De nombreuses entreprises de technologie en démarrage ou à forte croissance (comme les entreprises de logiciel-service ou SaaS) doivent faire face à un montant important de coûts initiaux dans la création de leur logiciel qui sera plus tard vendu ou utilisé pour servir les clients. Souvent, les propriétaires d’entreprises se posent la question de savoir comment traiter de manière appropriée ces coûts de développement de logiciels ; dois-je les passer en charges ou les capitaliser ? La détermination de ces coûts peut avoir un impact significatif sur les finances d’une entreprise, y compris sur son EBITDA, qui est une référence sur laquelle la plupart des investisseurs privés se concentrent pour déterminer l’évaluation d’une entreprise. Cet article tentera d’apporter des éclaircissements pour qu’un PDG/CFO/Contrôleur puisse mieux comprendre les orientations des principes comptables généralement admis aux États-Unis entourant ce sujet.
Premièrement, les normes comptables des PCGR définissent deux ensembles d’orientations pour la capitalisation des logiciels :
- Les logiciels destinés à être vendus, loués ou commercialisés (ASC 985-20)
- Les logiciels à usage interne (ASC 350-20)
Ces normes comportent un ensemble de règles comptables différentes selon lesquelles les coûts doivent être capitalisés ou passés en charges.
Les logiciels destinés à être vendus, loués ou commercialisés
Selon l’ASC 985, tant qu’une technologie n’a pas atteint la faisabilité technologique, tous les coûts engagés jusqu’à ce point devront être passés en charges lorsqu’ils sont engagés. La faisabilité technologique est définie par l’ASC 985 comme un moment où
« toutes les activités de planification, de conception, de codage et d’essai qui sont nécessaires pour établir que le produit peut être fabriqué pour répondre à ses spécifications de conception, y compris les fonctions, les caractéristiques et les exigences de performance technique. »
Beaucoup dans l’industrie du logiciel prendront la position que la faisabilité technologique est atteinte seulement lorsque le logiciel peut être utilisé ou consommé sous quelque forme que ce soit par le public. Dans ce mode de pensée, la plupart des coûts de développement seront passés en charges. Cependant, d’autres peuvent considérer que la faisabilité technologique intervient avant que le produit ne soit disponible à la vente, car un produit peut déjà fonctionner avant d’être mis sur le marché pour une utilisation interne limitée ou une utilisation « famille et amis » afin de générer un retour d’information. Comme vous pouvez le constater, la faisabilité technologique peut être soumise à l’interprétation d’une entreprise en fonction de son produit et de son utilisation. Une fois la faisabilité technologique obtenue, tous les coûts indirects et directs associés au développement du logiciel seront capitalisés jusqu’à la mise sur le marché pour les clients.
Les logiciels à usage interne
Selon l’ASC 350, si une entreprise développe un logiciel en interne uniquement pour répondre aux besoins internes de l’entreprise, alors les coûts peuvent commencer à être capitalisés une fois que le produit a dépassé le stade de l’avant-projet et qu’il est passé au stade du développement de l’application. Selon l’ASC 350,
« Le stade de développement de l’application comprend (a) la conception de la voie de développement, y compris la configuration et les interfaces du logiciel, (b) le codage, (c) l’installation sur le matériel, et (d) les tests, y compris le traitement parallèle. Au cours de cette phase, les coûts internes et externes de développement du logiciel à usage interne doivent être capitalisés, ainsi que les coûts de développement ou d’obtention du logiciel utilisé pour accéder aux anciennes données ou les convertir par les nouveaux systèmes. Les coûts de conversion des données, en revanche, doivent être passés en charges. De même, tous les coûts de formation engagés au cours de cette étape devraient être passés en charges. »
Par conséquent, les coûts encourus pour la sélection des fournisseurs, le conseil, la planification et les étapes de prise de décision stratégique seront passés en charges car ils font partie de l’étape d’avant-projet. Les coûts encourus pour le développement effectif de l’application (c’est-à-dire le codage du logiciel, l’installation des serveurs, l’hébergement des serveurs pendant la phase de développement, les frais d’intérêt encourus pendant le développement du logiciel, etc.) seront capitalisés jusqu’à ce que le produit soit prêt pour la mise en œuvre ou la phase opérationnelle. Après la mise en œuvre, tous les frais supplémentaires tels que la formation, les mises à niveau et les améliorations seront alors à nouveau passés en charges.
Alors, où se situent les produits SaaS ?
Les entreprises SaaS sont confrontées à une décision difficile concernant les orientations à suivre. Certains peuvent faire valoir que les services qu’ils fournissent sont un logiciel car le logiciel est le produit qu’un client achète, donc l’ASC 985 s’applique. D’autres peuvent faire valoir que leurs clients ne sont pas propriétaires du logiciel, mais qu’ils ont simplement accès à un service qu’ils fournissent par le biais d’un logiciel développé en interne avec lequel les clients s’interfacent, et que les directives de l’ASC 350 s’appliquent. La détermination de ce point dépendra en réalité de divers facteurs. Certains de ces facteurs peuvent inclure les suivants:
- Les arrangements hébergés suivront généralement l’ASC 350
- Le logiciel peut être chargé sur le matériel du client avec le client donné un accès physique au code source peut suivre l’ASC 985
Pour ces raisons, la plupart des entreprises SAAS traditionnellement à arrangement d’hébergement peuvent capitaliser leurs coûts de développement en tant que logiciel à usage interne.
Résumé
Vous trouverez ci-dessous un résumé des différences entre l’ASC 985 et l’ASC 350
| Logiciel à vendre, loués ou commercialisés (ASC 985-20) | Logiciels à usage interne | Quand peut-on commencer à capitaliser les coûts ? | Faisabilité technologique obtenue | Pendant la phase de développement de l’application |
| Quand les coûts commencent-ils à être amortis ? | Au moment de la sortie du logiciel | Au moment de la mise en exploitation |
| Comment ces coûts seront-ils amortis ? | Amortis par le biais du COGS en utilisant le plus élevé des deux :
– Le ratio que les revenus bruts actuels d’un produit portent sur le total des revenus bruts actuels et futurs anticipés pour ce produit – La méthode linéaire sur la durée de vie économique estimée restante du produit, y compris la période faisant l’objet du rapport. |
Utilisation de la méthode linéaire sur la durée de vie utile prévue par le biais de la dotation aux amortissements |
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