Tout ce que vous devez savoir sur les modèles d’email de facture

Avec le premier message électronique envoyé en 1971, l’email est coéval avec des technologies obsolètes telles que les disquettes et les cassettes VHS. Contrairement à ses contemporains, l’email a évolué pour devenir un outil puissant et utile qui détient le leadership dans la communication d’entreprise depuis plusieurs décennies maintenant. La croissance rapide des chats d’équipe a fait que de nombreux experts ont déclaré et redéclaré la mort de l’email, mais le récent article de Forbes montre clairement que l’email est là pour rester.

La raison principale est que les entreprises utilisent l’email pour une variété d’objectifs qui vont bien au-delà de la communication d’équipe. En particulier :

• pour la prospection par courriel froid

• p>pour accueillir et embarquer de nouveaux clients et employés
• pour l’automatisation du marketing

• pour . capturer les commentaires

• pour fournir un soutien

• pour tenir tout le monde au courant des nouvelles récentes

• pour facturer les clients et gérer les paiements.

Avoir un modèle d’email professionnel pour chacun de ces cas permet de gagner beaucoup de temps et d’utiliser les meilleures pratiques pour une communication commerciale plus efficace. La demande de paiements semble être l’une des étapes les plus importantes et les plus sensibles de cette communication. En effet, l’argent est le sang de toute entreprise, il est donc vital de trouver un équilibre parfait entre l’insistance, qui pourrait nuire aux relations commerciales à long terme, et le fait de faire payer vos factures à temps.

Les retards de paiement des factures ne sont pas rares. Selon Xero, 52 % des factures qu’ils envoient sont payées en retard. C’est une situation courante pour les petites entreprises du monde entier, qui subissent de grandes pertes en raison des demandes de paiement en retard d’une année sur l’autre. Ainsi, toute entreprise doit disposer d’un modèle d’email de facture bien pensé qu’elle utilisera pour demander le paiement, ainsi que pour le rappeler sous une forme polie.

Ce qu’il faut inclure dans votre modèle d’email de facture

Comme tout email, un modèle d’email de facture doit inclure quelques parties intégrantes :

1. Une bonne ligne d’objet

Une salutation

Le corps principal

Une signature étonnante

Ligne d’objet

Lorsque vous créez un modèle d’email de facture, pensez au modèle de ligne d’objet d’email que vous utiliserez. La meilleure pratique consiste à présenter toutes les informations clés de la facture directement dans la ligne d’objet. Par exemple, « Facture # pour due « . Une telle ligne d’objet permettra aux destinataires de connaître immédiatement les principaux détails. De plus, l’e-mail sera plus difficile à manquer dans la boîte de réception. En fait, une simple vérification de sa boîte de réception rappellera immédiatement au destinataire la date d’échéance augmentant vos chances d’être payé à temps.

Voici des exemples de lignes d’objet pour les emails de suivi de facture :

• Suite à la date d’échéance : Votre paiement pour est dû dans X jours.

• À la date d’échéance : Votre paiement pour est dû aujourd’hui.

• Après la date d’échéance : Vous avez un solde impayé à payer/ Votre paiement est en retard de X jours.

Salutation

Faites de votre mieux pour trouver le nom d’un destinataire et utilisez-le dans la salutation professionnelle la plus courante : « Cher ». Vous pouvez trouver le nom sur le site web de l’entreprise ou le vérifier auprès de la réception. Vous pouvez également utiliser l’outil de prospection Anyleads et enrichir les informations sur les employés de l’entreprise jusqu’à 40 points de données en quelques minutes. Si vous ne parvenez toujours pas à trouver le nom, utilisez « Cher client », « Cher  » ou « Bonjour « .

Corps du courriel

Le corps du courriel doit être rédigé sur un ton professionnel et amical. Indiquez bien le montant total dû, la date d’échéance et les conditions applicables, par exemple, une politique de paiement tardif. Précisez la façon d’effectuer le paiement ; le cas échéant, insérez un lien à suivre pour effectuer le paiement. Enfin, votre modèle d’email doit comporter une note de remerciement pour l’entreprise et les contacts d’une personne/d’un service qui peut être joint pour plus de détails.

Voici des exemples de modification du corps du message pour les emails de suivi de facture :

• Avant la date d’échéance : Ceci est juste une note rapide pour vous rappeler qu’en ce qui concerne notre facture # est due pour le paiement le . Nous vous serions très reconnaissants si vous confirmiez que tout est en bonne voie pour le paiement.

• À la date d’échéance : Vous avez un solde impayé dû aujourd’hui. Nous vous serions très reconnaissants de nous indiquer quand nous pouvons espérer recevoir le paiement.

• Après la date d’échéance : Vous avez un solde de au titre de notre facture # pour qui devait être payée le . La facture n’a pas X jours de retard et devient vraiment problématique pour nous. Veuillez nous faire savoir quand vous serez en mesure d’effectuer le paiement de toute urgence.

Signature

Finissez par une signature de courriel professionnelle. Ne faites pas de signature plus longue que trois ou quatre lignes. C’est suffisant pour mentionner les informations clés comme votre nom, votre poste et votre entreprise. Au lieu de fournir des URL et des @handles pour le site Web de l’entreprise et les profils de médias sociaux, utilisez des icônes de lien. Reportez-vous à un autre article de notre blog pour trouver d’excellents modèles de signature de courriel.

Voici un exemple de modèle d’email de facture avec lequel vous pouvez terminer :

(Source : Invoiced)

Comment envoyer un email de facture

Il existe trois façons de créer un email de facture :

1. Joindre votre facture au format PDF à la lettre standard;

2. Utiliser une plateforme de facturation ;

3. Créer des emails de facture basés sur des déclencheurs de marque dans le cadre de votre stratégie d’email marketing.

Envisageons les particularités de chaque variante.

Envoi d’une facture en pièce jointe

Envoyer une facture en pièce jointe reste une forme courante de facturation. Dans la plupart des cas, cette forme est privilégiée lorsque le client connaît bien l’entreprise et que le prix et les modalités de paiement ont été discutés avec un représentant commercial. Par exemple, une entreprise peut recevoir un courriel de facturation après que la direction a accepté le devis d’une équipe de restauration ou lorsque la restauration est effectivement terminée. Même si le client et le prestataire de services se rencontrent, il est plus pratique pour les deux parties d’envoyer le courriel de facture, car la version en ligne d’une facture est plus facile à payer et à stocker dans les systèmes de comptabilité et de tenue de livres.

Puisque de nombreux détails sont discutés en face à face ou dans un chat, certaines entreprises et certains freelances ne prêtent guère attention au message, auquel la facture est jointe. Par exemple, nous sommes tombés sur des modèles de factures par e-mail qui ne comportaient que quelques lignes codées présentant le numéro de commande et la date d’échéance. D’autres se limitaient à une seule phrase dans le corps du message demandant de trouver la facture jointe.

C’est une grave erreur qui donne aux e-mails de facture, ainsi qu’aux entreprises qui les envoient, une image peu professionnelle. Les parties oublient vite la conversation sur le paiement et peuvent avoir besoin de se référer à l’email pour trouver des détails pertinents. L’absence de ces derniers peut entraîner une confusion, des contacts répétés et des demandes d’assistance. En outre, ces courriels ne parviennent pas à séduire le destinataire et à lui donner envie d’effectuer le paiement en temps voulu. Ainsi, les e-mails de couverture doivent suivre un modèle d’e-mail de facture professionnel, même si la facture jointe fournit toutes les informations nécessaires.

Ce moyen d’envoyer des factures présente un certain nombre d’inconvénients :

1. Il est difficile d’assurer le suivi. L’employé responsable devra vérifier l’état ou le paiement et, s’il n’est pas effectué, contacter le client ou envoyer des messages de suivi aux dates prévues pour demander de donner suite à la facture. Tout cela demande beaucoup de temps et d’efforts.

3. Il est plus difficile de mettre en œuvre des politiques strictes en matière de retard de paiement. Les clients peuvent accepter les frais de retard de paiement générés par le système avec moins de ressentiment. En même temps, vous pouvez adopter une stratégie de bon flic/mauvais flic en disant que vous ne pouvez pas aller contre l’automatisation du logiciel. Lorsque les clients ont une personne réelle qui envoie une facture et demande le paiement plus des frais, ils peuvent espérer négocier la pénalité.

5. Vous devrez enregistrer et télécharger une facture. À chaque fois, vous devrez créer, télécharger/enregistrer puis télécharger une facture avec les données pertinentes. Même si vous utilisez un modèle de facture, ces actions rendront le processus d’envoi d’une facture par e-mail plus long que dans les autres variantes.

Comment créer une facture professionnelle

Puisque vous devrez joindre votre propre facture, rappelons comment la créer. Les factures peuvent être créées en utilisant Microsoft Word et en enregistrant les fichiers au format PDF ou en utilisant le logiciel de facturation par e-mail, où vous pourrez remplir le modèle et le télécharger au format PDF. Le format PDF n’est pas choisi pour rien, car il ne permet pas de modifier le document. De même, vous pouvez créer une facture dans Google Sheets ou Google Docs, et ainsi partager le lien, et non la pièce jointe, dans votre courriel de facture. Dans ce cas, il est important de s’assurer que les docs partagés sont fermés à la modification.

Une facture professionnelle comporte les éléments suivants :

1. Votre logo en haut de la page

2. Numéro de facture
3. Le nom complet et les coordonnées du client
5. Votre nom commercial (le nom légal pour les freelances) et vos coordonnées
6. La date de facturation

La date d’échéance

Solde dû

La liste des services/produits avec la ventilation des tarifs et des prix

Notes (le cas échéant)

Les conditions générales applicables (comme les frais de retard, les méthodes de paiement, ou un calendrier de livraison)

Notez qu’il est important de créer des numéros uniques pour chaque facture. Il peut s’agir simplement d’un numéro consécutif bien sûr, mais vous pouvez également abréger le type de projet et ajouter la date pour distinguer facilement les factures.

Une autre chose à avoir en tête est d’enregistrer les fichiers de factures avec un nom de fichier approprié. Nommer le fichier « nouvelle facture87 » n’aura pas l’air professionnel et peut même entraîner une mauvaise facture jointe à l’email.

Comment créer des modèles d’emails de factures dans Gmail et Outlook

Il est important d’enregistrer votre modèle d’email de facture dans votre système de messagerie. Ainsi, la prochaine fois que vous souhaiterez envoyer un email de facture, il vous suffira d’insérer votre modèle dans le corps de votre message, de remplacer les espaces réservés par des données pertinentes et de joindre la facture correspondante. Explorons les deux clients de messagerie les plus populaires :

1. Gmail

2. Outlook

Modèles d’email de facture Gmail

Pour créer un modèle d’email de facture dans Gmail, vous devez d’abord vous assurer que la fonction de réponses canalisées est activée. Sélectionnez Paramètres (l’icône d’engrenage) et choisissez Avancé dans les options données en haut de la page Paramètres. Dans la liste des fonctionnalités avancées, trouvez Canned Responses (Templates), activez la fonctionnalité et enregistrez les modifications.

Lorsque la fonctionnalité de réponses canalisées est activée, cliquez sur Nouveau message et composez votre modèle de facture électronique en suivant les recommandations données ci-dessus. Cliquez sur trois points dans le coin inférieur droit de la boîte, ce qui correspond à Plus d’options. Choisissez Canned Responses et, ensuite, New Canned Response. Nommez votre modèle de manière explicite, par exemple « modèle d’email de facture », « suivi par email avant la date d’échéance », « suivi par email après la date d’échéance », etc.

La fois suivante où vous voulez envoyer un e-mail de facture, vous commencez par un nouveau message vierge, vous cliquez sur Plus d’options, puis sur Réponses prédéfinies. Choisissez le modèle d’email de facture que vous voulez utiliser et insérez-le dans votre message. C’est tout. N’oubliez pas de modifier les espaces réservés et de joindre une facture avant d’envoyer le message.

Modèles d’email de facture dans Outlook

Pour créer un modèle d’email dans Outlook, créez un nouveau message de courrier, puis cliquez sur Options et choisissez une option Texte brut. Composez votre modèle en suivant les recommandations données ci-dessus. Notez que vous pouvez enregistrer le message en tant que modèle à la fois avec et sans objet. Pour cela, allez dans le menu Fichier et choisissez l’option Enregistrer sous. Donnez à votre modèle le nom que vous reconnaîtrez facilement, sélectionnez Enregistrer sous type et choisissez Modèle Outlook parmi les autres options de la liste déroulante.

Pour composer un nouvel e-mail de facture à l’aide de votre modèle, faites à Accueil et, puis Plus d’éléments et Choisissez Formulaire (Outils, puis Formes et Choisissez Formulaire pour Outlook 2007). Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez Rechercher dans la flèche déroulante et choisissez Modèles utilisateur dans le système de fichiers. Lorsque vous ouvrez le modèle, il est inséré dans votre message pour que vous puissiez ensuite apporter les modifications nécessaires, joindre la facture et l’envoyer à vos clients ou contractants.

Envoyer des factures à l’aide de plateformes logicielles

Les logiciels de facturation facilitent grandement la création, l’envoi et le suivi des factures. Pour créer une facture, il vous suffira de remplir le modèle prêt à l’emploi avec les informations nécessaires et votre logo. Un numéro de facture unique sera généré automatiquement. Lorsque vous choisissez d’envoyer une facture, le système vous dirige normalement vers son propre modèle de facture par courriel, mais vous pouvez modifier le message si vous le souhaitez. Notez que le système extraira automatiquement l’objet et l’adresse du destinataire de votre facture et les joindra à l’e-mail envoyé.

Le grand avantage de l’utilisation du logiciel est la possibilité d’automatiser les messages de suivi et le suivi des paiements. En particulier, la plupart des applications de facturation fournissent des rapports complets sur les paiements reçus et en retard. Il n’est pas nécessaire de vérifier l’état du paiement avant d’envoyer un courriel de suivi de facture. Cela permet une gestion facile et efficace de la trésorerie. L’intégration du logiciel à votre solution CRM et au système comptable dorsal peut rationaliser davantage le processus d’obtention des paiements.

Nos modèles de factures prêts à l’emploi préférés proviennent de Freshbooks. Freshbooks vous permet de personnaliser entièrement vos modèles de factures pour refléter tout ce que vous devez y inclure. La plateforme vous permet de télécharger des modèles sous forme de fichiers Word, Excel ou PDF, ou de les créer sous forme de fichiers Google Docs ou Google Sheets. Vous pouvez configurer des rappels automatiques, un suivi des dépenses et du temps, ainsi que des factures récurrentes.

Voici les caractéristiques de quatre plateformes de facturation populaires.

Les inconvénients de ce moyen de facturation sont :

1. La possibilité qu’une facture se retrouve dans un dossier de spam. Gardez à l’esprit que lorsque vous utilisez une plateforme de facturation pour envoyer les factures et les messages de suivi par courriel, ils seront envoyés à partir de l’adresse de la plateforme, et non de votre entreprise. Parfois, les services de messagerie marquent les factures comme des spams et la personne facturée ne voit pas du tout les e-mails de facture.

2. Des frais de service. De nombreuses plateformes ont des plans de base gratuits, mais la personnalisation des modèles et d’autres fonctionnalités avancées seront, bien sûr, assorties de frais de service.

Modèles d’emails de facturation basés sur des déclencheurs

Si votre entreprise vend des biens et des services à un prix fixe, l’envoi d’emails de facturation peut être entièrement automatisé. Tout ce que vous devez faire est de créer un scénario d’automatisation d’email personnalisé où un email de facture qui sera envoyé aux utilisateurs qui atterrissent sur la page « merci » ou « succès » après avoir fait une commande, s’être inscrit au cours ou avoir acheté un certain produit. L’email peut également être déclenché par la condition de temps ; par exemple, vous pouvez envoyer des factures demandant aux membres de renouveler l’abonnement tous les 6 ou 12 mois.

(Source : Customer.io)

Ce courriel doit combiner les caractéristiques d’une facture réelle et d’un message électronique. Dans la plupart des cas, ces e-mails contiendront un bouton de paiement ou un lien vers le cabinet personnel où les utilisateurs peuvent gérer leurs paiements. Le principal avantage de ce moyen de facturation est l’automatisation complète du processus et la possibilité d’envoyer des e-mails visuellement attrayants.

Voici quelques conseils sur la façon de concevoir les modèles d’e-mails de facture :

• La mise en page imite la facture réelle. Les gens reconnaissent rapidement les factures et peuvent facilement comprendre ce que les expéditeurs veulent qu’ils fassent. Répondez aux attentes en suivant la mise en page commune des factures.

• Ayez beaucoup d’espace blanc. Assurez-vous que l’email est léger et attrayant en regroupant le contenu et en laissant beaucoup d’espace blanc entre les sections.

• Emphasez avec la taille de la police et la couleur. Utilisez efficacement la taille de la police et la couleur pour attirer l’attention des lecteurs sur ce que vous voulez qu’ils voient en premier. Vous pouvez utiliser les couleurs de l’entreprise pour renforcer la notoriété de votre marque et faire en sorte que le client reconnaisse immédiatement la facture comme émise par votre entreprise.

• Utiliser des conceptions réactives aux mobiles. Plus de la moitié des clients utilisent des appareils mobiles pour consulter leur courrier. Assurez-vous que la vue mobile de votre courriel de facture est compréhensible et visuellement attrayante.

• Inclure des ressources utiles. Vous pouvez fournir un lien vers le chat ou la mission de votre entreprise. Une bonne idée est également de demander au client de mettre à jour les détails de son profil afin que vous disposiez d’informations précises dans votre système.

Les inconvénients des e-mails de facture entièrement automatisés :

1. Pas toujours adapté. Cette option n’est possible que si vous traitez des commandes en ligne et des prix fixes. Dans les autres cas, cette variante sera difficile à utiliser.

3. La probabilité qu’une facture se retrouve dans un dossier spam. Il y a une chance que votre facture atterrisse dans le dossier spam. Une bonne pratique consiste à utiliser une page de « remerciement » pour indiquer soigneusement aux clients qu’ils doivent s’attendre à une facture et la chercher dans le dossier spam s’ils ne la voient pas dans leur boîte aux lettres électronique.

En conclusion

Les emails de facture peuvent être créés et sauvegardés de différentes manières. Pourtant, tout moyen présuppose que vous créiez un message qui accompagne la facture proprement dite. Ce message doit présenter toutes les informations clés concernant le paiement, même si vous répétez la plupart du temps tout ce qui se trouve dans la facture elle-même. Cela inclut le paiement dû et la date d’échéance, ainsi que l’indication détaillée du produit ou du service facturé au destinataire.

Que vous choisissiez l’automatisation ou que vous enregistriez simplement un modèle dans Gmail ou Outlook, un modèle d’email de facture vous aidera à obtenir des paiements plus rapidement et à établir de bonnes relations avec vos clients. Plus que cela, il fera gagner beaucoup de temps à vos employés, car ils ne passeront pas leur temps à chercher comment s’adresser réellement aux clients concernant un sujet aussi sensible.