Les employeurs utilisent les périodes probatoires pour encadrer et évaluer les nouveaux employés, les employés placés dans un nouveau poste et les employés ayant des problèmes de performance. Une période probatoire peut être un outil de gestion utile, mais elle peut aussi causer des problèmes juridiques. Ci-dessous, nous expliquons comment et quand utiliser les périodes d’essai d’une manière qui ne conduira pas votre entreprise devant les tribunaux.
Utiliser les périodes d’essai
Une période d’essai est une période de temps pendant laquelle un employé nouveau ou existant bénéficie d’une supervision et d’un encadrement supplémentaires, soit pour apprendre un nouveau travail, soit pour redresser un problème de performance. La période probatoire peut être aussi courte qu’un mois ou aussi longue qu’un an, selon la situation, et souvent les entreprises utilisent une période probatoire de 90 jours.
Les employeurs peuvent exiger des périodes de probation pour :
- les nouveaux employés (dans cette situation, on pourrait parler de période « d’introduction »)
- les employés actuels qui sont promus à un nouveau poste (en particulier si c’est la première fois que l’employé occupe un poste de supervision ou de gestion), ou
- les employés actuels ayant des problèmes de performance importants.
L’objectif d’une période probatoire est de suspendre ou de modifier les règles d’emploi habituelles pour un employé qui apprend un travail ou qui a du mal à être performant. Par exemple, disons qu’un employé a du mal à remplir ses rapports mensuels, les remettant parfois en retard ou omettant d’inclure les informations nécessaires. Après quelques séances de coaching, l’employé est mis à l’essai pendant six mois. Pendant cette période, l’employé rencontrera son superviseur chaque semaine pour faire le point sur l’avancement des rapports mensuels et passer en revue ses questions et préoccupations. Le superviseur fournira des commentaires détaillés et un encadrement. Si l’employé ne peut pas s’améliorer pendant la période probatoire, il sera licencié.
Risques juridiques de l’utilisation des périodes probatoires
Une période probatoire peut être un outil de coaching utile : Elle donne à un employé un peu plus de temps et de supervision pendant qu’il apprend un nouveau travail, et elle donne à un employé en difficulté des conseils plus détaillés et un sentiment d’urgence en matière d’amélioration. Cependant, elle peut également entraîner des problèmes juridiques si elle compromet le travail à discrétion.
La plupart des employés dans ce pays travaillent à discrétion. Cela signifie que l’employeur peut licencier l’employé à tout moment, pour toute raison qui n’est pas illégale (par exemple, en raison d’une discrimination raciale ou sexuelle). Toutefois, un employeur peut perdre ce droit s’il fait une promesse qui n’est pas conforme au principe du travail à discrétion. (Pour en savoir plus, voir At-Will Employment.)
La promesse implicite (ou la menace) d’une période d’essai est que l’employé bénéficiera de cette période de temps pour apprendre un nouveau travail ou s’améliorer dans un ancien. En d’autres termes, cela pourrait indiquer que l’employé aura toute la période probatoire pour se mettre à niveau et qu’il ne sera pas licencié pendant cette période. De même, un employé peut s’attendre à continuer à être employé s’il termine avec succès la période d’essai. Pour ces raisons, de nombreux employeurs n’utilisent pas de période probatoire.
Si votre entreprise décide d’utiliser une période probatoire, elle doit prendre des mesures pour s’assurer que les employés savent qu’ils peuvent toujours être licenciés à tout moment. Tous les documents d’emploi qui font référence à la période probatoire, y compris le manuel de l’employé, les évaluations de performance, les plans d’amélioration de la performance, les documents d’embauche, et ainsi de suite, devraient clairement indiquer que la période probatoire ne modifie pas la relation d’emploi à volonté. Ces documents doivent clairement indiquer qu’un employé peut toujours être licencié pour n’importe quelle raison et à n’importe quel moment, pendant la période de probation ou après l’avoir terminée.
Conseils pour une utilisation réussie des politiques de probation
Comme indiqué ci-dessus, la façon la plus importante de protéger les droits de votre entreprise lors de l’utilisation des politiques de probation est de noter dans tous les documents que l’emploi est à volonté, même pour les employés qui sont en probation ou qui ont terminé leur probation. Voici quelques autres mesures que vous pouvez prendre, pour vous assurer à la fois que votre entreprise ne prend pas de risques juridiques inutiles et que l’employé a la meilleure opportunité d’apprendre le travail ou de corriger les problèmes de performance :
- Soyez clair sur vos attentes. Informez l’employé de son statut probatoire, de sa durée et de ce qui doit se produire ou changer pendant cette période. L’employé vous rencontrera-t-il chaque semaine ? L’employé devra-t-il atteindre certains jalons de performance ?
- Donnez régulièrement du feedback. Effectuez des examens périodiques avec l’employé pour lui donner du feedback et des conseils. Si l’employé a des problèmes de performance, donnez des conseils détaillés sur la façon dont il peut s’améliorer – et proposez une formation, si nécessaire.
- D’obtenir de l’aide pour l’employé. Désignez un mentor compétent et expérimenté pour conseiller l’employé. Si l’employé a besoin d’une formation ou d’autres ressources, assurez-vous qu’elles lui soient fournies.
- Obtenez le feedback de votre service des ressources humaines. Les RH peuvent vous aider à vous assurer que vous traitez l’employé de manière équitable et cohérente. Par exemple, si vous placez un employé en difficulté en période d’essai d’un mois, mais que la plupart des autres gestionnaires donnent trois mois aux employés pour améliorer leur rendement, vous voudrez vous assurer que vous donnez à l’employé une chance équitable de renverser la situation.
- Documentez tout. Si un employé ne peut pas faire le travail ou améliorer ses performances, vous voudrez probablement mettre fin à la relation de travail. Pour éviter tout problème juridique, documentez clairement tout ce qui se passe pendant la période d’essai : les performances de l’employé, vos efforts d’encadrement et de gestion, toute formation fournie, etc. Vous serez ainsi sur un terrain juridique sûr si vous décidez que l’employé ne fera pas l’affaire.