S’organiser au travail ne consiste pas seulement à respecter les délais ou les objectifs de performance individuelle. Lorsque les employés sont capables de gérer leur travail efficacement, leurs coéquipiers en ressentent également les bénéfices.
Je ne serai jamais le genre de personne qui trouve de la joie à organiser mes espaces numériques et physiques, cependant. Si j’ai constaté que je peux généralement m’en sortir avec une approche minimale de l’organisation, je me demande souvent combien de temps et de stress je m’épargnerais si j’étais un peu plus méticuleuse.
Bien, c’est la saison des résolutions et de la planification de nouveaux départs. Alors si vous cherchez de l’inspiration pour rester organisé au travail, nous vous proposons des conseils pour vous attaquer à vos messages, vos documents, vos relations et votre temps.
Gérer le barrage de notifications, de messages et d’e-mails
Même les plus organisés d’entre nous ont du mal à lutter contre une marée sans cesse croissante d’e-mails, d’applications et de notifications de messages. Dans notre récente étude sur l’état du travail, nous avons constaté que les travailleurs du savoir les plus engagés reçoivent en moyenne 50 à 100 e-mails par jour.
Et si cela ne vous fait pas sortir de vos gonds, considérez ceci : La personne active moyenne dans un pays développé passe au crible 174 journaux d’informations au cours d’une journée de travail typique, explique Sheena Iyengar, professeur à la Columbia Business School.
La communication numérique ne montre aucun signe de ralentissement, et l’utilisation des apps est en hausse. Donc, pour rester à flot dans le lieu de travail moderne, il est plus important que jamais de créer un système de gestion de nos messages.
Vous devez également protéger votre système organisationnel avec des limites. Selon Sarah K. Peck, auteur et conseillère en startup, les mauvaises limites sont l’une des raisons pour lesquelles nous sommes si désorganisés numériquement.
« Culturellement, nous sommes terribles en ce qui concerne les limites et la hiérarchisation des priorités », écrit Peck. « Cela se reflète en partie dans nos habitudes de consommation, et dans la célébrité à grande échelle de la vie minimale de Marie Kondo : nous nous noyons dans le désordre physique et numérique. »
Comment rester organisé au travail
Bien que vous ne serez jamais en mesure de contrôler complètement quand quelqu’un vous envoie un message, vous pouvez définir des paramètres autour du moment où vous lirez et répondrez aux missives moins urgentes. Peck conseille de discuter avec vos coéquipiers et votre responsable de la meilleure façon de communiquer avec vous pendant la journée de travail. Et une fois que vous avez créé votre système de gestion des messages, partagez-le avec vos collègues et votre manager pour qu’ils puissent vous aider à protéger ces limites.
Par exemple, envisagez de programmer un bloc de 30 à 45 minutes comme événement récurrent du calendrier pour réserver ce temps chaque jour à la lecture des messages. Pendant ce bloc de temps, déterminez les messages qui sont urgents et ceux auxquels vous pourrez répondre plus tard.
Pour les messages auxquels vous ne pouvez pas répondre immédiatement, donnez-vous une date limite pour répondre à l’expéditeur. Par exemple, vous pouvez vous fixer comme politique personnelle de répondre aux messages dans les 48 heures suivant leur réception.
Résistez à l’envie de programmer des réunions ou d’accomplir d’autres tâches pendant votre temps désigné pour la gestion des messages. Vous pouvez même créer un rituel autour de ce moment : Versez-vous une tasse de votre thé ou café préféré, glissez des écouteurs et écoutez vos morceaux préférés de la journée de travail.
Domptez le dragon des documents numériques
Vous connaissez le cauchemar : vous travaillez sur un document partagé, vous vous sentez bien dans votre progression, jusqu’à ce que vous réalisiez que vous avez enregistré tout ce temps dans une ancienne version du fichier. Ou peut-être stockez-vous des documents de manière désordonnée sur votre bureau ou dans le redoutable dossier de téléchargements.
Dans le magazine en ligne Bustle, la rédactrice Carolyn Steber affirme que ces pratiques de stockage sont de mauvaises habitudes dont vous devriez essayer de vous défaire, car elles n’offrent pas de système intuitif pour organiser vos fichiers. Comme elle le conseille, « Non, vous n’aurez jamais besoin de ce vieux PDF de billet de concert, alors allez-y et supprimez le contenu de votre dossier de téléchargements. »
Comment rester organisé au travail
Créer un système de dénomination des fichiers est l’une des meilleures façons de gérer plusieurs versions d’un même document. Par exemple, je peux partager avec mon rédacteur en chef un brouillon d’article nommé « V1_Organisation101. » En utilisant ce système, je nommerai ma deuxième version « V2_Organisation101 ». La façon dont vous nommez vos fichiers n’a pas vraiment d’importance ; ce qui compte, c’est que vous les nommiez de façon cohérente.
Dans une récente interview de Courtney Nolan, responsable du succès stratégique des clients chez Dropbox, nous avons découvert comment les employés de l’entreprise d’hébergement de fichiers ont créé leur système de gestion des documents.
« Vous ne devriez pas avoir à vous demander, vous savez, ce que signifie « a.1.xyz » », dit Nolan, décrivant les meilleures pratiques en matière de conventions de dénomination des fichiers. « Donnez un contexte à vos fichiers de manière plus logique. Souvent, nous constatons que les gens sont plus susceptibles de se souvenir du client, de la personne à qui l’argumentaire a été présenté ou du contexte de l’argumentaire. Cela facilite en quelque sorte le retour en arrière et la recherche. »
Bustle suggère également de télécharger un fond d’écran avec des graphiques qui peuvent vous aider à garder les fichiers et les dossiers organisés.
Favoriser de bonnes relations avec les collègues
Lorsque nous pensons à la façon de nous organiser, nous considérons souvent notre charge de travail, et non nos relations. Mais comprendre les contributions de nos collègues à nos équipes et à nos entreprises est essentiel pour créer un alignement sur le lieu de travail.
Comprendre comment les rôles et les équipes s’intègrent les uns aux autres est également essentiel pour arriver à faire à peu près n’importe quoi. Si vous vous êtes retrouvé à travailler dans un silo organisationnel, prenez le temps d’apprendre à connaître les personnes qui vous entourent et l’impact de leur travail sur le vôtre.
Comment rester organisé au travail
Jetez un coup d’œil dans votre service et découvrez-le :
- Le nom de chacun et son rôle dans l’organisation
- Ce que font vos collègues chaque jour
- L’emploi du temps de vos collègues, afin que vous sachiez quand ils sont les plus occupés
- Le style de travail de vos collègues – qui aime mener des initiatives de groupe et qui est un introverti qui préfère s’attaquer aux problèmes de façon indépendante
- Leurs objectifs personnels au sein de l’organisation
N’oubliez pas de partager également ces informations sur vous-même, afin que vos collègues sachent aussi quelle est la meilleure façon de travailler avec vous.
Lire la suite : Comment choisir le bon moyen de communication et les canaux de communication les plus efficaces pour établir des relations avec les collègues.
Protégez votre ressource la plus précieuse : le temps
Le temps est sans doute l’un des aspects de notre charge de travail les plus difficiles à gérer. Même si nous sommes des pros de l’organisation, quelqu’un d’autre peut créer des perturbations dans notre journée de travail en manquant une échéance ou en laissant une réunion se prolonger.
Dans la Harvard Business Review, l’experte en organisation Elizabeth Grace Saunders écrit : « Même si vous ne pouvez pas toujours dicter la façon dont les gens communiquent avec vous, vous pouvez souvent définir des attentes quant au moment où vous répondez. Par exemple, vous pouvez recevoir un SMS lié au travail à 22 heures, mais vous pouvez y répondre le lendemain matin. Ou vous pouvez attendre le lundi pour répondre aux messages du week-end. »
En bref, gérer votre temps tout en collaborant avec d’autres personnes se résume à des limites. Établissez vos limites et communiquez-les à vos collègues.
Comment rester organisé au travail
A Slack, nous sommes nombreux à bloquer du temps « tête baissée » sur nos calendriers lorsque nous sommes confrontés à une échéance. Cette action envoie un signal à nos collègues – ainsi qu’à nous-mêmes – qu’il est temps de se concentrer.
Mais que faire si nous sommes facilement distraits ? Monique Valcour, coach de dirigeants, suggère d’aller à la racine du problème avec une auto-réflexion quotidienne pour comprendre ce qui ne fonctionne pas dans votre charge de travail actuelle.
Et si vous avez tendance à tomber dans les trous de lapin de l’information au nom de la recherche, Sheena Iyengar recommande de fixer des limites autour de la collecte d’informations. Selon l’ampleur du projet, cela pourrait signifier bloquer deux heures – et seulement deux heures – pour rassembler des recherches.
« Fini le temps où vous disiez simplement : « Hé, laissez-moi explorer et voir où je vais », parce que deux heures vont passer et vous allez réaliser que vous n’avez rien fait », dit Iyengar.
Apprendre à rester organisé au travail, c’est s’occuper de son équipe
Prévoir un peu de temps chaque jour pour s’organiser un peu plus n’est pas une simple occupation, il s’agit de créer des systèmes et des limites qui fonctionnent pour vous. Et en explorant les moyens d’améliorer votre productivité, vous signalez clairement à vos collègues que vous respectez également leur temps et leurs contributions.