C’est un principe de base du monde des affaires : avant de pouvoir gagner de l’argent, il faut savoir comment le dépenser. L’élaboration d’un budget est un moyen clé pour vous aider à transformer vos rêves de réussite commerciale en réalité. Grâce à cet outil essentiel, vous pouvez suivre l’évolution de l’encaisse, des dépenses de l’entreprise et du montant des revenus dont vous avez besoin pour assurer la croissance de votre entreprise, ou du moins pour la maintenir à flot. En couchant ces chiffres sur papier, vous augmentez vos chances de réussite en anticipant les besoins, les dépenses, les bénéfices et les flux de trésorerie futurs. Cela peut également vous permettre de repérer les problèmes avant qu’ils ne se multiplient, afin de pouvoir changer de vitesse.
« C’est comme une carte routière pour votre entreprise », explique Victor Butcher, de Butcher Financial Services à Memphis, Tennessee, un ancien président de la section de Memphis de la Tennessee Society of Certified Public Accountants qui conseille les petites entreprises. « Vous avez besoin de la feuille de route pour comprendre où vous allez avec votre entreprise. »
À l’inverse, si vous n’avez pas la discipline de vous asseoir et d’assembler un budget d’entreprise, vous risquez de ne pas avoir une idée de la façon dont votre entreprise se comporte d’une année à l’autre, s’il y a des coupes que vous pouvez faire pour améliorer la performance et si vous avez les fonds nécessaires pour acheter de nouveaux équipements — que ce soit des ordinateurs, des camions, des machines ou une nouvelle usine. « C’est comme être dans une voiture sans carte ou système GPS », dit Butcher. « Vous espérez aller dans la bonne direction, mais vous ne le savez pas. »
Les pages suivantes détailleront pourquoi votre entreprise a besoin d’un budget, quels éléments vous devriez inclure dans un budget et comment commencer à rédiger un budget, et comment utiliser le budget pour améliorer les performances de votre entreprise.
Pourquoi votre entreprise a besoin d’un budget
L’essentiel sur la raison de rédiger un budget pour votre entreprise est qu’il vous aidera à déterminer combien d’argent vous avez, combien vous devez dépenser et combien vous devez apporter pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Mais il y a aussi d’autres raisons. Les banquiers et autres financiers peuvent vouloir voir un budget lorsque vous demandez un prêt. Les employés devraient également avoir connaissance du budget afin qu’ils comprennent où va l’entreprise et soient motivés pour travailler plus dur. « Il serait stupide de ne pas le partager avec les employés. Tout le monde devrait savoir quel est l’objectif de l’entreprise. C’est un objectif de groupe », dit Butcher. « N’attendez pas de votre personnel qu’il atteigne vos objectifs s’il ne sait pas ce qu’ils sont. »
Les budgets peuvent également vous aider à minimiser les risques pour votre entreprise. Un budget devrait être créé avant de signer un nouveau bail ou d’investir dans de nouvelles machines ou de nouveaux équipements. Il vaut mieux découvrir que vous ne pouvez pas vous permettre un nouvel espace de bureau avant de vous engager à dépenser une certaine somme d’argent chaque mois. Selon l’Administration américaine des petites entreprises, un budget peut être utilisé pour indiquer certains des éléments suivants :
– Les fonds nécessaires pour la main-d’œuvre et/ou les matériaux.
– Pour une nouvelle entreprise, les coûts totaux de démarrage.
– Vos coûts d’exploitation.
– Les revenus nécessaires pour soutenir l’entreprise.
– Une estimation réaliste des bénéfices attendus.
-Vous pouvez utiliser ces informations pour ajuster vos plans ou vos attentes à l’avenir. Un budget de 12 mois peut être mis à jour avec les dépenses et les recettes réelles chaque mois afin que vous sachiez que vous êtes sur la bonne voie. Si vous n’atteignez pas les objectifs fixés dans votre budget, vous pouvez utiliser le budget pour dépanner en trouvant comment réduire les dépenses comme la main-d’œuvre ou les nouveaux ordinateurs, augmenter les ventes par un marketing plus agressif ou diminuer vos attentes en matière de bénéfices.
Composantes d’un budget
Un budget devrait inclure vos revenus, vos coûts et — le plus important — vos bénéfices ou votre flux de trésorerie afin que vous puissiez déterminer s’il vous reste de l’argent pour des améliorations ou des dépenses en capital. Un budget doit être établi au moins une fois par an. La plupart des budgets annuels sont également divisés en 12 mois, avec des colonnes vierges à côté de vos estimations, à remplir avec vos résultats réels au fur et à mesure que l’année avance. Vous pouvez consulter un comptable pour préparer un budget, mais cela peut aussi être quelque chose que vous pouvez faire vous-même avec un logiciel financier pour petites entreprises et/ou certaines des feuilles de calcul et des modèles de budget gratuits disponibles en ligne (voir Ressources recommandées ci-dessous.)
Voici comment la SBA définit les éléments de base de la budgétisation :
Ventes et autres revenus – Ces chiffres sont la « pierre angulaire » d’un budget. Essayez de rendre ces estimations aussi précises que possible, mais péchez par excès de prudence si vous devez le faire. « Tout le monde aimerait voir les ventes doubler chaque année, mais les chances que cela se produise sont très faibles », explique M. Butcher. La meilleure base pour vos prévisions de chiffre d’affaires est le chiffre d’affaires réel de l’année précédente. Si vous débutez, il est à espérer que vous avez fait vos recherches en demandant à d’autres hommes d’affaires dans le même domaine que vous, en utilisant les connaissances du domaine que vous aviez dans un emploi précédent, et/ou en faisant des études de marché.
Coûts et dépenses totaux – Maintenant que vous avez fait vos estimations de ventes, vous pouvez arriver à des chiffres sur ce qu’il en coûtera à votre entreprise pour gagner ces revenus. Ces chiffres peuvent être délicats car ils varient parfois en raison de l’inflation, de l’augmentation des prix et d’autres facteurs. Les coûts peuvent être divisés en catégories : fixes, variables et semi-variables.
– Les coûts fixes sont les dépenses qui restent les mêmes, que vos ventes augmentent ou diminuent. Quelques exemples sont le loyer, le mobilier loué et l’assurance.
– Les coûts variables sont en corrélation avec les volumes de vente. Ils comprennent le coût des matières premières dont vous avez besoin pour fabriquer des produits, les stocks et le fret.
– Les coûts semi-variables sont des coûts fixes qui peuvent être variables lorsqu’ils sont influencés par le volume d’affaires. Il peut s’agir des salaires, des télécommunications et de la publicité.
Profits – Soyons francs : vous êtes en affaires pour faire un profit sur votre investissement et votre travail. Vous estimez ce chiffre en soustrayant vos coûts de vos revenus. La SBA conseille de vérifier auprès d’associations professionnelles, de comptables ou de banquiers que vous tirez un bénéfice approprié de votre entreprise. Une fois que vous avez une estimation des bénéfices, vous pouvez également commencer à planifier l’achat de nouveaux équipements, le déménagement dans un lieu plus grand, l’ajout de personnel ou l’octroi de primes ou d’augmentations à vos employés. Vous pouvez également dépanner vos coûts projetés et voir où vous pouvez couper si vos projections de profits ne sont pas à la hauteur.
Le budget devrait fonctionner selon des équations mathématiques de base — soit « ventes = coût total + profit » ou « ventes – coût total = profit. »
Comment rédiger un budget d’entreprise
La rédaction d’un budget est plus facile si vous en avez rédigé un l’année précédente. Ces projections, associées aux chiffres réels des revenus et des dépenses que vous avez réalisés, constitueraient la base de vos estimations pour l’année à venir. Mais si vous lisez cet article, il y a de fortes chances que vous n’ayez jamais rédigé de budget pour votre entreprise. Dans ce cas, lisez la suite.
Cibler vos ventes et vos bénéfices. Commencez par élaborer un objectif pour vos recettes de vente, conseille SCORE, un groupe à but non lucratif comptant 370 chapitres qui se consacre à aider les entrepreneurs et les petites entreprises à se former, à se développer et à réussir. Pour une entreprise en démarrage, commencez par estimer le type de profit réaliste que vous aimeriez réaliser au cours de l’année à venir. Si vous êtes en affaires depuis un certain temps, prenez les états financiers les plus récents de votre entreprise – qu’ils soient générés par un grand livre ou un logiciel – et utilisez-les comme base pour établir vos objectifs de vente et de profit. La raison pour laquelle vous commencez par les ventes et/ou les bénéfices est que cette information déterminera le reste de vos estimations de coûts, de dépenses et de dépenses en capital. Tenez compte des facteurs qui pourraient affecter vos chiffres de vente — comme l’économie ou la perte d’un client important – mais ne vous inquiétez pas trop, car le principe de base de la budgétisation est que les chiffres ne s’avéreront jamais exactement exacts.
Calculez les dépenses d’exploitation. Un bon endroit pour commencer, une fois de plus, ce sont ces états financiers. Ces états devraient inclure une liste détaillée des dépenses fixes et variables que vous avez encourues pendant l’année, y compris les traitements et salaires, le loyer, les frais postaux, la recherche, les voyages, les services publics, les taxes, etc. Si vous débutez, vous allez devoir faire un brainstorming pour vous assurer que vous tenez compte de tous les coûts que vous allez encourir.
Calculez la marge bénéficiaire brute. Encore une fois, cela est beaucoup plus facile si vous êtes en affaires depuis un certain temps. Dans ce cas, estimez le coût de vos marchandises vendues (stock initial, marchandises achetées ou fabriquées, frais d’expédition, etc.) et soustrayez-le de votre revenu global des ventes, conseille SCORE.
Prenez le temps de réajuster les chiffres. Compte tenu des estimations des ventes et des dépenses, vous voudrez très probablement revenir en arrière et réajuster vos estimations pour atteindre vos objectifs de profit. Cela peut signifier que vous achetez moins de nouvelles fournitures au cours de l’année à venir ou que vous devez ajouter deux nouveaux employés. Tenez compte de ces coûts ajustés ou de ces économies et refaites vos calculs. Vous devrez peut-être prendre le taureau par les cornes et faire appel à un comptable ou à un consultant en affaires pour vous aider à établir votre budget. Dans tous les cas, rappelez-vous qu’il est important d’utiliser des chiffres réalistes pour que votre budget puisse vous aider à guider votre entreprise. N’oubliez pas que l’établissement d’un budget n’est pas une science exacte. » Un budget fonctionne sur le bon sens « , dit Butcher. « Si vous avez réalisé 100 000 dollars de recettes l’année dernière, le bon sens indique que vous ne ferez pas un million l’année prochaine. Il est préférable d’estimer entre 80 000 et 120 000 dollars. » Mais soyez prêt à faire des ajustements à votre budget au fur et à mesure que l’année avance. Vous avez peut-être fixé des chiffres de vente trop élevés lorsque le marasme économique frappe votre entreprise. Ou, à l’inverse, vous pouvez décrocher un client qui double votre activité.
Ressources recommandées :