Les entreprises utilisent le formulaire W-9 de l’IRS, Demande de numéro d’identification du contribuable et de certification, pour obtenir des informations des fournisseurs qu’elles engagent en tant qu’entrepreneurs indépendants (également appelés freelances).Lorsqu’une entreprise paie un entrepreneur 600 dollars ou plus au cours d’une année fiscale, elle doit déclarer ces paiements à l’Internal Revenue Service (IRS), au moyen d’une déclaration d’information appelée formulaire 1099-MISC. Les entreprises utilisent le nom, l’adresse et le numéro de sécurité sociale ou le numéro d’identification fiscale fournis par les entrepreneurs sur le formulaire W-9 pour remplir cette déclaration d’information. Ni l’expéditeur ni le destinataire ne doivent envoyer une copie à l’IRS.
Les entreprises qui embauchent des entrepreneurs indépendants ne retiennent pas l’impôt sur le revenu et ne paient pas les taxes Medicare ou de sécurité sociale pour leurs entrepreneurs indépendants, comme elles le font pour leurs employés. Au lieu de cela, les entrepreneurs sont responsables de ces obligations. Cependant, l’IRS veut toujours savoir combien ces entrepreneurs ont reçu pour s’assurer qu’ils paient les impôts qu’ils doivent, et il utilise le formulaire 1099-MISC pour recueillir cette information. Les entreprises n’envoient pas le formulaire W-9 à l’IRS.
Le but du formulaire W-9
Informations nécessaires sur le formulaire W-9
Le formulaire W-9 demande le nom de l’entrepreneur indépendant, le nom commercial (s’il est différent), l’entité commerciale (entreprise individuelle, partenariat, société C, société S, fiducie/succession, société à responsabilité limitée ou » autre « ) et le numéro d’identification fiscale de l’entreprise (ou le numéro de sécurité sociale, pour les propriétaires uniques qui n’utilisent pas de numéro d’identification fiscale distinct).
Le formulaire W-9 demande également à la personne qui le remplit de certifier qu’elle n’est pas soumise à une retenue de réserve. La plupart des contribuables ne le sont pas, mais s’ils le sont, l’entreprise qui embauche le contractant indépendant devra retenir l’impôt sur le revenu sur le salaire de ce contractant à un taux forfaitaire de 24 % (pour les années fiscales 2018-2025) et l’envoyer à l’IRS.
Comme le formulaire W-9 nécessite d’indiquer un numéro d’identification fiscale ou un numéro de sécurité sociale, tant la personne qui le remplit que l’entreprise qui reçoit le formulaire rempli doivent le garder soigneusement pendant la transmission et après la réception pour se protéger contre le vol d’identité.
Quand il ne faut pas remplir un W-9
Un entrepreneur indépendant qui reçoit un W-9 inattendu devrait hésiter avant de le remplir et rechercher si le demandeur a une raison légitime de demander ce formulaire. Les institutions financières utilisent parfois le formulaire W-9 pour demander des informations à un client lorsqu’elles doivent déclarer des dividendes ou des intérêts… Faites attention ici : L’institution financière devrait probablement déjà avoir votre numéro d’identification fiscale datant de l’ouverture du compte.
Une autre situation dans laquelle vous devriez hésiter avant de remplir le formulaire W-9 est si l’entreprise qui vous le demande est votre employeur et que vous êtes censé être classé comme un employé, et non comme un entrepreneur indépendant. La différence est substantielle.
Employé ou entrepreneur indépendant ?
Si vous êtes un salarié, votre employeur prélèvera l’impôt sur le revenu, retiendra et paiera les taxes de la sécurité sociale et de Medicare, et paiera l’impôt sur le chômage sur votre salaire. Si vous êtes un entrepreneur indépendant, il ne le fera pas. Cela signifie que vous serez responsable de la part de l’employeur des taxes de sécurité sociale et de Medicare, et que vous n’aurez pas droit aux indemnités de chômage si vous êtes licencié.
Un employeur peu scrupuleux ou en difficulté financière pourrait essayer de classer un employé comme entrepreneur indépendant pour économiser de l’argent. Si vous êtes classé comme entrepreneur indépendant, les « économies » fiscales de votre employeur sortiront de votre poche sous forme d’impôt sur le travail indépendant. Vous deviendrez également responsable du calcul et du paiement de vos impôts estimés quatre fois par an et du remplissage de l’annexe C lorsque vous déposerez votre déclaration d’impôt annuelle.
Il n’est pas toujours évident de savoir si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant, mais en général, plus l’entreprise a le contrôle sur ce que les travailleurs font et comment ils le font, plus il est probable qu’ils soient des employés. Si votre sens d’araignée commence à s’agiter lorsque quelqu’un qui vous a embauché vous qualifie d’entrepreneur indépendant, c’est un bon signe, et vous devriez examiner la situation de plus près. Commencez par consulter les explications de l’IRS sur la différence entre les deux. Si vous êtes un employé, vous devez remplir le formulaire W-4, et non le formulaire W-9.
Voici un exemple de cas où un employeur pourrait légitimement changer votre statut d’employé en entrepreneur indépendant. Vous êtes programmeur informatique, et vous êtes tenu de venir au bureau de 9 heures à 18 heures, du lundi au vendredi. L’entreprise fournit votre bureau et votre ordinateur.
À partir du mois prochain, vous devrez fournir votre ordinateur. Vous pourrez travailler de chez vous ou de l’endroit éloigné que vous souhaitez, et vous pourrez effectuer le travail aux heures que vous voulez, tant que vos missions sont effectuées dans les délais prévus et que vous répondez aux appels téléphoniques et aux courriels liés au travail dans les temps.
Foire aux questions sur le W-9
Comment puis-je savoir si je suis soumis à la retenue de sauvegarde ?
L’IRS vous a-t-il envoyé une lettre vous indiquant que vous êtes soumis à une retenue de sauvegarde obligatoire ? Cela a pu se produire si vous n’avez pas déclaré tous vos intérêts et dividendes dans une précédente déclaration de revenus. Si vous n’avez pas reçu cette lettre et si vous fournissez votre numéro d’identification fiscale à l’auteur du formulaire W-9, vous n’êtes pas soumis à la retenue de garantie. Si vous êtes soumis à une retenue de sauvegarde, rayez le point deux de la deuxième partie du formulaire W-9 avant de le soumettre.
Quel est le moyen le plus sûr de soumettre le formulaire W-9 ?
Si vous pouvez remettre le document en personne, c’est l’idéal. Sinon, une option consiste à utiliser un service en ligne gratuit pour crypter votre formulaire W-9 rempli et l’envoyer par courriel en toute sécurité au demandeur. Vous pourriez également utiliser un service de partage de fichiers cryptés.
Une autre option consiste à l’envoyer par le biais d’un service tel que FedEx, UPS ou le service postal, bien qu’il n’y ait aucune garantie que votre formulaire ne sera pas perdu, volé ou altéré pendant le transport.
Il n’y a également aucune garantie que le destinataire stockera le formulaire de manière sécurisée même si vous l’envoyez de manière sécurisée, donc vous pourriez vouloir vous renseigner à ce sujet à l’avance.
Mon entreprise est-elle une entité exonérée ?
Si vous êtes un propriétaire unique, ce n’est probablement pas le cas. S’il s’agit d’une société, elle pourrait l’être, si elle remplit les conditions requises pour bénéficier du statut d’entité exonérée d’impôt de l’IRS.
J’ai à la fois un numéro d’identification d’employeur (EIN) et un numéro de sécurité sociale. Quel numéro dois-je inscrire sur le formulaire ?
Si vous êtes un propriétaire unique, vous pouvez saisir l’un ou l’autre. Si votre entreprise est une SARL classée comme une société ou un partenariat, utilisez l’EIN de l’entité. Si votre entreprise est une SARL à membre unique qui est une entité ignorée, entrez votre SSN ou votre EIN (pas l’EIN de l’entité).
Peut-on refuser de remplir le formulaire W-9 ?
Sûr. Si vous refusez en réponse à une demande légitime, votre client retiendra des impôts sur votre salaire à un taux de 24%. Le service comptable pourrait également vous trouver pénible et dire à votre contact de refuser de faire d’autres affaires avec vous. Les entreprises ont la lourde obligation, de la part de l’IRS, d’obtenir un formulaire W-9 dûment rempli de toute personne à qui elles versent 600 dollars ou plus au cours de l’année. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes.
Si vous pensez que la personne qui demande le formulaire n’a pas à le demander, cependant, le refus est probablement une bonne idée. Si vous êtes inquiet, demandez à un professionnel de la fiscalité ce que vous devez faire.
En dehors d’un client, qui pourrait me demander de remplir le formulaire W-9 ?
Une banque, une société de courtage, un établissement de crédit qui a annulé une dette que vous devez, ou l’émetteur d’un prix que vous avez gagné pourraient tous vous le demander. Si vous êtes invité sur « Ellen » pendant sa promotion « 12 jours de cadeaux », et que les producteurs du talk-show vous demandent de remplir un W-9 avant de partir, on peut supposer que la demande est légitime. Si vous recevez un courriel disant que vous avez gagné un prix pour un concours auquel vous ne vous rappelez pas avoir participé, vous ne voudrez peut-être pas donner à cette personne un W-9.
Méfiez-vous des escroqueries par hameçonnage W-9. Si vous recevez un courriel demandant un formulaire W-9 et que vous n’êtes pas sûr qu’il soit légitime, contactez l’expéditeur supposé par téléphone (et n’utilisez aucun numéro de téléphone dans le courriel suspect) pour demander si la demande est valide. Les attaquants sont sophistiqués et peuvent faire croire qu’un message provient de votre banque ou même de votre client. Si vous recevez un courriel de l’IRS, il s’agit sans aucun doute d’une tentative d’hameçonnage et vous devez transmettre le courriel à [email protected]. L’IRS n’initie pas de contact avec les contribuables par e-mail.
La ligne de fond
Les formulaires W-9 sont destinés aux entrepreneurs indépendants, également appelés freelances. Il est important de le remplir correctement – mais seulement si vous êtes sûr que c’est le bon formulaire à soumettre et que la demande est légitime.