Tout le monde devrait savoir comment écrire une lettre – du type de lettre que vous devez écrire au format épistolaire que vous devez choisir. Voici les concepts de base de la rédaction de lettres que vous devez connaître, ainsi que quelques exemples utiles.
Quel type de lettre devez-vous écrire ?
Il n’y a pas de règles strictes et définitives. Le format de lettre que vous choisissez dépend de votre public. Pour un ami ou un parent proche, un message décontracté est généralement la meilleure solution. Il existe différents types de lettres qui sont appropriées pour un ami ou un parent proche. En voici quelques-uns :
- Les lettres manuscrites
- Les lettres envoyées par courriel
- Les messages typés sur les médias sociaux
Cependant, pour les contacts professionnels ou les personnes que vous ne connaissez pas bien, une lettre formelle dactylographiée est presque toujours le choix le plus approprié. Lorsqu’elle est utilisée à des fins professionnelles, la rédaction d’une lettre formelle est efficace pour :
- Les lettres de présentation
- Les lettres d’intention
- Les lettres de proposition de valeur
- Les lettres d’affaires. d’affaires
- Les lettres de promotion
- Les lettres de référence
- Les lettres de démission
- Les lettres de remerciement
Les lettres de remerciement .vous
Ce ne sont là que quelques types de lettres que vous pourriez avoir à rédiger dans un environnement informel ou formel. Avant d’écrire une lettre, considérez le niveau de formalité de votre lettre : décontracté ou formel. Chacun a un format distinct que vous voudrez suivre.
Les lettres formelles
Savoir comment écrire une lettre, en particulier les lettres formelles, est essentiel dans les affaires et tout au long de votre carrière. Voici ce qu’implique la rédaction d’une lettre formelle.
Etape 1 : commencer une lettre formelle
Débutez par le nom et l’adresse de l’expéditeur. Certaines entreprises utilisent un papier spécial, appelé papier à en-tête, qui comprend les coordonnées et le logo de la marque de l’entreprise.
321 Hyacinth Lane
Culver City, CA 90230
La ligne suivante de la rédaction d’une lettre formelle est la date. Vous pouvez formater la date de plusieurs façons, après votre adresse.
En outre, les lettres formelles ont besoin du nom et de l’adresse du destinataire deux espaces après la date. L’incorporation de toutes ces informations garantit que votre lettre pourra être utilisée comme référence pour vous contacter après que le destinataire aura jeté l’enveloppe.
555 Industry Street
San Francisco, CA 94104
Etape 2 : écrire une lettre, de manière formelle
Lorsque vous écrivez une lettre, vous êtes prêt à saluer la personne (ou l’entreprise) à qui vous écrivez. Sautez un espace de toutes les adresses que vous avez incluses.
Les lettres formelles commencent par « Cher » suivi du nom du destinataire. Si vous n’avez pas de contact dans une certaine entreprise, recherchez en ligne un nom, un titre de poste ou un département.
En dernier recours, utilisez la salutation générique « À qui de droit ». Une virgule suit toutes les salutations.
Etape 3 : rédiger le corps d’une lettre formelle
Bien que le corps de chaque lettre ait un aspect différent et que les informations qu’il contient varient, il existe quelques règles clés à suivre.
- Restez concentré. Les lettres d’affaires doivent avoir un objectif clair.
- Relisez le texte. Les erreurs peuvent provoquer des malentendus.
- Évitez les contractions. Écrivez chaque mot en entier.
- Faites preuve de tact. Évitez d’écrire ce que vous regretterez d’être enregistré pour la postérité.
Chaque pensée doit être contenue dans son propre paragraphe. Garder des paragraphes courts aide également à garder votre message clair ; visez un maximum de quatre phrases dans un paragraphe et faites en sorte que chaque phrase soit concise.
Etape 4 : Terminer une lettre formelle
Laissez un espace vide entre votre paragraphe de conclusion et la conclusion élogieuse. Une clôture élogieuse est une façon polie d’adresser vos salutations à votre destinataire. L’une des fermetures les plus courantes est « Sincèrement », et c’est généralement une valeur sûre.
N’oubliez pas que seule la première lettre de la phrase est en majuscule. Laissez deux autres espaces pour la dernière étape – votre signature ! Tapez votre nom complet en dessous, pour les lettres officielles.
Signature
Theresa Grant
Signature
Dr. Malcolm J. Carl, Jr.
Les lettres informelles
Les lettres informelles sont moins structurées dans l’ensemble, mais elles comportent les mêmes éléments de base que la rédaction de lettres formelles. Voici ce que vous devez savoir lorsque vous écrivez une lettre pour une personne qui vous est proche.
Etape 1 : commencer une lettre informelle
Contrairement aux lettres formelles, écrire une lettre à un ami ou à un parent proche ne nécessite pas les mêmes formalités. Aucun papier à en-tête n’est nécessaire, même si certains écrivains choisissent d’utiliser un papier à lettres spécial.
Lorsqu’on écrit une lettre informelle, la première ligne est la date. Elle peut être justifiée à gauche ou à droite sur la page, mais se trouve généralement en haut d’une lettre informelle. La date est le seul précurseur nécessaire avant d’écrire une lettre informelle.
Etape 2 : écrire une lettre, de manière informelle
Les lettres informelles sont faciles ; vous pouvez commencer par » Bonjour » ou une autre salutation habituelle.
Pour les lettres informelles, l’utilisation d’une autre ponctuation après votre salutation pour marquer votre enthousiasme (par exemple, un point d’exclamation) pourrait être appropriée, en fonction de votre relation avec le destinataire.
Étape 3 : Rédiger le corps d’une lettre informelle
Le contenu principal de votre lettre informelle – le corps – dépend de vous. Le contenu d’une lettre informelle varie, alors concentrez-vous sur quelques suggestions générales.
- Ne divaguez pas. Même les lettres personnelles doivent avoir un objectif clair.
- Offrez des civilités. Cela peut être écrit comme « J’espère que vous allez bien ! » ou « Félicitations pour votre nouvel animal de compagnie ! ».
- Partager des anecdotes ou des nouvelles. En général, une lettre décontractée est destinée à partager des informations ou des détails qui sont mutuellement intéressants pour les deux parties.
- Soyez attentif à votre public. Gardez le ton et le contenu de votre lettre appropriés et pertinents pour le destinataire. Écrire une lettre à votre grand-mère, par exemple, peut sonner différemment et contenir des détails différents que d’écrire une lettre à votre ami de collège.
Etape 4 : Terminer une lettre informelle
Si vous avez une relation plus chaleureuse avec le destinataire, vous pouvez terminer par « Chaleureuses salutations » ou « Cordialement ». Il existe des dizaines d’options de clôture lorsque vous écrivez une lettre, alors choisissez celle qui fonctionne le mieux pour vous et votre destinataire. Comme pour les lettres formelles, les mêmes règles s’appliquent en ce qui concerne les majuscules et les virgules pour toutes les fermetures complémentaires.
Qu’est-ce que le P.S.?
Le P.S. est l’abréviation de postscriptum. C’est quelque chose que vous ajoutez à la dernière minute après que la lettre soit terminée. Généralement, vous n’ajoutez pas de postscriptum aux lettres formelles ; si vous devez ajouter quelque chose, vous devrez réviser l’ensemble du document pour inclure les nouvelles informations.
L’enveloppe
Aux États-Unis, le poids maximal d’une lettre de première classe est de 3,5 onces. Si votre lettre fait plus de trois pages ou si vous l’avez écrite sur du papier épais, vous devrez la peser pour vous assurer qu’elle répond aux exigences. La taille et la forme de l’enveloppe sont également importantes. Elle doit être rectangulaire et inférieure à environ 6×11 pouces ou vous courez le risque que la poste la renvoie.
Envoyer une lettre
Après avoir déterminé que l’enveloppe est du bon type, le plus dur est fait. Maintenant, il ne vous reste plus qu’à la poster. (Si c’est une lettre personnelle, vous pouvez toujours la remettre vous-même. Dans ce cas, il suffit d’écrire le nom du destinataire à l’extérieur de l’enveloppe. Un bonus de la remise en main propre… : vous pouvez utiliser n’importe quelle taille ou forme d’enveloppe que vous voulez).
Dans le coin supérieur gauche, écrivez votre nom et votre adresse ou joignez une étiquette d’envoi. Au centre de l’enveloppe, écrivez soigneusement l’adresse du destinataire. Outre l’abréviation de l’État et le code postal, les lettres internationales doivent inclure le pays pour l’adresse de destination et l’adresse de retour. Les tarifs postaux varient. Consultez le site Web de l’USPS pour connaître les prix actuels ou utilisez un timbre à vie pour les destinations américaines. Vérifiez que tout est correct à l’extérieur de l’enveloppe. Si c’est le cas, pliez votre lettre et insérez-la proprement à l’intérieur. Ne la fermez pas avant d’être sûr d’avoir inclus toutes les pages que vous avez l’intention d’envoyer.
Ne se sent-on pas bien quand on envoie une lettre que l’on sait avoir soigneusement préparée ? Il est certain qu’une lettre bien rédigée a les meilleures chances d’atteindre son objectif. Mais qu’en est-il d’une lettre de motivation pour une demande d’emploi ? Les lettres de motivation ont leur propre lot de bonnes pratiques. Lisez tout ce que vous devez savoir sur la rédaction d’une lettre de motivation avant d’envoyer votre prochain CV !