Bien que le terme soit lancé dans les cercles d’affaires avec une fréquence relative, une définition directe de « l’assistant virtuel » et de ce qu’ils peuvent apporter à une entreprise ou à un individu reste insaisissable pour beaucoup. À une époque où les assistants virtuels peuvent être confondus avec des bots artificiellement intelligents aux capacités limitées, il est important de comprendre que les assistants virtuels sont très humains et capables de gérer une foule de tâches liées aux affaires qui peuvent vous faire économiser des morceaux inestimables de temps et d’argent.
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel exactement ?
La définition concise et précise d’un assistant virtuel, ou VA, est la suivante : » un professionnel indépendant hautement qualifié qui fournit à distance des services de soutien administratif, technique et/ou créatif aux entreprises. » La création des assistants virtuels est née du boom technologique des années 1990, qui a permis aux entreprises et aux entrepreneurs indépendants d’être mieux connectés que jamais auparavant. Le travail qui devait auparavant être effectué sur place pouvait être délégué à des assistants à distance, facilité par Internet et d’autres formes de communication simplifiée.
Les assistants virtuels sont plus que de simples secrétaires qui se trouvent être des entrepreneurs individuels hors site. Une augmentation des entreprises qui se spécialisent dans la fourniture d’assistants virtuels, car les individus qui veulent ou doivent travailler à domicile a signifié une plus grande spécialisation quand il s’agit de savoir quels services un assistant virtuel peut fournir. Étant donné que les assistants virtuels ont tendance à offrir des services à de nombreux clients, ils proposent des options d’horaires flexibles, ce qui signifie que vous ne payez que les heures pour lesquelles vous avez réellement besoin qu’ils travaillent. C’est un contraste frappant avec les assistants administratifs à temps plein, dont le salaire à temps plein peut varier entre 35 000 et 50 000 dollars, avant de tenir compte des avantages et des primes. Que vous soyez vous-même comptable, designer, avocat ou assistant virtuel, il existe un assistant virtuel de haute qualité et d’un coût raisonnable qui peut être à votre service chaque fois que vous en avez besoin.
Quelles sont les circonstances qui nécessitent l’aide d’un assistant virtuel ?
Bien que le terme » assistant virtuel » soit un terme large qui englobe tout, d’un expert retraité dans le domaine financier à quelqu’un qui sait gérer un éventail de tâches administratives, il y a des tâches quotidiennes que les assistants virtuels ont tendance à être capables de gérer avec compétence. Le marché des assistants virtuels se développe et se spécialise chaque jour, mais certaines tendances communes dans l’embauche d’assistants virtuels sont bien établies.
Typiquement, les assistants virtuels ont environ cinq ans d’expérience dans un bureau, souvent en tant que parajuriste, chef de bureau, assistant administratif et comme autres postes similaires. Malgré tout, la qualification d’une assistante virtuelle peut provenir de son expérience en tant qu’assistante virtuelle, alors tenez compte des références et de l’expérience au cas par cas pour trouver la bonne personne pour vous ou votre entreprise.
De nombreuses assistantes virtuelles se spécialisent dans des tâches dont toutes les entreprises ont besoin, mais qu’elles ne peuvent pas gérer en interne ou qu’elles délégueraient plutôt à un entrepreneur hors site qui est plus que capable de faire le travail à long terme. Toute personne qui a le sentiment que les contraintes de temps limitent sa capacité à se concentrer sur la progression de son entreprise ou de sa carrière est un candidat idéal pour engager un assistant virtuel. Souvent, les praticiens solos et les petites entreprises sont ceux qui ont le plus besoin des compétences que fournit une assistante virtuelle.
Certaines des tâches administratives qu’une assistante virtuelle devra prendre en charge par son client comprennent l’organisation et la maintenance des listes de contacts, des feuilles de calcul et des calendriers qui doivent être régulièrement mis à jour, la transcription et la correspondance au nom du client, la comptabilité telle que la facturation et la comptabilité, l’envoi d’e-mails incluant des bulletins d’information et la réponse aux demandes de renseignements des clients. Pour l’administration de ces tâches, les VA peuvent s’attendre à un taux du marché d’environ 20 à 45 dollars de l’heure, en fonction de leur expérience et du budget du client. Certains assistants virtuels, en particulier ceux qui travaillent à l’étranger, peuvent être disponibles à des tarifs bien inférieurs. Pour les entreprises qui recherchent un assistant à distance, il faut savoir que l’idée d’un « super assistant virtuel » tout-puissant n’est peut-être pas aussi réaliste qu’on le souhaiterait. La plupart des assistants virtuels se spécialisent dans une arène fixe de tâches et ne devraient être embauchés que pour travailler dans cet ensemble de compétences, alors considérez que l’embauche de deux ou plusieurs VA peut valoir la peine, et peut toujours être moins cher que le coût d’embauche d’un assistant à temps plein.
Pour les petites entreprises et les propriétaires uniques, envisagez d’embaucher un assistant virtuel général, ou GVA, avant de vous lancer dans la vision stratégique de votre entreprise. Ces GVA arrivent bien rodés pour remplir les avantages qu’un assistant administratif à temps plein fournirait, et peuvent servir d’assistant à gain de temps dont toute entreprise ou individu a besoin pour faire décoller sa marque.
Pourquoi les petites entreprises et les entrepreneurs individuels sont mûrs pour un assistant virtuel
Les avantages de l’utilisation d’une assistance et de services à distance pour accomplir de nombreuses tâches dont ils sont capables vont au-delà de l’argent économisé. Si ces assistants constituent généralement une alternative plus saine financièrement que le coût d’ajout d’un assistant à temps plein, la valeur ajoutée réside dans le statut d’entrepreneur hors site de l’AV.
La possibilité pour un assistant virtuel de travailler dans un lieu hors site et de fournir son équipement signifie que votre bureau sera moins encombré et que vous n’aurez pas à vous soucier d’ajouter un autre ordinateur, un téléphone et d’autres dépenses au bilan. Même si elle ne sera que rarement, voire jamais, présente au bureau, une assistante virtuelle de qualité sera disponible pour la correspondance chaque fois que vous en aurez besoin. Bien entendu, des horaires de travail raisonnables s’appliquent aux assistants virtuels comme aux employés à temps plein, mais il est peu probable que votre entreprise soit exploitée par des assistants virtuels dépendants de clients. Et, s’ils ne sont pas réactifs ou si vous trouvez leurs services inadéquats, leur statut d’entrepreneur individuel signifie que trouver un remplaçant n’est pas aussi coûteux que pour un assistant à temps plein.
Conclusion
Pour les petites entreprises et les propriétaires individuels, la capacité à économiser sur les coûts chaque fois que possible tout en maintenant une qualité de travail élevée est impérative. Cela s’applique à la circonstance malheureuse de devoir remplacer et mettre à niveau un employé, une autre circonstance qui cristallise la valeur d’un assistant virtuel par rapport à un employé à temps plein.