Une réunion de lancement est la première réunion avec l’équipe de projet et le client du projet. Cette réunion suivrait la définition des éléments de base du projet et d’autres activités de planification du projet. Cette réunion permet de présenter les membres de l’équipe de projet et le client et donne l’occasion de discuter du rôle des membres de l’équipe. D’autres éléments de base du projet qui impliquent le client peuvent également être discutés lors de cette réunion (calendrier, rapport d’état, etc.).
S’il y a de nouveaux membres de l’équipe, le processus à suivre est expliqué de manière à maintenir les normes de qualité de l’organisation. La clarté est donnée par le chef de projet s’il existe une ambiguïté dans les mises en œuvre du processus.
Il y a une discussion spéciale sur les aspects juridiques impliqués dans le projet. Par exemple, l’équipe de conception qui interagit avec l’équipe de test peut vouloir qu’une voiture soit testée sur les routes de la ville. Si les autorisations légales ne sont pas mentionnées par la partie prenante concernée lors du coup d’envoi, le test peut être modifié ultérieurement pour se conformer au code de la route local (ce qui entraîne un retard non planifié dans la mise en œuvre du projet). Ainsi, il serait préférable d’avoir une discussion à ce sujet pendant la réunion de lancement et d’en faire un suivi séparé, plutôt que de procéder sur des hypothèses et d’être plus tard obligé de replanifier les procédures de test.
La réunion de lancement suscite l’enthousiasme du client et affiche un résumé complet du projet jusqu’à présent. En affichant une connaissance approfondie de l’objectif et des étapes pour l’atteindre, le client gagne en confiance dans la capacité de l’équipe à fournir le travail. Le coup d’envoi signifie que le travail commence.