Si vous voulez acheter une voiture ou une maison, ouvrir un compte bancaire ou obtenir un emploi, vous avez besoin d’un numéro de sécurité sociale. Le numéro d’identification de l’employeur (EIN) est similaire, mais pour votre entreprise. De nombreuses entreprises ont besoin d’un EIN pour fonctionner. Et si votre entreprise est l’une d’entre elles, vous devez savoir comment demander un EIN. Heureusement, la demande de NIE n’est pas terriblement compliquée. En fait, c’est un processus assez rapide, surtout si vous faites votre demande en ligne. Et si vous voulez rendre les choses encore plus faciles, lisez ce qui suit pour apprendre à le faire avant de passer à la demande.
Qu’est-ce qu’un EIN ?
Un numéro d’identification d’employeur est un numéro d’identification fédéral de contribuable qui identifie une entreprise.
Aussi appelé numéro d’identification d’employeur fédéral (FEIN), les EIN sont des numéros uniques à neuf chiffres que l’IRS attribue aux entreprises. Le format d’un EIN est : 12-3456789.
Si vous devez demander un EIN, gardez le numéro à portée de main pour les documents commerciaux ou fiscaux. L’IRS et la Social Security Administration identifient les entreprises par leur EIN. Les entreprises ayant un EIN l’utilisent sur des documents tels que les formulaires :
- W-2, Wage and Tax Statement
- 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
- 944, Employer’s Annual Federal Tax Return
- 940, Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return
- 1120, U.S. Corporation Income Tax Return
Une chose à garder à l’esprit est que vous ne devez pas utiliser votre numéro d’identification d’employeur à la place de votre SSN. Les numéros d’identification d’employeur sont réservés à des fins commerciales.
Avez-vous besoin d’un EIN ?
Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un numéro EIN pour fonctionner. Vous vous demandez peut-être : « Ai-je besoin d’un EIN ? » Eh bien, ne vous posez plus la question. C’est l’IRS qui détermine quelles entreprises ont besoin d’un EIN.
Complétez la demande d’EIN de l’IRS si vous :
- Avez des employés
- Structurez votre entreprise comme une société ou un partenariat
- Déposez une déclaration d’emploi ; d’accise ; ou des déclarations de revenus sur l’alcool, le tabac et les armes à feu
- Avoir un plan Keogh
- S’impliquer dans des fiducies, des successions, des organismes sans but lucratif, des coopératives d’agriculteurs ou des administrateurs de régimes admissibles
Avez-vous répondu oui à l’une des questions ci-dessus ? Si oui, vous devez créer un numéro d’identification électronique.
Comment demander un EIN
Vous devez donc obtenir un EIN, n’est-ce pas ? Si oui, vous êtes au bon endroit.
Demander un EIN ne coûte rien. Et lorsqu’il s’agit de savoir comment obtenir un EIN, vous avez des options – trois options pour être exact. Vous pouvez faire votre demande en ligne, par fax ou par courrier. Si vous êtes un demandeur international, vous pouvez faire votre demande par téléphone.
N’oubliez pas que vous ne pouvez pas demander plus d’un numéro EIN par jour si vous possédez plusieurs entreprises.
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, les informations que vous fournissez à l’IRS sont les mêmes. Vous devrez divulguer des éléments tels que :
- Dénomination légale
- Adresse
- Structure de l’entreprise (par exemple, entreprise individuelle)
- Raison de la demande
Alors, comment obtenir un EIN en utilisant chaque méthode ? Lisez la suite pour le savoir.
En ligne
L’IRS préfère que les entreprises obtiennent leur EIN en ligne. La demande se trouve sur le site web de l’IRS. Elle est disponible de 7 h à 22 h HNE, du lundi au vendredi.
Pour faire une demande en ligne, votre entreprise principale doit se trouver aux États-Unis ou dans les territoires américains. Et, vous avez besoin d’un numéro d’identification de contribuable valide (ex, SSN) pour faire la demande.
La demande en ligne d’EIN comprend cinq parties :
- Identifier
- Authentifier
- Adresses
- Détails
- Confirmation de l’EIN
Il n’y a aucun moyen de sauvegarder votre demande et d’y revenir. Les sessions de demande d’EIN en ligne expirent après 15 minutes d’inactivité, alors planifiez bien votre temps ou risquez de perdre vos progrès.
Alerte : si vous avez déjà obtenu un EIN en ligne, vous ne pouvez pas faire une nouvelle demande en ligne. Au lieu de cela, vous devez faire votre demande par fax ou par courrier.
Fax
Si vous ne pouvez ou ne voulez pas faire votre demande en ligne, vous pouvez opter pour une demande par fax. Pour faire une demande par télécopieur, vous devez remplir le formulaire SS-4, Demande de numéro d’identification d’employeur. Vous pouvez faxer le formulaire rempli quand vous le souhaitez, car il est disponible 24 heures sur 24.
Lisez attentivement votre formulaire SS-4 rempli pour vous assurer que vous répondez à tout. Sinon, vous risquez de prolonger le processus.
Le numéro de télécopieur que vous utilisez dépend de l’endroit où se trouve votre entreprise. Utilisez l’un des numéros suivants pour faxer le formulaire SS-4 à l’IRS :
- (855) 641-6935 : Si votre entreprise principale, votre bureau ou agence, ou votre résidence légale est située dans l’un des 50 États ou à D.C.
- (855) 215-1627 : Si vous n’avez pas de résidence légale, de lieu principal d’activité, ou de bureau ou agence principal dans aucun État
Courrier
Si vous n’êtes pas très pressé, vous pouvez faire votre demande par courrier. Pour faire une demande par courrier, vous devez également remplir le formulaire SS-4.
Envoyez le formulaire SS-4 à l’adresse suivante si votre entreprise principale est située aux États-Unis :
Internal Revenue Service
Attn : EIN Operation
Cincinnati, OH 45999
Si votre entreprise n’est pas située aux États-Unis, utilisez la même adresse. Toutefois, la ligne Attn : doit porter la mention « EIN International Operation ».
Téléphone
Seuls les demandeurs internationaux peuvent demander un EIN par téléphone.
Appellez le 267-941-1099 de 6h00 à 23h00 EST, du lundi au vendredi, pour obtenir un EIN. N’appelez pas ce numéro si vous n’êtes pas un demandeur international.
Lorsque vous appelez l’IRS, vous devez répondre aux questions figurant sur le formulaire SS-4. Vous pouvez également autoriser une autre personne à recevoir le NIE de votre entreprise et à répondre aux questions du formulaire SS-4 par téléphone. Mais pour ce faire, vous devez remplir la section Désigné par un tiers du formulaire SS-4, puis la signer et la dater.
Combien de temps faut-il pour obtenir un EIN ?
Votre délai de traitement de l’EIN dépend de la façon dont vous le demandez. Selon l’IRS, voici combien de temps cela pourrait prendre pour obtenir votre numéro :
- En ligne : Immédiatement. Téléchargez, enregistrez ou imprimez votre avis de confirmation d’EIN pour vos dossiers.
- Télécopie : Quatre jours ouvrables si vous fournissez un numéro de télécopie de retour ; environ deux semaines si vous ne le faites pas.
- Poste : Quatre ou cinq semaines. Soyez prêt à attendre, car l’envoi de votre demande par la poste a les délais de traitement les plus longs.
Si vous ne recevez pas votre numéro d’identification d’employeur à temps pour remplir votre déclaration de revenus, inscrivez » Applied For » dans l’espace réservé au NIE.
Comment obtenir un NIE si vous perdez le vôtre
Si vous perdez ou égarez votre NIE, pas de panique. Vous pouvez le récupérer. Souvent, vous pouvez faire une recherche d’EIN sans contacter l’IRS.
D’abord, examinez vos documents commerciaux physiques et numériques. Essayez de trouver l’avis généré par ordinateur que l’IRS vous a envoyé lorsque vous avez initialement demandé votre numéro d’identification d’employeur.
Si vous ne trouvez pas la confirmation originale, continuez à chercher. Parmi les documents qui doivent mentionner votre EIN, citons :
- Les informations sur les comptes bancaires
- Les fiches de paie des employés
- Les demandes de comptes d’État
- Les déclarations fiscales des petites entreprises
Si vous ne trouvez absolument pas votre EIN, appelez la Business and Specialty Tax Line de l’IRS au 800-829-4933. Vous pouvez appeler du lundi au vendredi de 7 h à 19 h, heure locale.
Après avoir fourni des informations d’identification, l’IRS effectuera une recherche d’EIN et fournira votre numéro par téléphone. Toutefois, l’appelant doit être une personne autorisée (par exemple, un propriétaire unique) pour recevoir le numéro.
Avez-vous parfois besoin d’un nouveau EIN ?
Parfois, les entreprises doivent demander de nouveaux EIN à l’IRS. Si vous changez la structure ou la propriété de votre entreprise, demandez un nouveau EIN.
Vous n’avez pas besoin d’obtenir un nouveau EIN si vous changez le nom ou l’emplacement de votre entreprise. Si vous ajoutez de nouveaux emplacements commerciaux, vous n’avez pas non plus besoin de demander un nouveau NIE.
Pour plus d’informations sur la demande d’un nouveau NIE, consultez le site Web de l’IRS.
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Cet article a été mis à jour par rapport à sa date de publication initiale du 10/10/2014.
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