Un certain nombre de fichiers de données CSV (Comma Separated Value) sont disponibles pour l’exportation à partir de SupportAbility, par exemple les demandes de paiement en vrac NDIS, les lots de factures et les lots de feuilles de temps, dans le but d’importer ces données dans le système concerné.
Bien que cela ne devrait pas être nécessaire, il est assez courant que les membres du personnel ouvrent ces fichiers CSV exportés en utilisant des programmes tels que Microsoft Excel pour vérifier leur contenu avant d’importer le fichier dans une application tierce telle que MYOB. Cet article explique comment ouvrir des fichiers CSV en toute sécurité à l’aide de Microsoft Excel si le fichier doit être ouvert avant d’être téléchargé dans le système requis.
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Pourquoi ces fichiers doivent-ils être ouverts en toute sécurité ?
Lorsque Microsoft Excel ouvre un fichier CSV, il tente d’interpréter les données de ce fichier et commence à y apporter des modifications. Par exemple, si Excel voit quelque chose dans le fichier CSV qu’il identifie comme une date (souvent de manière incorrecte), il modifie le format de la date dans le fichier CSV pour l’adapter à la manière dont il préfère que les dates soient formatées.
Cela est souvent problématique, car les données ont changé juste en ouvrant le fichier. Ensuite, lorsque l’on tente de télécharger ce fichier vers le système concerné, une erreur peut en résulter à cause de cela.
Comment ouvrir des fichiers CSV dans Excel en toute sécurité pour s’assurer que les données ne sont pas modifiées
Si vous devez ouvrir un fichier CSV dans Excel, voici comment le faire de manière à ce que les données ne soient pas modifiées :
- Dans une nouvelle feuille Excel, ouvrez le menu Fichier et sélectionnez ‘Importer’
- Même si le fichier qui a été exporté est un CSV, sélectionnez ici ‘Fichier texte’ comme type de fichier à importer, puis sélectionnez :
- Sélectionnez le fichier correspondant dans vos Téléchargements ou dans le dossier/emplacement où le fichier est stocké et sélectionnez ‘Obtenir des données’ :
- Assistant d’importation de texte – étape 1 sur 3 – assurez-vous que ‘Délimité’ est sélectionné, laissez tous les autres paramètres et cliquez sur ‘Suivant’
- Assistant d’importation de texte – étape 2 sur 3 – sélectionnez ‘Virgule’ :
- Magasin d’importation de texte – Étape 3 sur 3 – sélectionnez ‘Texte’ et cliquez sur ‘Terminer’
- Importer des données – Cette étape demande où importer les données, si vous êtes déjà dans une nouvelle feuille Excel, laissez ce paramètre sur ‘Feuille existante’ avec la valeur par défaut :
- Vous aurez maintenant une feuille de calcul avec les données importées à réviser selon les besoins, sans qu’Excel ait modifié le formatage requis pour l’application tierce prévue :
- Une fois révisé, n’oubliez pas d’exporter à nouveau le fichier d’Excel vers CSV en sélectionnant ‘Enregistrer sous’ et en choisissant CSV comme format de fichier, avant de le télécharger vers l’application tierce si vous avez apporté des modifications :
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