Les plans de retraite d’entreprise étaient autrefois hors de portée pour de nombreuses petites entreprises, mais les récentes modifications de la loi fédérale et les incitations sont conçues pour vous encourager à lancer un plan pour vos employés et vous-même. Ils sont devenus largement acceptés par les grands employeurs pour l’épargne retraite, et l’Internal Revenue Service (IRS) estime que 55 millions de travailleurs américains participent à des plans de type 401(k).
Qu’est-ce qu’un plan 401(k) ?
Un plan 401(k) est un type de plan de retraite approuvé par l’IRS qui permet aux employés de cotiser des montants avant impôt (appelés reports de salaire) à des comptes de retraite individuels. Les employeurs peuvent également contribuer aux comptes des employés, souvent en égalant les contributions des employés, jusqu’à un certain pourcentage.
Vous pouvez choisir parmi plusieurs types de plans 401(k) pour petites entreprises et d’autres variétés de plans de retraite. Demandez l’aide d’un conseiller en plans de retraite pour choisir le meilleur pour votre entreprise.
Comment un 401(k) peut-il aider mon entreprise ?
La mise en place et la contribution à un plan de retraite peuvent être bénéfiques pour votre entreprise, pour vous en tant que propriétaire et pour vos employés.
Avantages pour votre entreprise
Vos cotisations patronales sont une dépense professionnelle déductible, ce qui réduit vos impôts commerciaux.
Votre entreprise peut bénéficier de crédits d’impôt et d’autres incitations pour le lancement d’un régime. Le crédit d’impôt concerne les employeurs de 100 employés ou moins, et s’applique à 50 % de vos coûts de démarrage admissibles pour un 401(k), jusqu’à un maximum de 500 $ par an. Le crédit est accordé pour la mise en place et l’administration du plan et l’éducation de vos employés à ce sujet.
A part cela, offrir un plan de retraite est attrayant pour les employés actuels et potentiels, ce qui vous donne un avantage concurrentiel lors du recrutement et de la rétention des talents.
Avantages pour vous et vos employés
Les investissements dans le plan croissent en franchise d’impôt après le versement des cotisations, et aucun impôt n’est payé sur les gains d’investissement jusqu’à ce que les employés retirent l’argent. Les cotisations au régime peuvent réduire le revenu imposable de l’année.
Les employés peuvent verser des cotisations par le biais de déductions salariales, et transférer les actifs de leur plan vers le plan d’un autre employeur lorsqu’ils changent d’emploi.
Que dois-je savoir d’autre ?
Voici quelques autres informations importantes que vous devez connaître en tant que propriétaire d’entreprise lorsque vous envisagez de lancer un plan 401(k).
Un plan 401(k) est considéré comme un plan qualifié, selon les règles de l’IRS. Cela signifie qu’il doit répondre aux exigences de l’Internal Revenue Code pour ce type de plan de retraite, ce qui inclut l’émission de rapports périodiques sur le plan aux participants et à l’IRS.
Le 401(k) et certains autres types de plans de retraite offerts par l’employeur sont appelés « plans à cotisations définies » parce que les cotisations sont définies, mais pas les prestations, comme c’est le cas pour les pensions traditionnelles. La valeur du compte évolue en fonction du niveau des cotisations et de la performance des investissements de la personne.
Les cotisations aux plans de retraite différée, y compris les plans 401(k), ne sont pas imposées initialement. Mais le propriétaire du compte doit payer des impôts sur l’investissement et les gains (dividendes et augmentations du cours des actions) lorsqu’ils sont retirés du plan, au moment de la retraite ou dans des circonstances spécialement autorisées.
Qui supervise les plans de retraite ?
L’IRS qualifie, ou approuve, les plans et les réglemente d’un point de vue fiscal. Le ministère américain du Travail (DOL) supervise les régimes de retraite offerts par les employeurs, conformément à la loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés de 1974 (ERISA). Ils s’occupent des responsabilités fiduciaires des promoteurs de régimes, des droits des participants et de la garantie des prestations.
Qui peut participer au régime ?
En général, les employés âgés de 21 ans ou plus qui ont accompli une année de service peuvent s’inscrire au régime. Vous ne pouvez pas exclure un employé parce qu’il a atteint un âge précis.
L’IRS fixe des restrictions pour s’assurer que les plans de retraite bénéficient à tous les employés, et pas seulement aux employés hautement rémunérés (HCE) tels que les dirigeants de l’entreprise, les propriétaires et les membres du personnel à haut salaire. L’IRS définit les HCE comme étant ceux qui :
- Possédaient plus de 5 % des intérêts dans l’entreprise l’année précédente, ou
- Recevaient une rémunération au cours de l’année précédente supérieure à un montant spécifique (125 000 $ pour 2019 ou 130 000 $ pour 2020 et 2021).
Vous verrez des restrictions dans les documents du régime à divers endroits qui limitent la participation des employés bien rémunérés. Par exemple, les contributions de contrepartie des employés et de l’entreprise pour les HCE doivent être proportionnelles à celles des autres employés. Vous pouvez participer au plan 401(k) de votre entreprise en tant que propriétaire, avec certains plafonds sur le montant que vous pouvez contribuer chaque année.
Si vous n’avez pas de salariés et que vous êtes la seule personne dans votre entreprise, vous pouvez peut-être bénéficier de ce que l’on appelle un Solo 401(k). Il permet à une entreprise à propriétaire unique (de tout type de structure juridique d’entreprise) de contribuer au plan. Vous pouvez être en mesure de contribuer à la fois en tant qu’employé et en tant qu’employeur.
Lire la suite de l’IRS sur les plans 401(k) à un seul participant.
Comment créer un plan 401(k) ?
Créer un plan 401(k) pour une entreprise – même petite – est un processus complexe. Ce qui suit est un aperçu de base des étapes pour obtenir l’approbation et démarrer le plan :
- Rédiger un plan avec l’aide d’un conseiller en plans et l’envoyer à l’IRS pour obtenir une lettre de détermination (approbation).
- Partager des informations avec les employés lorsque vous démarrez le plan, puis chaque année par la suite.
- Trouvez un fiduciaire (gestionnaire d’investissement) pour vous aider à décider comment investir les contributions et gérer les comptes individuels des employés.
- Commencez à verser les cotisations de l’employeur, si elles sont offertes, et à autoriser les cotisations des employés par le biais de votre système de paie.
Quelles sont les caractéristiques que je devrais avoir dans un 401(k) ?
Cotisations de contrepartie. Votre entreprise n’est pas tenue de verser des cotisations au plan, mais vous pouvez choisir de verser un pourcentage du salaire de chaque employé, vous pouvez égaler le montant que chacun verse (jusqu’à une limite déterminée), ou vous pouvez faire les deux. Dans le cadre d’un 401(k) traditionnel, vous pouvez modifier le montant que l’entreprise verse chaque année.
Enrôlement automatique. Une caractéristique de plus en plus populaire des plans de retraite au travail est l’inscription automatique, comme moyen d’augmenter la participation des employés. Vous pouvez mettre en place un plan individuel pour chaque employé, et déduire automatiquement les cotisations au plan de retraite de leurs chèques de paie. Chaque employé peut se retirer ou modifier le montant au fil du temps.
À partir du 1er janvier 2020, votre entreprise peut bénéficier d’un nouveau crédit d’impôt pouvant atteindre 500 $ pour la mise en place d’un nouveau compte d’inscription automatique, grâce à la loi SECURE Act, qui signifie « Setting Every Community Up for Retirement Enhancement ». Elle met en place de nombreuses dispositions destinées à renforcer la sécurité des retraites dans tout le pays. Ce crédit d’impôt pour l’auto-inscription des employeurs s’ajoute au crédit de démarrage décrit ci-dessus, et il est disponible pendant trois ans.
Acquisition des droits. Vous devez inclure un langage dans votre document de régime sur la façon dont les employés deviennent acquis au régime, mais votre entreprise peut fixer les détails. L’acquisition de droits dans un régime de retraite signifie la propriété. Si le compte de retraite d’un employé est acquis, il ne peut pas être perdu s’il quitte l’entreprise. L’acquisition des droits dépend du type de cotisation et de la durée de service de l’employé dans votre entreprise :
- Les cotisations propres d’un employé sont acquises à 100% immédiatement, selon la loi. Ces montants ne peuvent pas être perdus pour quelque raison que ce soit.
- Les contributions de l’employeur pour les 401(k)s peuvent avoir une variété de calendriers d’acquisition, comme déterminé par votre entreprise dans votre document de plan. Vous pouvez avoir une acquisition immédiate, une acquisition à 100% après un certain nombre d’années de service, ou un calendrier d’acquisition qui augmente le pourcentage d’acquisition de l’employé chaque année.
Tous les employés doivent être acquis à 100 % au moment où ils atteignent l’âge normal de la retraite, ou lorsque le régime prend fin.
Options de placement . Vous devrez décider comment investir l’argent dans les comptes des employés et quelles options de placement vous voulez mettre à leur disposition. Trouvez un conseiller en placement pour gérer les investissements et vous aider, vous et vos employés, à décider d’un menu d’options de répartition.
Information pour les participants
Vous devez faire des rapports périodiques aux participants au régime, notamment une description sommaire annuelle du régime et un relevé trimestriel individuel des prestations indiquant l’état du compte de chaque participant. Vous devez également déposer auprès du gouvernement fédéral un rapport d’information annuel appelé formulaire 5500 concernant votre régime.
TIP : Vous disposez d’une certaine discrétion sur ce que vous offrez aux employés dans le cadre d’un plan 401(k), mais en établir un comporte également de nombreuses exigences spécifiques. Cet article de l’IRS, « A Guide to Common Qualified Plan Requirements », contient plus d’informations sur les conditions minimales et ce que vous devez inclure dans votre plan.
Débordé ? Voici de l’aide
De nombreuses institutions financières, des vendeurs de plans et d’autres organisations proposent des plans 401(k) pré-approuvés par l’IRS, un modèle qui peut considérablement réduire la charge administrative liée à l’établissement et au maintien d’un 401(k).
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