Aussi banal que cela puisse être pour les secrétaires du conseil d’administration de prendre le procès-verbal d’une réunion, vous serez peut-être surpris d’apprendre que les conseils d’administration ne sont pas du tout tenus légalement de prendre un procès-verbal. La rédaction d’un procès-verbal lors des réunions du conseil d’administration est devenue une bonne pratique pour de nombreuses raisons de bonne gouvernance.
Modèle de procès-verbal de réunion
Les membres des organisations ont le droit d’obtenir certains documents d’entreprise comme les rapports financiers et les procès-verbaux de réunion. Plus important encore, les administrateurs du conseil d’administration ont des obligations légales et fiduciaires, il est donc important d’avoir un compte rendu des actions que le conseil a prises pendant les réunions.
En outre, les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration servent de guide pour le conseil lorsqu’il planifie et prend des décisions stratégiques. Prendre les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration en utilisant un format et un modèle spécifiés sert également de protection juridique pour le conseil et l’organisation.
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Quels renseignements les secrétaires de conseil doivent-ils consigner ?
La meilleure source que les secrétaires de conseil peuvent utiliser comme guide pour enregistrer les procès-verbaux du conseil est le Robert’s Rules of Order.
Le procès-verbal du conseil doit inclure un aperçu de ce qui s’est passé lors de la réunion, sans être trop verbeux. Le secrétaire du conseil doit documenter la date, l’heure et le lieu de la réunion et indiquer s’il s’agissait d’une réunion ordinaire ou spéciale.
Le procès-verbal doit également inclure une liste du président de séance, des directeurs, du personnel, des invités et de tout autre participant. Il n’est pas nécessaire de désigner le pourcentage de membres présents constituant un quorum. Le secrétaire doit seulement documenter si un quorum existe ou non.
Le procès-verbal doit inclure une déclaration indiquant si le procès-verbal de la réunion précédente a été lu et approuvé. La partie la plus importante du procès-verbal est de documenter un état précis de toutes les actions que les membres du conseil ont prises pendant la réunion.
Le procès-verbal de la réunion du conseil : Ce qu’il ne faut pas enregistrer
Il est essentiel que les secrétaires de conseil comprennent que la rédaction du procès-verbal n’équivaut pas à l’enregistrement des discussions mot à mot. Non seulement cela rend le travail du secrétaire difficile, mais la plupart des représentants légaux le déconseillent.
Les procès-verbaux des réunions du conseil ne doivent pas se lire comme un manuscrit. Au contraire, ils doivent servir de compte rendu précis et général des actions du conseil. Les procès-verbaux du conseil d’administration devraient refléter le nom des membres qui présentent et appuient une motion. En ce qui concerne les discussions qui s’ensuivent, le procès-verbal doit inclure les principaux arguments pour ou contre la motion, sans citer de noms. Inclure trop d’informations dans les procès-verbaux du conseil pourrait amener les membres du conseil à se retenir d’émettre des idées libres lors des discussions du conseil.
Il existe un risque juridique à inclure trop d’informations dans les procès-verbaux du conseil. Les secrétaires du conseil doivent savoir que les procès-verbaux du conseil servent de dossier juridique et peuvent être utilisés dans un tribunal. Les discussions et les citations directes des membres du conseil pourraient être mal interprétées par les tribunaux plusieurs années plus tard, lorsque les membres du conseil peuvent avoir oublié le contexte dans lequel ils ont parlé. Les avocats examineront les procès-verbaux des conseils d’administration pour trouver les points faibles de la partie adverse. Les déclarations figurant dans les procès-verbaux peuvent être sorties de leur contexte d’une manière qui pourrait nuire à la réputation d’une organisation ou créer une responsabilité juridique indue.
Les organisations à but non lucratif devraient prendre note du D.C. Code §29-406.24, qui stipule qu’il est présumé que tous les membres du conseil d’administration consentent aux actions que leur conseil prend. Pour cette raison, les secrétaires du conseil d’administration doivent noter dans le procès-verbal qu’un ou plusieurs membres se sont opposés à une action prise par un vote de l’ensemble du conseil.
Quelles sont les meilleures pratiques pour les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration ?
Le format exact des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration varie selon l’organisation, bien que les meilleures pratiques de gouvernance indiquent que tous les procès-verbaux des réunions doivent contenir certaines informations de base. Les meilleures pratiques encouragent également les conseils d’administration à être cohérents dans leur méthode de compte rendu afin que les informations soient fiables.
Le procès-verbal du conseil d’administration doit soigneusement documenter toutes les décisions prises par le conseil, ainsi que les prochaines étapes. Le procès-verbal sert également de registre officiel pour identifier et suivre les mesures à prendre.
Les déclarations doivent être courtes et succinctes. Au minimum, les procès-verbaux doivent inclure les informations suivantes :
- Date, l’heure et le lieu
- L’heure à laquelle la réunion a été ouverte et levée
- Noms des participants et des absents
- Corrections et modifications du procès-verbal de la réunion précédente
- Ajouts à l’ordre du jour
- État du quorum
- Motions prises ou annulées
- Vote indiquant qu’il y a eu une motion et une seconde, ainsi que le résultat du vote
- Actions convenues à prendre
- Nouvelles affaires
- Discussion ouverte et participation
- Date et heure de la prochaine réunion
Le secrétaire du conseil joue un rôle crucial dans l’enregistrement des procès-verbaux du conseil. Pour cette raison, il est important que les secrétaires du conseil fassent plus que se présenter à une réunion avec un stylo et du papier. Un peu de planification de la part du secrétaire, y compris l’utilisation d’un modèle de procès-verbal de réunion du conseil, rendra le travail beaucoup plus facile.
Préparation pour les secrétaires du conseil : Utilisation d’un modèle de procès-verbal de réunion du conseil
Le secrétaire du conseil et le président du conseil doivent se mettre d’accord sur ce qui doit être inclus dans le procès-verbal du conseil. Ils doivent également se mettre d’accord sur ce qui ne doit pas être enregistré afin de protéger le conseil et ses administrateurs des responsabilités juridiques.
Les secrétaires du conseil peuvent se préparer aux réunions en examinant les formats des anciens procès-verbaux de réunion et en utilisant des modèles de procès-verbaux de réunion du conseil. Les modèles auront des zones pour remplir les informations pertinentes telles que la date, l’heure et les points réguliers de l’ordre du jour, avec une flexibilité pour ajouter de nouveaux points. Il est utile d’examiner les modèles de procès-verbaux de réunions du conseil d’administration que d’autres organisations ont utilisés avec succès.
Avant chaque réunion, le secrétaire du conseil d’administration devra obtenir des informations du président du conseil d’administration sur les participants, les invités et tout orateur ou présentation spéciale. Le secrétaire voudra également examiner le procès-verbal de la réunion précédente et rassembler tout document pour la réunion. Enfin, le secrétaire travaillera avec le président du conseil pour établir et solidifier l’ordre du jour.
Quelques mots finaux sur les procès-verbaux du conseil
Les modèles et les formats sont des outils essentiels pour les secrétaires du conseil. Pourquoi ne pas les utiliser pour éliminer une grande partie du travail d’enregistrement des procès-verbaux du conseil ? Une bonne règle de base pour les rédacteurs de procès-verbaux est d’enregistrer une déclaration pour chaque action du conseil afin d’éviter d’être trop verbeux.
Espérons que les procès-verbaux de votre conseil ne seront jamais présentés comme preuve dans un tribunal. Si c’est le cas, cependant, en utilisant ces outils, votre conseil d’administration peut être assuré que le procès-verbal reflète fidèlement les affaires du conseil.
Les procès-verbaux des conseils d’administration sont des documents de référence.