L’un des aspects les plus importants de l’attribution et de la réalisation des rôles est d’avoir une description bien documentée des rôles, des attentes et de la façon dont les rôles interagissent. Cela sera généralement décrit dans une matrice RACI décrivant qui est responsable, redevable, à consulter et à informer dans le cadre d’une certaine application, d’un processus ou pour un certain artefact comme une politique ou une norme.
Le cadre de gouvernance des données
Un cadre de gouvernance des données est un ensemble de règles relatives aux données, de délégations de rôles organisationnels et de processus visant à mettre tout le monde dans l’organisation sur la même page.
Il existe de nombreux cadres de gouvernance des données. À titre d’exemple, nous utiliserons celui de The Data Governance Institute. Ce cadre comporte 10 composantes ; discutons-en en détail:
Figure 1. Le cadre de gouvernance des données du DGI © The Data Governance Institute
Pourquoi:
Les données de base peuvent être décrites par la façon dont elles interagissent avec d’autres données.
Une mission et une vision qui indiquent pourquoi la gouvernance des données est essentielle au sein de notre organisation. Au mieux, cela devrait être lié aux objectifs commerciaux de l’entreprise. Cela devrait être approuvé par la direction générale.
Quoi:
Les objectifs à court et à long terme du programme de gouvernance des données ainsi que les critères de réussite et leur mesure. Souvent, cela devrait aborder les principaux points douloureux qui existent dans les différentes lignes de l’entreprise. Cela doit être aligné avec le financement et les autres responsables hiérarchiques impliqués.
Comment:
Les règles et définitions de données sous la forme de politiques de données, de normes de données, de définitions de données préférablement sous la forme d’un glossaire métier et la façon dont les règles métier se transforment en règles de données. Cela devrait couvrir les actifs de données décrivant les entités commerciales de base essentielles pour atteindre les objectifs commerciaux. Le bureau/équipe de gouvernance des données travaillera avec les propriétaires de données et les stewards de données pour mettre cela en place.
- Les droits de décision qui existent pour gérer les actifs de données dans l’activité quotidienne. Cela comprendra ce que les gestionnaires de données peuvent décider et ce qui doit être transmis à un comité de gouvernance des données ou à une autorité similaire.
- Les responsabilités et les responsabilités connexes déléguées au sein de l’organisation. Cela peut inclure une matrice RACI complète avec des rôles de conseil et d’informateur également.
- Les mécanismes de contrôle qui est mis en action afin de mesurer l’adhésion aux règles de données et les réalisations vers les objectifs définis. Les mécanismes peuvent être établis au sein des processus d’affaires, dans les applications informatiques et dans le cadre de la production de rapports.
Qui:
L’engagement des parties prenantes des données dans les rôles de propriétaires de données, de gestionnaires de données, de gardiens de données et d’autres personnes qui sont redevables, responsables, doivent être consultées ou doivent être informées.
Qui:
Le bureau / l’équipe de gouvernance doit être organisé pour soutenir les structures et les activités de gouvernance des données interfonctionnelles. Il collecte les métriques et les mesures de réussite et en rend compte aux parties prenantes des données. Il fournit un soin continu aux parties prenantes sous forme de communication, d’accès à l’information, de tenue de dossiers et d’éducation/support
- Les data stewards joueront un rôle essentiel dans l’application des règles relatives aux données et résoudront la plupart des problèmes avant qu’ils ne deviennent un défi majeur. Une responsabilité typique des data stewards consistera à mettre en place les mesures de qualité des données et à suivre les tendances des KPI de qualité des données et à effectuer une analyse des causes profondes lorsque les seuils ne sont pas atteints.
Quand:
En dernier lieu, mais non le moindre, un ensemble de processus normalisés, documentés et reproductibles doit être déployé avec le bon équilibre de technologie habilitante. L’orchestration des processus de gouvernance des données déterminera en fin de compte le succès – ou l’échec – de votre cadre de gouvernance des données et la capacité à monter en maturité de gouvernance des données.
Grandis, petit : le modèle de maturité
Mesurer votre organisation par rapport à un modèle de maturité de la gouvernance des données peut être un élément très utile pour établir la feuille de route et communiquer la partie telle quelle et à venir de l’initiative de gouvernance des données et le contexte de déploiement d’un cadre de gouvernance des données.
Un exemple d’un tel modèle de maturité est le modèle de maturité de la gestion de l’information d’entreprise de Gartner, le cabinet d’analystes :
Figure 2. © Gartner
La plupart des organisations, avant de se lancer dans un programme de gouvernance des données, se trouveront dans les phases inférieures d’un tel modèle.
Phase 0 – Non conscient : Il peut s’agir de la phase d’inconscience, ce qui signifiera souvent que vous serez plus ou moins seul dans votre organisation avec vos idées sur la façon dont la gouvernance des données peut permettre de meilleurs résultats commerciaux. Dans cette phase, vous pourriez avoir une vision de ce qui est nécessaire, mais vous devez vous concentrer sur des choses beaucoup plus humbles comme convaincre les bonnes personnes dans l’entreprise et l’IT sur des objectifs plus petits autour de la sensibilisation et des petites victoires.
Phase 1 – Conscient : Dans la phase consciente où le manque d’appropriation et de parrainage est reconnu et où le besoin de politiques et de normes est reconnu, il y a de la place pour lancer un cadre de gouvernance des données sur mesure abordant les points de douleur évidents au sein de votre organisation.
Phases 2 et 3 – Réactif & Proactif : Passer aux phases réactives et proactives signifie qu’un cadre de gouvernance des données plus complet peut être établi, couvrant tous les aspects de la gouvernance des données et la structure organisationnelle complète englobant la propriété et la gérance des données ainsi qu’un bureau / une équipe de gouvernance des données en alignement avec les résultats commerciaux atteints et à atteindre.
Phases 4 et 5 – Gérées & Efficaces : En atteignant les phases gérées et efficaces, votre cadre de gouvernance des données fera partie intégrante de la conduite des affaires.
Si vos politiques et procédures actuelles de gouvernance des données sont votre guide, le modèle de maturité est votre livre d’histoire. Il est compilé à partir de données historiques basées sur une évaluation de la maturité, qui compare les performances d’une entreprise à des objectifs et des repères établis sur une période donnée – un trimestre, par exemple, ou un an, voire cinq ans. Le modèle montre où vous avez été, ce qui aide à façonner votre avenir.
Bien qu’une approche » taille unique » ne fonctionne pas vraiment pour un modèle de maturité, une approche » si les chaussures conviennent » fonctionne bien pour de nombreuses entreprises. Recherchez les modèles existants, trouvez-en un qui s’en rapproche et ajustez-le pour répondre aux besoins de votre entreprise. Si la chaussure ne convient pas, il est facile de changer la taille de la chaussure. Il n’est pas si facile de changer la taille de votre pied.
Connexion au MDM
La gouvernance des données est l’approche stratégique. MDM est l’exécution tactique. C’est tout. Nous sommes bons. Vous pouvez rentrer chez vous maintenant.
Pas convaincu ? Ok. Ne nous prenez pas au mot. Comme promis, nous sommes de retour avec Scott Taylor de MetaMeta Consulting. Il en a oublié plus sur les données de référence que la plupart d’entre nous n’en sauront jamais, alors nous sommes heureux de lui donner le dernier mot.
« Tous les systèmes d’entreprise ont besoin de la gestion des données de référence », a déclaré Scott lors de notre événement de lancement de Profisee 2019. « Le marketing, les ventes, les finances, les opérations. Il y a des avantages partout, dans les entreprises de toute taille, dans tous les secteurs, à travers le monde, à n’importe quel moment de leur parcours de données. »
Les données de base sont les données les plus importantes, a déclaré Scott, car ce sont les données en charge. Il s’agit des « noms d’entreprise » – les éléments essentiels de votre entreprise. Clients, partenaires, produits, services. Quelle que soit votre activité, c’est là que les données de référence vivent et respirent. Vous pouvez avoir le meilleur plan de gouvernance de la planète. Une mauvaise donnée bien gouvernée reste une mauvaise donnée. Elles ne vont pas aider votre entreprise.
« Tout le monde est dans le domaine des données, qu’il le réalise ou non », a déclaré Scott. « Tout ce que nous touchons se transforme en données. Les affaires se transforment de l’analogique au numérique. Quel que soit votre produit, les données sont votre produit. Les affaires changent à cause des données, et les données sont un pouvoir.
Avec les bons outils, vous pouvez exploiter ce pouvoir dès maintenant. »
Nous n’aurions pas pu mieux dire nous-mêmes.
Protection des données et confidentialité des données
La sensibilisation croissante autour de la protection des données et de la confidentialité des données, telle qu’elle se manifeste par exemple dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne, a un fort impact sur la gouvernance des données.
Les termes comme protection des données par défaut et confidentialité des données par défaut doivent être intégrés dans nos politiques et normes en matière de données pas moins lorsqu’il s’agit de domaines de données comme les données des employés, les données des clients, les données des fournisseurs et les autres données de base des parties.
En tant que responsable du traitement des données, vous devez avoir la pleine supervision de l’endroit où vos données sont stockées, de qui met à jour les données et de qui accède aux données à quelles fins. Vous devez savoir quand vous manipulez des informations personnelles identifiables et le faire à des fins légitimes dans la géographie donnée, tant dans les environnements de production que dans les environnements de test et de développement.
Avoir des règles bien appliquées pour la suppression des données est un must aussi à l’ère de la conformité.
Best Practices
D’un côté, vous pouvez apprendre beaucoup des autres qui ont fait un voyage de gouvernance des données. Cependant, chaque organisation est différente et vous devez adapter les pratiques de gouvernance des données tout au long du parcours en partant de la phase de maturité non consciente jusqu’au nirvana dans la phase de maturité effective.
Néanmoins, veuillez trouver ci-dessous une collection de 15 courtes meilleures pratiques qui s’appliqueront en général :
- Démarrez petit. Comme dans tous les aspects de l’entreprise, n’essayez pas de faire bouillir l’océan. Efforcez-vous de remporter des victoires rapides et développez vos ambitions au fil du temps.
- Définissez des objectifs clairs, mesurables et spécifiques. Vous ne pouvez pas contrôler ce que vous ne pouvez pas mesurer. Célébrez lorsque les objectifs sont atteints et utilisez cela pour aller chercher la prochaine victoire.
- Définir la propriété. Sans appropriation par l’entreprise, un cadre de gouvernance des données ne peut pas réussir.
- Identifier les rôles et les responsabilités connexes. La gouvernance des données est un travail d’équipe avec des livrables de toutes les parties de l’entreprise.
- Eduquer les parties prenantes. Dans la mesure du possible, utilisez des termes commerciaux et traduisez les parties académiques de la discipline de la gouvernance des données en un contenu significatif dans le contexte commercial.
- Focus sur le modèle d’exploitation. Un cadre de gouvernance des données doit s’intégrer dans la manière de faire des affaires dans votre entreprise.
- Cartographier l’infrastructure, l’architecture et les outils. Votre cadre de gouvernance des données doit être une partie sensible de l’architecture de votre entreprise, du paysage informatique et des outils nécessaires.
- Développer des définitions de données standardisées. Il est essentiel de trouver un équilibre entre ce qui doit être centralisé et où l’agilité et la localisation fonctionnent le mieux.
- Identifier les domaines de données. Commencez par le domaine de données ayant le meilleur rapport entre l’impact et l’effort pour augmenter la maturité de la gouvernance des données.
- Identifier les éléments de données critiques. Concentrez-vous sur les éléments de données les plus critiques.
- Définissez des mesures de contrôle. Déployez-les dans les processus métier, les applications informatiques et/ou le reporting là où cela a le plus de sens.
- Constituez un dossier commercial. Identifiez les avantages de l’augmentation de la maturité de la gouvernance des données liés à la croissance, aux économies de coûts, aux risques et à la conformité.
- Mettre à profit les métriques. Concentrez-vous sur un ensemble limité d’indicateurs clés de qualité des données qui peuvent être liés à des indicateurs clés de performance généraux au sein de l’entreprise.
- Communiquez fréquemment. Les praticiens de la gouvernance des données s’accordent à dire que la communication est la partie la plus cruciale de cette discipline.
- C’est une pratique, pas un projet.