Les employeurs calculent les charges sociales en utilisant le salaire brut ou total d’un employé et diverses déductions pour arriver au salaire net ou net. Cela semble assez simple en apparence, mais le calcul des déductions exige une attention aux détails et une extrême précision.
La formule de base du salaire net
En termes simples, la formule de base du salaire net fonctionne comme suit :
Le salaire brut de l’employé (taux de rémunération x heures travaillées)moins les déductions légales de l’impôt sur le salairemoins les déductions volontaires de l’impôt sur le salairesequels le salaire net
Déductions légales de l’impôt sur le salaire
La loi exige que les impôts sur le salaire soient retenus sur le chèque de paie d’un employé à chaque période de paie. Les employeurs doivent ensuite transmettre ces retenues à diverses agences fiscales. Les retenues à la source comprennent les éléments suivants :
- La retenue de l’impôt fédéral sur le revenu basée sur les tableaux de retenue de la publication 15
- La retenue de l’impôt sur la sécurité sociale de 6.2 % en 2020 et 2021, jusqu’au maximum annuel des gains imposables ou de la base salariale de 137 700 $ pour 2020 et 142 800 $ pour 2021
- Prélèvement d’impôt Medicare de 1,45 %
- Prélèvement d’impôt Medicare supplémentaire de 0.9 % pour les employés gagnant plus de 200 000 $
- Sélection de l’impôt sur le revenu de l’État
- Diverses retenues d’impôt local, telles que les taxes de la ville, du comté ou du district scolaire ; l’invalidité de l’État ; ou l’assurance chômage
Déductions salariales volontaires
Les déductions salariales volontaires sont retenues sur le chèque de paie d’un employé uniquement si l’employé a accepté la déduction. Les retenues volontaires servent à payer ou à contribuer à divers avantages auxquels l’employé a choisi de participer. Les déductions volontaires peuvent inclure les éléments suivants :
- Primes d’assurance maladie, telles que les soins médicaux, dentaires et oculaires
- Primes d’assurance vie
- Contributions à un plan de retraite, tel qu’un plan 401(k)
- Plans d’achat d’actions par les employés, tels que les plans ESPP et ESOP
- Repas, uniformes, cotisations syndicales et autres dépenses liées à l’emploi
Les déductions volontaires peuvent être payées avec des dollars avant ou après impôt, selon le type d’avantage qui est payé. Certaines déductions avant impôt réduisent uniquement les salaires soumis à l’impôt fédéral sur le revenu, tandis que d’autres déductions réduisent également les salaires soumis à l’impôt sur la sécurité sociale et Medicare.
Les publications 15 et 15-B de l’IRS expliquent quels avantages sont avant impôt à diverses fins, et un logiciel de paie de qualité professionnelle vous aidera à suivre tous les calculs liés à l’impôt.
Responsabilités de l’employeur en matière de charges sociales
La responsabilité des charges sociales se poursuit même après l’émission des chèques de paie aux employés. L’entreprise est également responsable de :
- Payer la part de l’employeur des taxes sur les salaires
- Dépôt des dollars d’impôt retenus sur les chèques de paie des employés
- Préparation de divers rapports de rapprochement
- Comptabilisation des les charges salariales par le biais de leurs rapports financiers
- Déposer les déclarations de charges salariales
Les charges salariales de l’employeur
Les entreprises sont responsables du paiement de leur part des charges salariales. Ces taxes sont une dépense supplémentaire par rapport à la dépense du salaire brut d’un employé. La partie patronale des charges sociales comprend les éléments suivants :
- Les taxes de sécurité sociale de 6,2 % en 2020 et 2021 jusqu’au maximum annuel des gains du salarié de 137 700 $ pour 2020 et 142 800 $ pour 2021
- Les taxes Medicare de 1.45% des salaires
- Les impôts fédéraux sur le chômage (FUTA)
- Les impôts d’État sur le chômage (SUTA)
Les impôts FICA
FICA est l’acronyme de Federal Insurance Contributions Act. L’impôt FICA se compose à la fois des impôts de la sécurité sociale et de Medicare. Les impôts FICA sont payés à la fois par l’employé et par l’employeur. Chaque partie paie la moitié de ces impôts. Les deux moitiés des impôts FICA totalisent un total de 15,3 %, réparti comme suit :
- Cotisation des employés à la sécurité sociale : 6,2%
- Cotisation de l’employeur à la sécurité sociale : 6,2 %
- Cotisation salariale de Medicare : 1,45%
- Cotisation patronale de Medicare : 1,45%
La taxe Medicare supplémentaire
Depuis 2013, une taxe Medicare supplémentaire de 0,9% est appliquée aux employés non mariés qui remplissent une déclaration d’impôt individuelle et dont le salaire Medicare dépasse 200 000 $. La taxe Medicare supplémentaire s’applique aux revenus supérieurs à 250 000 $ pour les contribuables mariés qui remplissent une déclaration conjointe et aux revenus supérieurs à 125 000 $ pour les couples mariés qui remplissent des déclarations séparées.
La taxe Medicare supplémentaire est une taxe réservée aux employés. Il n’y a pas de taxe correspondante imposée à l’employeur.
Déclaration des charges sociales
Les employeurs sont tenus de déclarer leurs obligations en matière de charges sociales et de déposer les charges sociales en temps voulu. Les obligations de déclaration comprennent :
- Réaliser des dépôts d’impôts fédéraux
- Déclaration annuelle de l’employeur au titre de l’impôt fédéral sur le chômage (formulaire 940)
- Déclaration trimestrielle de l’employeur au titre de l’impôt fédéral (formulaire 941)
- Déclaration annuelle de l’impôt fédéral sur le revenu retenu (formulaire 945)
- Déclarations de salaires et d’impôts (formulaires W-2)
Les employeurs sont également tenus de déposer des rapports auprès de diverses agences étatiques et locales. Les employeurs peuvent trouver des liens vers les agences fiscales des États sur le site de l’American Payroll Association.
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