Si vous êtes un travailleur indépendant, un freelance ou un propriétaire de petite entreprise, vous n’êtes probablement pas étranger au concept de facturation, à la définition des conditions de paiement et aux longs délais d’attente pour être payé.
Il ne fait aucun doute qu’en dehors du travail de qualité qu’ils produisent pour les clients, la création et l’envoi de factures pour être payé font partie de la routine des petites entreprises. Et pour certains, cela devient très frustrant lorsque ces factures ne sont pas traitées avec une sorte de priorité par les clients auxquels elles sont envoyées – ergo, les freelances et les petites entreprises en ont assez que les clients prennent beaucoup plus de temps pour les payer qu’ils ne le devraient en réalité.
Comme tout autre travailleur, les freelances ont des factures à payer et des dépenses quotidiennes à gérer – une baisse de la trésorerie mensuelle n’est certainement pas idéale, et c’est un sentiment terrible de savoir que vous êtes en retard sur certaines factures tout en attendant le paiement de ce gros travail que vous avez fait il y a des semaines – même après des allers-retours d’emails avec votre client pour accélérer le processus de paiement.
Voici comment vous pouvez vous protéger pour ne pas avoir à faire face à ces situations malheureuses en tant que freelance et pour vous assurer d’être payé à temps.
Que signifie » dû à la réception » ?
Il n’y a pas de message subtil et subversif derrière les mots » dû à la réception » ici. Cela signifie essentiellement que le paiement est dû dès que votre client reçoit la facture.
C’est une façon directe d’exiger que votre client obtienne le paiement de votre travail prêt le plus tôt possible. Dans les cas idéaux, un paiement le jour même est possible, mais les termes » dû à la réception » signifient normalement que le paiement doit être attendu pour le jour ouvrable suivant.
Que signifie payer une facture à la réception ?
Payer une facture à la réception représente un concept inversé de ce qui précède dû à la réception. Dans ce cas, vous êtes le client qui doit payer soit une liste détaillée de produits ou de services qui vous ont été vendus – et le montant total d’argent que vous devez payer est reflété dans la facture que vous recevez.
Une facture est ce que vous recevez d’autres personnes et devez payer de votre poche pour régler, tandis qu’une facture est ce que vous envoyez à d’autres personnes pour en recevoir le paiement.
Comment demander poliment le paiement d’une facture, et être payé ?
En tant que freelance ou propriétaire de petite entreprise, il n’y a rien de pire que d’avoir l’air d’être désespéré pour être payé aux yeux de vos clients. Il est toujours bon de maintenir le professionnalisme dans tous les aspects de vos relations commerciales, quelle que soit la difficulté de la situation.
Bien que vos clients soient légalement obligés de vous payer dans le délai que vous avez spécifié dans votre facture, vous serez forcément confrontés à des retardataires d’une manière ou d’une autre dans votre parcours de PME.
Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour vous faire payer par vos clients qui vous doivent de l’argent pour le travail que vous avez effectué, vous assurer que vos factures dues à la réception sont résolues, et tout en restant totalement professionnel.
Envoi d’un premier rappel pour vérifier que votre client a bien reçu la facture
Si votre client n’a pas payé à la date d’échéance à réception indiquée dans les conditions de paiement de votre facture, établissez d’abord qu’aucune erreur de communication n’a eu lieu dans le processus. Vous n’êtes peut-être pas le seul entrepreneur à travailler sur des projets pour votre client. Dans certains cas, vous pourriez constater que votre facture initiale s’est perdue dans leur boîte de réception – une simple erreur technologique.
Emailer votre client pour lui rappeler poliment que le paiement est dû pour votre travail et qu’il a dépassé la date d’échéance à la réception convenue par écrit. Assurez-vous qu’il a bien reçu votre première facture et qu’il a compris le délai de paiement que vous y avez fixé.
Appeler votre client comme deuxième rappel de paiement
Si la correspondance initiale par courriel ne parvient pas à amener votre client à vous payer rapidement, la prochaine étape consiste à parler à votre client au téléphone. Un appel téléphonique vous permet d’avoir une ligne de communication directe avec votre client pour régler vos problèmes de paiement.
Lors de l’appel, identifiez-vous et expliquez calmement que vous avez essayé de le joindre à plusieurs reprises par e-mail concernant un retard de paiement. Essayez d’obtenir le paiement de votre client par téléphone si possible, par virement bancaire direct ou paiement par carte de crédit. Sinon, obtenez de votre client un engagement écrit sur la date et le mode de paiement, qui pourra être utilisé comme référence juridique si nécessaire.
L’idée est d’exercer une pression suffisante pour que votre client paie ce qu’il vous doit, tout en restant strictement professionnel à ce sujet et en soulignant qu’il a dépassé la date d’échéance à la réception que vous avez convenue dans les conditions de paiement initiales.
Envisagez de cesser tout travail futur avec votre client
À ce stade, si votre client n’a toujours pas payé, a rompu les conditions de paiement initiales et que vous vous retrouvez toujours à courir après l’argent qui vous est dû – il est peut-être temps de reconsidérer vos liens commerciaux avec le client ou l’entreprise. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous avez déjà suffisamment à faire sans avoir à traiter avec des clients qui paient en retard et qui ne semblent jamais respecter leur parole.
Si vous travaillez sur un grand projet et que votre client refuse de vous payer pour les jalons que vous avez soumis jusqu’à présent, informez-le (de manière professionnelle) que vous arrêterez de travailler sur le projet jusqu’à ce que votre client effectue le paiement des factures dues.
Cependant, il est préférable de garder à l’esprit que cette étape pourrait contrarier votre client et aggraver le problème. Pesez bien vos options avant de prendre cette mesure – si vous n’êtes plus convaincu que votre client qui paie en retard représente un bon partenariat pour votre entreprise, alors il est préférable de couper les liens et de passer à un meilleur qui est capable et désireux de vous payer équitablement et rapidement.
Utiliser les services d’agences de recouvrement
Sans l’ombre d’un doute, l’embauche des services d’agences de recouvrement de dettes va intensifier les problèmes de retard de paiement entre vous et votre client. Cependant, c’est l’un des moyens les plus sûrs d’obtenir l’argent qui vous est dû. Gardez à l’esprit que les services des agences de recouvrement de créances sont coûteux – ils atteignent souvent jusqu’à 50 % du montant qu’ils perçoivent auprès d’un débiteur.
Si vous êtes prêt à débourser une partie importante de votre paiement, alors cette option est faite pour vous. C’est particulièrement utile si vous attendez un paiement important de votre client pour un grand projet – récupérer au moins une partie de l’argent dû est sûrement mieux que d’attendre pendant des semaines, voire des mois, une mise à jour, dans certains scénarios du pire des cas.
Recherchez vos options juridiques
Que vous choisissiez de plaider ou d’arbitrer, envisagez une action en justice en dernier recours. Les documents juridiquement contraignants tels que les contrats et les factures seront utilisés pour garantir un dossier pour votre procès contre votre client en retard de paiement. N’oubliez pas que les poursuites judiciaires prennent du temps et, surtout, de l’argent sous forme de frais d’avocat, alors examinez minutieusement vos options avant de choisir d’engager une action en justice.
Quand une facture est-elle due ?
Les conditions générales de paiement (s’il n’en a pas été convenu autrement au préalable) est que le client ou le client doit effectuer le paiement dans les 30 jours suivant la réception de votre facture de biens ou de services.
Essentiellement, vous êtes autorisé à établir vos conditions de paiement avec vos clients également. Certaines entreprises choisissent d’offrir des rabais pour les paiements précoces et anticipés également afin de motiver les clients à payer plus tôt.