finanzpersonal für das reisebezogene Risiko- und Ertragsmanagement verwendet werden.
• Eine gute Richtlinie sieht sowohl in die Zukunft als auch in die Gegenwart. Mit anderen Worten, sie ist anpassungsfähig, um nützlich und effektiv zu bleiben, wenn sich die Dinge unweigerlich ändern, sowohl in Ihrem Unternehmen als auch in der Welt des Reisens. Kein Unternehmen ist zu klein, um organisiert zu sein. Sie erwarten zu wachsen. Eine Reiserichtlinie im Nachhinein zu erstellen, wird nicht gut gehen, vor allem, wenn bestehende Mitarbeiter schon immer gebucht haben, was und wie sie wollen. Stattdessen ist es sinnvoll, so früh wie möglich eine Richtlinie zu erstellen, die Ihnen jetzt und in Zukunft gute Dienste leistet.
  Außerdem sind Sie ohne eine Firmenreiserichtlinie finanziell gesehen im Blindflug unterwegs. Das wird Ihre Wachstumspläne mit Sicherheit behindern. Eine gut ausgearbeitete Richtlinie hilft Ihnen, die Kosten zu kontrollieren und wertvolles Kapital zu schützen.
• Eine gute Richtlinie sieht nach einer besseren Mitarbeiterbindung aus. Studien haben eine direkte Korrelation zwischen der Erfahrung der Mitarbeiter und der Fluktuation festgestellt. Bevor sie den Punkt erreichen, an dem sie tatsächlich kündigen, können ihre Einstellung und ihre Produktivität auf der Straße zu sinken beginnen, was sich negativ auf die Qualität ihrer Arbeit und die Beziehungen zu Kunden auswirkt. T&E mag einer der größten Posten in Ihrem Unternehmen sein, aber auch die Mitarbeiterfluktuation ist sehr teuer. Doch sowohl Reisen als auch Fluktuation sind kontrollierbare Kosten. Es ist so viel einfacher und billiger, reisefreundliche Richtlinien zu erstellen, die diese Probleme im Keim ersticken.
• Eine gute Richtlinie zeigt, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht ernst nehmen. Sie sind gesetzlich verpflichtet, die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu schützen, wenn sie in Ihrem Namen unterwegs sind. Aber wenn Sie proaktiv ansprechen, was im Notfall zu tun ist, zeigen Sie, dass Sie auch den Mitarbeitern den Rücken stärken. Bei Ihrer Richtlinie geht es um ihr Wohlergehen, nicht nur darum, Geld zu sparen.
• Eine gute Richtlinie wirkt sogar wie ein Schutz vor Betrug, etwas, an das Travel Manager vielleicht nicht denken, das aber wahrscheinlich Ihren CFO nachts wach hält. Ohne adäquate, klare Systeme ist es für einige wenige Mitarbeiter nur allzu leicht möglich, Sie teuer zu stehen zu kommen, indem sie die Reisekosten für die Erstattung aufbessern.

Was sollte in einer Reiserichtlinie enthalten sein?

• Flug (und möglicherweise Bahn), Unterkunft, Mietwagenreservierungen
• Einmalige Nutzung von Bodentransportmitteln (Taxis, Uber, etc.)
• Essen und Bewirtungsspesen
• Persönliche Sicherheit und Sicherheit von Daten und Arbeitsmaterialien
• Genehmigungsanforderungen und -prozess
• Bevorzugte Flug- und Hotellieferanten
• Einreichung von Spesen und Erstattungsanforderungen und Prozess
• Andere Themen, wie z.B. die Annahme von Geschenken, die für Ihre reisenden Mitarbeiter relevant sein können
• Eine Liste von Nebenkosten oder persönlichen Ausgaben, die nicht erstattungsfähig sind

Die effektivste Reiserichtlinie ist umfassend im Umfang, aber nicht mit überflüssigen Details überfrachtet. Niemand will sich durch ein Meer von Kleingedrucktem wühlen, um die Antwort auf seine Buchungsfrage zu finden. Ihre Mitarbeiter sind beschäftigt. Sie werden es einfach auf dem schnellsten Weg erledigen, unabhängig davon, was Ihre Richtlinie vorschreibt.

Das Ziel Ihrer Reiserichtlinie ist es also zu erklären, was von den Reisenden erwartet wird und was sie im Gegenzug von den Travel Managern und den Finanz- oder anderen beteiligten Abteilungen erwarten können. Und es so einfach wie möglich zu machen, das zu tun, was erwartet wird. Die meisten Unternehmen skizzieren auch die Konsequenzen, wenn die Regeln nicht eingehalten werden. Zu wissen, dass es Konsequenzen geben wird, verstärkt die Tatsache, dass Ihr Unternehmen es mit der Einhaltung der Richtlinien ernst meint.

Buchungsparameter und -prozesse sind entscheidend, da sie den Großteil Ihrer T&E-Ausgaben ausmachen. Große Unternehmen haben oft eine ganze Abteilung mit Reiseplanern, die sich im Auftrag der Mitarbeiter um die Details kümmern können. Oder sie verlassen sich auf ein ausgelagertes Firmenreisebüro. Kleinere und mittlere Unternehmen haben in der Regel nicht die Ressourcen dafür, so dass ein interner Travel Manager, jemand in der Personalabteilung oder sogar ein Assistent der Geschäftsleitung wahrscheinlich für die Koordination Ihres Reiseprogramms verantwortlich ist.

Eine offizielle Reiserichtlinie ebnet den Weg für budgetschonende und organisierte Reisen, unabhängig davon, welche Ressourcen für das Reisemanagement in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Das ist auch der Grund, warum sich KMUs umfassenden digitalen Reisemanagement-Tools zugewandt haben, die reisebezogene Aktivitäten vereinfachen und rationalisieren und dabei alle Beteiligten nahtlos einbeziehen können. Wenn Sie die Verwirrung, manuelle Arbeit und andere Zeitfresser aus dem Reiseprozess herausnehmen, können Reisende ihre eigenen Reisen schnell und automatisch innerhalb der Unternehmensrichtlinien buchen.

Eine gute Reiserichtlinie kontrolliert die Kosten, indem sie sicherstellt, dass die Mitarbeiter positive Reiseerfahrungen machen. Wie Andrew Scheivachman von Skift es ausdrückt, kann man jemanden dazu zwingen, einen geldsparenden Flug zu buchen, „aber wenn diese Person zu müde zum Arbeiten aus dem Flugzeug kommt oder am Ende ausgebrannt von den Geschäftsreisen ist, ist es den Kompromiss nicht wert. . . Erlebnisse sind wichtig. Sie schauen nicht nur auf die Dollars, Sie befähigen Ihre Mitarbeiter, einen guten Job zu machen.“

Wichtige Elemente einer Reiserichtlinie

Sie wollen nicht, dass jeder Amok läuft und nach Belieben bucht und ausgibt, aber Sie wollen auch keine Reiserichtlinien, die so restriktiv sind, dass sich die Reisenden übermäßig kontrolliert fühlen und zu schlechten Reiseerlebnissen führen.

Erfassen Sie das Wesentliche: was, wann und wie

Buchungsprozess. Wer ist für die Reisebuchung zuständig (Einzelreisender, Travel Manager/EA, externes Reisebüro)? Gibt es ein Online-Buchungstool (firmeneigene Travel-Management-Plattform), das genutzt werden kann? Welche Anforderungen stellen Sie an die Vorausbuchung? Geben Sie den Reisenden genügend Spielraum, um individuelle Entscheidungen zu treffen, ohne die Richtlinien zu verletzen. Auf diese Weise fühlen sie sich nicht unnötig eingeschränkt und sind eher bereit, sich für Buchungen innerhalb der Richtlinie zu entscheiden.

Bevorzugte Anbieter. Wenn Sie spezielle Preisnachlässe und/oder Annehmlichkeiten oder Privilegien ausgehandelt haben, sollten Sie diese angeben.

Flug. Erläutern Sie, welche Flüge akzeptabel sind (Non-Stop-Flüge vs. Strecken mit mehreren Etappen und Zwischenlandungen). Wenn Sie bevorzugte Fluggesellschaften haben, geben Sie an, dass Reisende nach Möglichkeit bei diesen buchen sollten. Erläutern Sie, welche Sitzklassen unter welchen Umständen erlaubt sind – Unternehmen verlangen in der Regel Coach für kürzere Flüge, erlauben aber Business Class für längere Flüge. Economy-Sitzplätze sind nie ein Schnäppchen, denn die Zusatzkosten und der allgemeine Ärger machen sie weitaus lästiger, als es die Ersparnis wert ist. Werden Sie für Gepäckgebühren, Gebühren für Mahlzeiten oder Unterhaltung während des Fluges oder Wi-Fi usw. zahlen?

Unterkunft. Um die Hotelkosten zu kontrollieren, können Sie die Ausgaben mit maximalen Sternebewertungen oder Übernachtungspreisen begrenzen, aber denken Sie daran, dass die Zimmerpreise je nach Ort und Saison stark variieren. Die praktikabelsten Reiserichtlinien verwenden durchschnittliche Zimmerpreise innerhalb einer bestimmten Spanne. Verlangen Sie Standardzimmer, und stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinie klar festlegt, welche Nebenkosten erstattungsfähig sind (und welche nicht). Sprechen Sie Dinge wie Parkservice, Filme und Wi-Fi auf dem Zimmer, Minibar, frühes/spätes Einchecken, chemische Reinigung im Hotel, Nutzung des Pools oder Fitnessstudios usw. an.

Die Aushandlung von Paketen mit bevorzugten Anbietern, die die am meisten gewünschten Annehmlichkeiten enthalten (insbesondere geldsparende Leistungen wie kostenloses Frühstück), kann die Buchung und den Aufenthalt bequemer und komfortabler machen, ohne Ihr Budget zu überstrapazieren. Legen Sie fest, dass Reisende, wann immer möglich, bei bevorzugten Hotels buchen müssen, oder verwenden Sie ein Buchungstool, das dies automatisch auswählt.

Transportmittel. Dies sollte nicht nur Taxis, sondern auch Busse, Stadtbahnen, U-Bahnen, Parkplätze, Brücken- oder Straßenmaut usw. umfassen. Legen Sie eine Präferenz für die Nutzung der günstigsten Option fest, aber erlauben Sie den Reisenden auch, die Bequemlichkeit und den Zeitaufwand zu berücksichtigen. Effizienz führt auch zu Einsparungen. Gehen Sie auch auf gemeinsam genutzte Dienste ein – viele jüngere Reisende nutzen heute Airbnb, Lyft und Uber. Diese Dienste werfen jedoch Bedenken hinsichtlich der Sorgfaltspflicht, Unvorhersehbarkeit und Verantwortlichkeit auf. Werden Sie Kilometergeld für die Fahrt zum und vom Flughafen erstatten?

Erstattungsfähige Ausgaben. Stellen Sie eine Liste mit allem bereit, was das Unternehmen bezahlen wird – zum Beispiel Gepäckgebühren, bestimmte Arten von Kundenunterhaltung oder Stornierungsgebühren (die nicht vom Reisenden verschuldet sind). Wenn möglich, verhandeln Sie den Wegfall von Stornierungs- und Änderungsgebühren in den Tarifen bevorzugter Anbieter.

Listen Sie aber auch Dinge auf, für die Sie nicht zahlen werden. Dazu könnten gehören:

• Waren oder Kleidung, die während der Reise gekauft werden (es sei denn, verlorenes Gepäck erfordert sofortigen Ersatz, um mit Geschäftsterminen etc. weiterzumachen.)
• Trockenreinigung
• Haustierpension
• Kinderbetreuung
• Fitnessraum- oder Poolnutzung
• Parken mit Parkservice
• Freizeitzusatzleistungen
• Re-Buchungs- oder Stornierungsgebühren (aufgrund eigener Fahrlässigkeit des Reisenden)

Diese Liste ist wichtig, weil Reisende davon ausgehen können, dass Sie für anfallende Kosten aufkommen, wenn Sie nicht eindeutig etwas anderes vereinbaren.

Erstattungsprozess. Ihre Richtlinie sollte erklären, für welche Ausgaben Belege erforderlich sind (z. B. alles über einem bestimmten Dollarbetrag). Wenn Reisende eine Firmenkreditkarte verwenden, gibt es dafür irgendwelche Beschränkungen? Erläutern Sie auch den Prozess für die Einreichung von Spesennachweisen und welche Unterlagen erforderlich sind. Dies sollte einen Zeitrahmen/eine Frist beinhalten, da Ihre Finanzabteilung ohne rechtzeitige, vollständige Spesenabrechnungen keine genauen monatlichen T&E-Berichte erstellen kann.

Am besten verlangen Sie tatsächliche Flug- und Hotelbelege und nicht Kopien der Kreditkartenabrechnung der Person, da Sie die detaillierten Informationen für die Berichterstattung und die Analyse des Reiseprogramms benötigen. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass die Hotelkosten keine Zusatzkosten enthalten, die nicht erstattungsfähig sind.

Wer erhält und genehmigt die Spesenabrechnungen? Gibt es Buchungen oder andere Ausgaben, die eine Vorabgenehmigung erfordern? Erklären Sie, wann die Mitarbeiter mit der Erstattung rechnen können. Technologie, die eine sofortige digitale Erfassung von Quittungen ermöglicht, macht es für Reisende schnell und einfach, detailliertere Speseninformationen einzureichen, was Ihrem Unternehmen mehr Daten zur Bewertung Ihres Reiseprogramms liefert.

Mahlzeiten. Die meisten Unternehmen finden, dass es am einfachsten ist, einen Pauschalbetrag für Mahlzeiten festzulegen. So können die Reisenden selbst entscheiden, wie sie die Kosten über den Tag verteilen wollen. Wenn sie ein Hotel mit kostenlosem Frühstück buchen können, ist das umso besser. Geben Sie auch an, ob es einen Höchstbetrag (oder andere Einschränkungen) für die Bewirtung von Kunden bei Mahlzeiten oder anderweitig gibt. Werden alkoholische Getränke abgedeckt? Unter welchen Umständen? Und wie sieht es mit Trinkgeldern aus?

Die Verpflegungspauschalen reduzieren auch den Papierkram, da normalerweise keine Einzelbelege erforderlich sind. Erklären Sie unbedingt, wie Sie den genehmigten Pauschalbetrag für jede Stadt für inländische oder internationale Reisen finden.

Sorgfaltspflicht. Viele Unternehmen verlangen von Reisenden, dass sie vor Antritt einer Geschäftsreise eine Kopie ihrer Reiseroute und ihres Aufenthaltsortes einreichen. Wenn Sie jedoch Ihr gesamtes Team mit einer umfassenden digitalen Travel-Management-Plattform ausstatten, wissen die Travel Manager automatisch über den Reisestatus jedes Mitarbeiters Bescheid und wie sie ihn kontaktieren können.

Ihre Richtlinie sollte erklären, was im Notfall zu tun ist, egal ob es sich um ein medizinisches Problem, eine Naturkatastrophe, terroristische oder lokale Unruhen oder ein reisebezogenes Chaos handelt. Wer zu kontaktieren ist und wie. (Die digitale Reiseplattform von Lola.com zum Beispiel bietet Ihren Reisenden rund um die Uhr Live-Hilfe.)

Auslandsreisen. Wenn Ihre Mitarbeiter international reisen, sollte dieser Abschnitt Ihrer Richtlinie Informationen darüber enthalten, wie man die örtliche US-Botschaft kontaktiert. Außerdem sollten Sie für diese Reisenden umfassendere Schulungen zum Thema persönliche Sicherheit anbieten.

Freizeit. Die meisten Unternehmen erlauben es heute, ja ermutigen die Reisenden sogar dazu, einen oder mehrere Tage für persönliche Erholung und Entspannung einzuplanen. Das spart den Mitarbeitern Geld für Mini-Urlaube und unterstreicht den Wert der Auszeit. Wenn Ihr Unternehmen dies erlaubt, stellen Sie sicher, dass Ihre Reiserichtlinien klar festlegen, welchen Anteil der Kosten die Mitarbeiter tragen müssen.

Tantiemen. Seien Sie sich darüber im Klaren, ob Mitarbeiter die Meilen und andere Prämien, die sie auf Geschäftsreisen sammeln, behalten dürfen. Früher haben die meisten Unternehmen diese behalten, um die T&E-Kosten zu reduzieren, indem sie die Prämien auf zukünftige Reisen anrechnen. Dies wird jedoch nicht mehr als arbeitnehmerfreundliche Praxis angesehen. Der Reiz des Reisens für die Arbeit lässt schnell nach, und häufige Reisen außerhalb der Stadt sind sowohl für den Reisenden als auch für seine Familie belastend. Burnout und Unzufriedenheit im Job sind allzu reale Folgen, die Arbeitgeber beunruhigen.

Den Mitarbeitern zu erlauben, ihre Belohnungen zu behalten, ist ein einfacher, aber sehr effektiver Weg, ihnen für ihre Bereitschaft zu danken, die Extrameile (buchstäblich) zu gehen, um Ihr Unternehmen zu vergrößern. Noch besser: Ermutigen Sie sie, sich eine Auszeit zu nehmen und ihre Prämien zu nutzen, um sich zurückzulehnen und zu entspannen.

Kommunikationsplan. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht offen über Reiserichtlinien informieren, wie sollen sie dann wissen, dass es solche Richtlinien gibt? Erläutern Sie klar und deutlich die Schlüsselelemente „wann“, „wo“ und „wie“ und erklären Sie dann, warum diese Richtlinien für die Reisenden und das Unternehmen als Ganzes wichtig sind. Obwohl Ihr Kommunikationsplan technisch gesehen nicht Teil Ihrer Reiserichtlinie ist, ist er ein wichtiger Bestandteil, wenn Sie hoffen, Ihre Ziele zu erreichen.

Ist irgendetwas nicht in einer Reiserichtlinie enthalten?

Nicht wirklich. Sie können alles aufnehmen, was Sie für relevant halten, und zwar so detailliert wie Sie wollen. Je länger und unübersichtlicher Ihre Richtlinien jedoch werden, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie jemand liest, geschweige denn befolgt. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich in jeder Kategorie an das Wesentliche. Ihre Mitarbeiter werden Sie dafür lieben, und sie werden es Ihnen mit der Bereitschaft zurückzahlen, das zu tun, was Sie verlangen.

So, kurz und bündig gewinnt den Tag!

Eine Seite sollte ausreichen, um die Highlights zu erfassen – Flüge, Hotels, Mietwagen, Mahlzeiten, Bodentransport. Natürlich müssen Sie eine erweiterte Version erstellen, die detaillierter auf die Hauptkategorien eingeht, eine vollständige Liste der erstattungsfähigen und nicht erstattungsfähigen Kosten enthält und beschreibt, wie Sie mit ungewöhnlichen Umständen umgehen. Das sollte aber nicht mehr als drei oder so Seiten erfordern. Veröffentlichen Sie sie im Intranet Ihres Unternehmens, verwenden Sie sie in Schulungen und erinnern Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig daran, dass Ihr Unternehmen eine formelle Reiserichtlinie hat, an die sich jeder halten muss.

Einfach. Einfach. Bequem.

Wie man eine Reiserichtlinie entwickelt

Wir haben bereits erwähnt, dass Muster-Reiserichtlinien als Vorlage für die Erstellung einer eigenen Richtlinie dienen können. Aber Sie können nicht einfach die Lücken ausfüllen, denn die Reiseziele und -bedürfnisse Ihres Unternehmens sind einzigartig. Wie gehen Sie also vor, um Ihre eigene Reiserichtlinie zu entwickeln?

Starten Sie mit einer Selbsteinschätzung

Haben Sie derzeit eine Reiserichtlinie, die aufgepeppt (oder komplett überarbeitet) werden muss? Wenn nicht, wie handhaben Sie Reiseplanung, Buchungen, Spesenerstattung usw.? Fragen Sie sich selbst:

• Warum reisen Ihre Mitarbeiter (Konferenzen, Kundenbesprechungen usw.)?
• Wie oft reisen sie?
• Wohin reisen sie am häufigsten?

Suchen Sie nach Lücken in Ihrem Reisemanagement, die geschlossen werden müssen, und nach Bereichen, in denen die Dinge gut funktionieren, denn diese werden Ihnen helfen, Ihre Richtlinien zu definieren. Ein Beispiel:

• Angenommen, Ihre Reisenden haben derzeit die Angewohnheit, Flugreisen mit teureren erstattungsfähigen Flügen zu buchen, obwohl die Daten zeigen, dass sie nur selten stornieren oder umbuchen müssen. Eine neue Richtlinie, die nicht erstattungsfähige Buchungen vorschreibt, würde Geld sparen.
• Für Ihre häufigsten Reiseziele könnten Sie Verträge mit bestimmten Hotels in diesen Städten aushandeln, anstatt Verträge mit ganzen Hotelketten abzuschließen, um den Reisenden und Ihrem Budget besser zu dienen.
• Benutzen Ihre Reisenden ihre eigene Kreditkarte oder eine Firmenkarte (oder beides), um für Reisen zu bezahlen?

Definieren Sie die Ziele Ihres Reiseprogramms

Reisen sind sinnlos und eine kolossale Geldverschwendung, wenn sie nicht dazu beitragen, die allgemeinen Geschäftsziele sowie die Ziele des Reiseprogramms zu erreichen. Das wollen Sie wahrscheinlich:

• Kostenkontrolle
• Sicherheit und Komfort für die Mitarbeiter unterwegs
• Überwachung der Mitarbeiter während ihrer Abwesenheit
• Einrichten einer effizienten, Kostenerstattungsprozess
• Erfassen Sie zeitnah T&E-Daten

Bei der Formulierung Ihrer Richtlinien sollten Sie Folgendes beachten:

• Demografie der Reisenden – Ihre Baby-Boomer werden wahrscheinlich andere Erwartungen haben als Ihre Millennials, und Sie müssen das berücksichtigen, denn die „beste“ Erfahrung ist keine Einheitsgröße
• Abwägen von Kosteneinsparungen gegen die Verärgerung der Reisenden, um die Erfahrung aller zu verbessern
• Kosteneinsparungen
• Bequemlichkeit
• Benutzerfreundlichkeit
• Unternehmenskultur
• Sorgfaltspflicht
• Unterstützung der Reisenden in Notfällen (stornierte Flüge, andere reisebezogene Probleme)
• Prozesse, die für jede Kategorie befolgt werden müssen
• Wie Travel Management Technologie den gesamten Prozess unterstützen kann

Warum sich die Mühe machen, all diese Details zu berücksichtigen?

Die Entwicklung einer Reiserichtlinie, die auch eingehalten wird, erfordert einen ganzheitlichen Ansatz. Wird dies nicht getan, kann dies zu Frustration, mangelnder Compliance, Ermüdung, verringerter Produktivität, Unzufriedenheit am Arbeitsplatz, höherer Fluktuation, beeinträchtigten Kunden-/Klientenbeziehungen, höheren Kosten und unklaren Reiseprogrammdaten führen. Stattdessen können Richtlinien, die die Herausforderungen und Bedürfnisse aller an Ihrem Reiseprogramm Beteiligten berücksichtigen, die Einhaltung der Richtlinien, die Arbeitsmoral, die Arbeitszufriedenheit und die Arbeitsleistung unterwegs steigern (der eigentliche Grund, warum die Mitarbeiter überhaupt reisen).

Wer wird Ihre Reiserichtlinie nutzen?

Reisende sind die primären Adressaten/Nutznießer Ihrer Reiserichtlinie. Aber Reisen betreffen Mitarbeiter in der gesamten Organisation – Travel Manager, HR, Operations, Finanzen, in manchen Unternehmen sogar Abteilungsleiter – daher sollten Ihre Richtlinien die Bedürfnisse aller ansprechen, die in irgendeiner Weise mit Ihrem Reiseprogramm in Berührung kommen.

Effektive Richtlinien decken alle ab, die reisen, von der Führungsetage abwärts. Das zeigt Führungsstärke, weil die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten nacheifern, und es beseitigt auch Reibungen, die natürlich entstehen, wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie in Klassen eingeteilt werden oder dass jemand anderes bevorzugt behandelt wird. Wenn Führungskräfte die gleichen Regeln befolgen, unterstreicht das die Bedeutung von Reiserichtlinien.

Als Sicherheitsvorkehrung sehen viele Unternehmen eine Richtlinie vor, die begrenzt, wie viele Top-Führungskräfte zusammen fliegen dürfen.

Wie streng sollten Ihre Reiserichtlinien sein?

Richtlinien, die klar sind und effektiv kommuniziert werden, führen zu einer weitaus größeren Einhaltung als starre Regeln. Mitarbeiter, von denen erwartet wird, dass sie ihren Verstand und ihr gutes Urteilsvermögen in allen anderen arbeitsbezogenen Umständen einsetzen, nehmen es übel, wenn sie in Bezug auf Reisen unflexibel behandelt werden. Sie werden rebellieren. Überlegen Sie also:

• Wie streng ist Ihr Unternehmen insgesamt? Reiserichtlinien sollten Ihre Unternehmenskultur widerspiegeln.
• Angemessenheit – ab wann ist es zum Beispiel sinnvoll, Reisenden bei der Buchung von Flügen ein Upgrade in die Business Class zu ermöglichen?
• Optionen, die Wahlfreiheit bieten. Der Spielraum ist ein Kontinuum, daher gibt es hier kein Richtig oder Falsch. Aber wenn Sie den Reisenden eine Auswahl an Flügen, Hotels und Mahlzeiten bieten, verbessert das sowohl die Compliance als auch die Arbeitsmoral.
• Sehr wichtig heutzutage: Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, Geschäftsreisen zu Freizeitaktivitäten zu erweitern? Wenn ja, müssen Sie festlegen, welche Ausgaben das Unternehmen nicht übernimmt.

Strenge Richtlinien scheinen zwar am ehesten die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, aber sie führen eher zu Rebellion. Letztendlich ist der Schlüssel zur Mitarbeiterzufriedenheit eine Reiserichtlinie, die alles Wesentliche abdeckt, aber nicht so komplex ist, dass niemand sie lesen, geschweige denn befolgen möchte. Welche Richtlinien Sie auch immer erstellen, Sie müssen sicherstellen, dass jeder weiß, dass sie existieren, wo sie leicht zugänglich sind und wie sie zu befolgen sind.

Beispiel für Reiserichtlinien

Was also unterscheidet gute Reiserichtlinien von schlechten? Hier ist der ultimative Lackmustest: Kontrolliert sie die Kosten, sorgt sie für die bestmögliche Erfahrung der Reisenden und liefert sie Ihnen die Daten, die Sie für ein erfolgreiches Travel Management benötigen?

Schlechte Richtlinien sind ziemlich einfach zu erkennen. Sie:

• Sind vollgestopft mit unnötigen Kleinigkeiten. Selbst im „Vollkurs“-Dokument, das Was-wäre-wenn und die Feinheiten einiger Richtlinien abdeckt, ist zu viel davon überwältigend.
• Sind veraltet. In der heutigen sich schnell ändernden Reiseumgebung kann das nicht lange dauern, weshalb eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung so wichtig ist. Wenn Ihre Reiserichtlinien irrelevant sind, wird sich niemand für sie interessieren.
• Sie bieten keinen realistischen Spielraum. Zu niedrige Preisrichtlinien führen zwangsläufig dazu, dass Mitarbeiter in weniger günstigen Unterkünften untergebracht werden. Zu billige Flugpreisbeschränkungen führen zwangsläufig zu mehr oder längeren Aufenthalten, überhöhten Kosten für Gepäckgebühren usw.
• Kürzen Sie Ihre Sorgfaltspflicht ab. Wenn Sie nicht wissen, wo Ihre Mitarbeiter unterwegs sind, können Sie nicht mit ihnen kommunizieren oder ihnen helfen, wenn sie Hilfe brauchen.
• Verlassen Sie sich auf eine Reisekostenabrechnung der alten Schule, die Papierbelege usw. erfordert, die Zeit verschwenden und zu Fehlern und Auslassungen einladen, die mit manueller Eingabe und Transkription einhergehen. Dies ist nicht nur frustrierend für die Reisenden und die Buchhaltung, sondern stellt auch sicher, dass nicht alle Informationen rechtzeitig eingehen, was die Budgetberichterstattung verzerrt und die Fähigkeit des Unternehmens beeinträchtigt, schnelle und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
• Mitarbeiter dazu zwingen, reisebezogene Prämien an das Unternehmen zu übergeben. Dies mag zwar helfen, die T&E-Kosten auszugleichen, aber die Vorteile für das Unternehmen werden durch die negativen Auswirkungen auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zunichte gemacht. Reisen macht keinen Spaß. Die Belohnungen zu behalten, ist ein einfacher Weg, die Mitarbeiter wissen zu lassen, dass Sie ihre Opfer zu schätzen wissen.

Schlechte Richtlinien sind vage, umständlich und ineffektiv. Aber Ihre werden es nicht sein, wenn Sie diese Prinzipien befolgen:

• Beschreiben Sie klar und deutlich, was die Reisenden tun sollen – oder nicht tun sollen. Sie können sie nicht dafür verantwortlich machen, wenn sie etwas Falsches tun, wenn sie nicht wissen, dass es falsch ist. Wann ist es zum Beispiel in Ordnung, Flüge, Zimmer oder Mahlzeiten upzugraden?
• Gute Richtlinien werden von einer Technologie unterstützt, die jeden in Ihrem Unternehmen, der in irgendeiner Weise mit Reisen zu tun hat, verbindet und ihm die benötigten Informationen zur Verfügung stellt, und zwar sofort. Auf diese Weise kann die Einhaltung der Richtlinien mühelos und effizient sein, egal ob Sie buchen, überwachen oder das Budget verwalten.
• Kontinuierlich verbessern Sie Ihre Richtlinien mit einer laufenden Bewertung auf Relevanz und Erfahrung. Verbessern Sie die Reiseverwaltung kontinuierlich anhand von Kennzahlen, die strategisch auf Ihre Geschäfts- und Reiseziele ausgerichtet sind. Detaillierte, punktgenaue Daten unterstützen die langfristige Planung und Budgetierung, aber sie sollten Ihnen auch einen Echtzeit-Einblick in Ihr Reiseprogramm geben, während es sich entfaltet.
• Bitten Sie um Input von allen Beteiligten. Sie können die Bedürfnisse oder Herausforderungen der Stakeholder nicht „berücksichtigen“, ohne direkt von ihnen zu hören. Ihre Perspektiven auf Reisen können sehr unterschiedlich sein. Außerdem sind Menschen, die sich angehört fühlen, eher bereit, die von Ihnen erstellte Richtlinie zu unterstützen.
• Erlauben Sie den Reisenden, Buchungen so weit wie möglich auf ihre persönlichen Vorlieben zuzuschneiden.
• Stellen Sie Reiserichtliniendokumente über das Intranet und Ihre einseitige Zusammenfassung über Ihre mobile Reiseplattform zur Verfügung, damit der Zugriff schnell und einfach von überall möglich ist. Wenn die Mitarbeiter nach Antworten suchen müssen, werden sie es nicht tun. Eine mobilfreundliche Reisemanagement-Plattform bietet 24/7-Zugriff für alle.
• Schließen Sie eine Schulungs-/Schulungskomponente ein, die nicht nur die Richtlinien selbst umreißt, sondern auch die Gründe für diese erklärt. Das Wissen um das „Warum“ hilft den Mitarbeitern zu verstehen, wie sich ihre Reisen auf das Unternehmen auswirken und dazu beitragen (aus finanzieller und leistungsbezogener Sicht), was die Bereitschaft zur Einhaltung fördert.

Studien haben gezeigt, dass diejenigen, die mit den Reiserichtlinien ihres Unternehmens am besten vertraut sind, diese am ehesten befolgen. Kluge Travel Manager „vermarkten“ ihre Reiserichtlinien nicht nur durch kontinuierliche Schulungen und Erinnerungen an die internen Benutzer, sondern nutzen auch unterhaltsame Taktiken wie Wettbewerbe, um wichtige Elemente der Richtlinien hervorzuheben und Erfolge beim Erreichen der T&E-Ziele zu feiern.

Wie viel Spielraum sollte eine Reiserichtlinie haben?

Mitarbeiter sind keine Roboter. Sie sind individuelle Menschen, daher ist jeder Mitarbeiter anders. Wenn Sie Flexibilität innerhalb der Richtlinien anbieten, zeigen Sie, dass Ihnen diese individuellen Unterschiede wichtig sind, nicht nur das Endergebnis. Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter unterwegs sicher und wohl fühlen.

Der einfachste Weg, Spielraum zu bieten, ist die Einführung einer Firmenreiseplattform, die automatisch die Optionen durchsucht und Ihren Reisenden eine Auswahl präsentiert, die Ihren Richtlinien entspricht. Sie können aus den Optionen das auswählen, was für sie am besten geeignet ist, ohne sich zu fragen, ob sie richtig gebucht haben.

Überlegen Sie, wie Sie mit gemeinsam genutzten Leistungen umgehen wollen. Dies ist ein perfektes Beispiel dafür, wie sich Reisetrends ändern und sich direkt auf Geschäftsreisen und Ihre Richtlinien auswirken. Vor nicht allzu vielen Jahren waren Lyft, Uber und Airbnb nicht einmal auf Ihrem Radar. Jetzt bevorzugen viele Ihrer Mitarbeiter (besonders wenn sie jünger sind) diese Optionen. Geteilte Dienste können Geld sparen und einige Reisende erfreuen, aber sie stellen auch neue Herausforderungen dar, wenn es um die Sicherheit der Reisenden geht. Ihre Richtlinie sollte diese Fragen ansprechen und klären.

Widerstehen Sie der Versuchung, jede Kleinigkeit aufzunehmen

Wir haben bereits erwähnt, dass Sie in Ihre Reiserichtlinie alles aufnehmen können, was Sie wollen, und zwar in jeder Detailtiefe. Wir haben jedoch auch festgestellt, dass die Menge direkt mit mangelndem Interesse und mangelnder Einhaltung korreliert, so dass es kontraproduktiv ist, wenn Sie sich dazu hinreißen lassen. Außerdem gibt es so viele Variablen, Herausforderungen und „Was-wäre-wenn“-Fragen, die mit Geschäftsreisen verbunden sind, dass Sie Ihre Reiserichtlinie vielleicht nie zu Ende schreiben werden. Anstatt also zu fragen, was nicht enthalten sein muss, lassen Sie uns die wichtigsten „Must-haves“ durchgehen:

• Relevanz für das Unternehmen – die Durchsicht von Muster-Reiserichtlinien, um Ideen zu bekommen, ist eine gute Zeitersparnis, aber nehmen Sie nichts in Ihre Version auf, was nicht speziell für Ihr Unternehmen gilt.
• Belohnungen und Vorteile für Reisende sowie Richtlinien (Bleisure, Erhalt von gesammelten Meilen und Punkten usw.)

Die meisten Unternehmen lösen das Rätsel, was sie aufnehmen sollen, indem sie eine umfassende Version ihrer Reiserichtlinie erstellen, die Prozesse und Verfahren detailliert beschreibt, ungewöhnliche Umstände behandelt und festlegt, wer für die erneute Genehmigung ungewöhnlicher oder nicht richtlinienkonformer Reisen verantwortlich ist. Dann erstellen sie ein One-Sheet für den täglichen Gebrauch, das die wichtigsten Punkte zur Buchung und Spesenabrechnung abdeckt. So haben Mitarbeiter und Travel Manager alle Informationen, wenn sie gebraucht werden, aber niemand verzettelt sich in Kleinigkeiten.

Fazit

Travel Manager beschweren sich oft, dass sich Mitarbeiter nicht an die Regeln halten. Mit einer gut durchdachten Richtlinie, die auf die wichtigsten Bedürfnisse jedes Einzelnen eingeht, machen Sie es jedoch leicht, diese einzuhalten. Ergänzen Sie dies durch Zugänglichkeit, gründliche Schulungen und ständige Erinnerungen, und Sie können Frustration und überhöhte Ausgaben durch Zufriedenheit und Vorhersehbarkeit ersetzen.

In der Tat, je mehr Mitarbeiter die Gründe hinter den Richtlinien verstehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sie befolgen. Sie wissen, dass Ihre Regeln nicht willkürlich sind, sondern so formuliert sind, dass sie sowohl ihnen als auch dem Unternehmen nützen. Indem sie sich an die Richtlinien halten, können die Reisenden zu stärkeren Stakeholdern werden und sich stärker für das Geschäft und den finanziellen Erfolg des Unternehmens engagieren.