L’organisation d’un événement avec des animations implique de nombreux détails que vous devez garder à l’esprit, mais il est facile de voir qu’un facteur particulier est au premier plan dans l’esprit de tous : le coût. La location de manèges, de jeux et d’autres installations de carnaval peut varier énormément en termes de coût, et il y a d’autres coûts à garder à l’esprit au-delà des seules machines.
Le coût global des manèges de carnaval
Le coût des machines, des stands, des manèges et des structures gonflables réels que vous souhaitez louer est très variable. Les petits jeux gonflables et les petites maisons gonflables, par exemple, pourraient ne coûter que 100 $ par jour à louer. Les engins gonflables plus grands et plus élaborés peuvent coûter 300 $ ou plus par jour. Les machines de très grande taille, comme une grande roue, peuvent coûter des milliers de dollars par jour. Une grande roue de 42 pieds de taille normale peut vous coûter 5 000 $ par jour !
Cela dépend en grande partie du type de machines, de jeux et de manèges que vous voulez louer, ainsi que de leur nombre et de leur durée.
Les gonflables simples, les machines de base et les jeux de carnaval ont tendance à être relativement bon marché à louer. Ils sont petits lorsqu’ils sont rangés, ils sont faciles à installer – certains ne nécessitent qu’un accès à l’électricité pour une pompe à air – et ils sont triviaux à transporter.
Les machines de milieu de gamme comme les trains sans rails, les taureaux mécaniques et les simples tourniquets sont un peu plus chères, généralement parce qu’elles nécessitent plus d’installation et de transport.
Les machines, les manèges et les engins plus grands, comme une tyrolienne, un mur d’escalade ou un manège à élastique coûtent généralement plus cher à la location, car il y a d’autres coûts associés roulés dans le prix. Le plus courant, bien sûr, est le personnel ; si vous avez besoin d’un opérateur qualifié pour faire fonctionner le manège, vous devez également le payer.
Lorsque vous contactez un organisateur d’événements pour réserver des manèges et des jeux de carnaval, vous pourrez obtenir un devis complet du coût global de la location de tous les divertissements que vous souhaitez. Vous pouvez également demander une liste détaillée des coûts, pour voir où se situent réellement les dépenses, et prendre la décision de supprimer certains manèges pour respecter votre budget. Bien sûr, toute entreprise de ce type sera plus que disposée à travailler avec vous pour rester sous le budget tout en fournissant la quantité parfaite de divertissement pour votre événement.
Vous pouvez toujours louer un événement complet de carnaval, avec des dizaines de manèges pour une semaine complète de plaisir et de jeux. Alternativement, vous pouvez louer quelques manèges et jeux pour un jour ou deux de divertissement pour un événement plus court. La flexibilité est le nom du jeu, et il y a toujours quelque chose de disponible pour n’importe quel événement et n’importe quel lieu.
Le coût de l’installation
L’installation est généralement un frais attaché au coût global de la location de matériel de carnaval, mais ce frais variera en fonction du nombre et de la complexité des manèges.
Donc, quels sont les facteurs qui entrent en ligne de compte ?
- Transport de l’équipement jusqu’à votre site. Lorsque vous êtes plus éloigné de l’endroit que vous louez, en particulier si vous êtes à la limite de leur zone de service, vous pouvez voir des frais plus importants que si vous étiez plus proche. Ce n’est pas toujours le cas, mais certaines entreprises ajustent les frais en fonction de la distance, ou ajoutent des frais kilométriques pour le transport.
- Mise en place mécanique. Les grands manèges et toboggans gonflables nécessitent de savoir comment les mettre en place pour éviter d’endommager le manège ou d’autres articles dans la zone environnante. Les dispositifs mécaniques plus complexes, comme les tourniquets, les taureaux mécaniques ou les balançoires, nécessitent des connaissances en mécanique et des opérateurs formés pour les installer et les démonter.
- Accessoires. En plus des manèges que vous louez, vous pouvez également avoir besoin d’un assortiment d’accessoires et d’autres articles. Les tables, les chaises et les tentes sont un élément de base d’un bon événement, et une bonne entreprise prévoira d’apporter ce qui est nécessaire pour l’événement, plutôt que de vous en laisser le soin.
- Énergie. Alors que certains sites vous permettent de puiser dans leur électricité, certains ne le font pas, et certains n’ont pas d’électricité disponible à utiliser. Dans ces cas, vous avez besoin de courant quelque part, et c’est là que les générateurs entrent en jeu. La location de générateurs représente un coût supplémentaire, mais il vaut mieux le payer que de ne pas avoir d’électricité pour votre événement.
La mise en place variera en fonction de votre lieu, de votre événement, de vos besoins et de vos ressources existantes. Assurez-vous toujours de laisser suffisamment de place dans votre budget pour couvrir la mise en place et les autres accessoires.
Le coût du personnel
Comme mentionné au passage ci-dessus, l’équipement a généralement besoin de personnel. Le personnel formé doit être payé pour son temps. Cela dit, le coût d’exploitation d’un manège est généralement inclus dans les frais de location de ce manège, donc vous n’allez pas toujours voir des postes supplémentaires pour les coûts de personnel.
Le personnel est nécessaire pour :
- Transport des manèges vers le lieu de l’événement.
- Mise en place des manèges et autres machines dans le lieu, avant le début de l’événement.
- Surveillance et exploitation des manèges. Cela peut être une personne par manège, ou peut-être en exiger plus d’une pour certains manèges complexes.
- Fonctionnement de certains jeux et autres divertissements. Pour les jeux simples, il peut suffire d’une personne pour faire fonctionner plusieurs jeux.
En outre, du personnel est nécessaire pour certains autres extras que vous pourriez avoir lors de votre événement, tels que :
- Un barman agréé si vous louez les services d’un bar sur votre site.
- Des vendeurs de nourriture fournissant des concessions pour votre événement. Bien sûr, vous pouvez les réserver séparément auprès d’une société de restauration, ou louer des food trucks, donc cela peut aussi varier.
- Personnel de sécurité dans certains cas.
- Maintenance pour les machines au cas où elles tomberaient en panne.
Les personnes sont souvent la partie la plus coûteuse de tout événement, mais la façon dont les coûts s’alignent pour la location de matériel de carnaval dépend beaucoup de l’équipement que vous voulez, de la quantité que vous voulez et de la durée de la location.
Le coût des prix
Alors qu’ils ne sont pas nécessairement importants pour les manèges de carnaval, vous voulez parfois louer des jeux au lieu des manèges. Les jeux de carnaval peuvent être amusants en soi, mais nous savons tous ce que vous voulez vraiment lorsque vous assistez à une fête foraine ou à un événement de type foire : les prix !
Maintenant, vous pouvez toujours fournir vos propres prix. Un système de tickets est facile à mettre en place pour les jeux de carnaval, avec un seul stand centralisé rempli de prix que les participants peuvent acheter avec des tickets. En fournissant vos propres prix, vous pouvez inclure des vêtements à l’effigie de votre entreprise et d’autres articles de ce type. Vous pouvez également inclure d’autres articles comme des bons d’alimentation et des entrées de tombola. Une configuration de prix commune que nous avons vue est des boîtes de tombola personnalisées, plutôt que des prix individuels, pour une touche plus personnalisée.
D’autre part, vous pouvez embaucher un support de prix auprès de la société que vous réservez pour vos jeux. Il s’agira généralement d’une gamme de prix essentiellement génériques, comme des peluches et des articles électroniques.
La gamme de prix varie, bien sûr, et vous devrez en discuter avec votre société d’organisation d’événements. N’oubliez pas que vous aurez besoin d’un préposé disponible pour votre comptoir de prix !
Le coût de l’électricité
Cela a été mentionné plus haut, mais tout bon événement va avoir besoin d’une certaine manière d’accès à l’électricité pour fonctionner avec succès. Généralement, vous obtiendrez de l’énergie de l’une des deux façons suivantes.
Premièrement, vous pouvez obtenir de l’énergie du lieu de l’événement. Si vous organisez un événement sur un champ de foire, dans un centre de congrès ou dans un autre espace événementiel public, vous serez probablement en mesure d’exploiter l’énergie du lieu même. Certains lieux pourraient fournir de l’électricité moyennant des frais supplémentaires, tandis que d’autres la fournissent dans le cadre du coût de réservation du lieu.
Deuxièmement, vous pouvez obtenir votre électricité à partir de générateurs. Que vous apportiez les vôtres ou que vous les louiez, les générateurs nécessitent de l’espace, du carburant et une surveillance pour s’assurer de leur bon fonctionnement. Si votre lieu de réception est à l’intérieur mais que vous n’avez pas accès à leur alimentation, vos générateurs devront être placés à l’extérieur avec des câbles passant à l’intérieur pour alimenter les jeux et les jeux.
Veuillez toujours vous assurer que vous avez de l’électricité en ligne pour votre événement ! Rien n’est pire que de voir votre équipe de montage arriver, pour découvrir qu’elle ne peut pas utiliser l’électricité disponible, ou qu’il n’y a pas d’électricité du tout.
Le coût des extras
Il y a beaucoup d’extras que vous pouvez réserver auprès des mêmes personnes que vous réservez vos manèges, ou auprès d’autres fournisseurs. Les obtenir tous sous forme de forfait peut être moins cher que de les réserver individuellement, mais vous voudrez vérifier deux fois la qualité des services que vous réservez dans les deux cas.
Quel type d’extras pourriez-vous réserver ?
- Photographie. De nombreux événements ont pour but de créer des souvenirs, alors engager un photographe pour capturer ces souvenirs est une évidence.
- DJs. Une personne en charge de la musique, des annonces et autres divertissements audibles peut être un élément crucial de certains événements.
- Des clowns. Particulièrement pertinents pour les événements axés sur les enfants, les clowns et autres amuseurs peuvent être un atout énorme pour la fête.
- Caricaturistes. Les artistes peuvent fournir un divertissement unique et un produit unique que vos participants pourront rapporter chez eux.
- La peinture sur visage ou l’aérographie. Une partie de se mettre dans l’esprit d’un événement est de s’habiller en conséquence, et les tatouages à l’aérographe ou la peinture sur visage peuvent être un bon amusement pour les participants de tous âges.
- Art sur ballons. Certains clowns peuvent faire double emploi en tant qu’artistes de ballons, aussi bien.
- Magiciens. Un bon magicien peut divertir une foule toute la journée, avec une variété de tours allant des cartes aux oiseaux et au-delà.
- Costumiers saisonniers. Certains événements, en particulier les événements saisonniers, pourraient vouloir un Père Noël, un lapin de Pâques, ou un autre costumier spécifique à l’événement disponible pour faire la tournée.
- Projecteurs de films. Si votre événement se déroule après la tombée de la nuit ou a une salle intérieure sombre, un projecteur de films peut être un excellent ajout.
- Musique en direct. Réserver un groupe pour un ensemble unique peut être une grande partie de nombreux événements, et selon le groupe, pourrait même devenir une pièce maîtresse du divertissement.
Tous ces éléments sont facultatifs en fonction du type d’événement que vous organisez, de votre budget et de l’atmosphère que vous recherchez. Chacun d’entre eux que vous voulez réserver sera un coût supplémentaire, bien sûr, mais lorsqu’ils sont enveloppés dans le paquet total de votre événement, ils peuvent être tout à fait abordables.
Le coût d’annulation
Un coût que vous espérez ne jamais rencontrer est le coût d’annulation. Il peut s’agir de frais d’annulation après une certaine date, ou d’un dépôt non remboursable, ou quelque chose entre les deux. En général, ce n’est un problème que si votre événement tombe en ruine, si votre budget a été refusé ou si votre lieu d’accueil a une raison d’annuler. Il y a un nombre infini de raisons pour lesquelles une annulation peut se produire, cependant, et nous ne sommes pas là pour juger.
Les frais d’annulation sont simplement un fait de faire des affaires avec une entreprise qui doit préparer, expédier et programmer ses biens. Si vous annulez à la dernière minute, non seulement l’entreprise perd ce que vous aviez réservé, mais elle perd ce que ces actifs auraient pu faire si vous ne les aviez pas verrouillés dans votre contrat. Les frais d’annulation couvrent cela.
Toujours être conscient de ce que sont les politiques d’annulation avec toute entreprise que vous réservez. Il n’y a aucune excuse pour être pris au dépourvu par celles-ci lorsque votre contrat est clairement disponible, et elles ne seront généralement pas flexibles ou remboursables, quelles que soient les circonstances. Malgré tout, avec une bonne entreprise, votre événement devrait se dérouler sans problème et vous n’aurez jamais à vous soucier de l’annulation du tout.
Maintenir les coûts dans votre budget est toujours possible, peu importe à quel point ce budget est serré ou inflexible. Il vous suffit de définir les bonnes attentes, de planifier une fête de la bonne taille et de réserver exactement ce dont vous avez besoin.
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