Une facture proforma est un ajout utile au processus de facturation de toute entreprise – malheureusement, elles sont souvent négligées ou mal comprises, ce qui signifie que de nombreuses petites entreprises et freelances ne tirent pas le meilleur parti de leur logiciel de facturation.
Afin de fournir un peu plus d’informations sur ce que sont les factures proforma et comment elles peuvent être utilisées, voici cinq choses que vous devez savoir sur les factures proforma.
Une facture proforma n’est pas une vraie facture….
Il y a quelques éléments requis pour qu’un document soit considéré comme une vraie facture (ou légale), notamment le mot » facture » et un numéro de facture unique. Sans ces éléments d’information, une facture n’a aucune valeur juridique ou financière.
Une facture proforma ne doit pas inclure de numéro de facture, et elle doit dire « facture proforma » au lieu de simplement « facture ». Parce qu’elles ne répondent pas aux exigences d’une véritable facture, les factures proforma n’ont pas le même poids juridique, ce qui signifie que :
- Les clients ne sont pas tenus de payer le montant indiqué sur une facture proforma
- Le montant total dû ne doit pas être enregistré dans les comptes fournisseurs d’un client ou les comptes clients d’un fournisseur
- Vous ne pouvez pas utiliser les factures proforma pour récupérer la TVA.
…mais une facture proforma utilise bien le même modèle de facture
À part un numéro de facture et la mention » facture proforma « , une facture proforma ressemble beaucoup à une facture ordinaire. Elles contiennent à peu près les mêmes informations, et vous pouvez utiliser le même modèle de facture pour les factures proforma et les factures ordinaires – y compris les mises en page, les images ou les logos.
Comme une facture ordinaire, les factures proforma doivent inclure les coordonnées, une date d’émission, une description des biens ou des services fournis, le montant total dû et la TVA éventuelle. Elles pourraient également inclure des détails de paiement ou des conditions générales – comme les méthodes de paiement que vous acceptez et la date à laquelle le paiement est attendu.
Une facture proforma est différente d’un devis
Les devis et les factures proforma sont souvent utilisés à des points similaires du processus de facturation, et ils indiquent tous deux à un client le montant qu’il peut s’attendre à payer pour une commande particulière. Cependant, si les devis et les factures proforma peuvent être utilisés de manière similaire, ils ne sont pas exactement les mêmes.
Une facture proforma est généralement envoyée lorsqu’un client s’est engagé à effectuer un achat mais ne peut pas recevoir de facture officielle parce que les derniers détails n’ont pas été confirmés. D’autre part, un devis est envoyé à un client qui a fait une demande de renseignements mais qui souhaite obtenir plus d’informations avant de s’engager à acheter quoi que ce soit.
Comme pour un devis, le prix indiqué sur une facture proforma n’est pas définitif, mais il est important que vous fournissiez la meilleure estimation possible afin que votre client ne soit pas surpris lorsqu’il reçoit la vraie facture.
Une facture proforma peut vous aider à être payé plus rapidement
Lorsque vous réalisez une vente, votre client est tenu de payer dans un délai précis. Au Royaume-Uni, la date d’échéance par défaut est de 28 jours après l’émission d’une véritable facture ou la réception par le client de ses biens ou services – mais vous pouvez fixer d’autres conditions, notamment demander un paiement anticipé.
Bien que la date d’échéance de la facture soit toujours fixée par la facture finalisée, les factures proforma peuvent accélérer le processus de paiement en indiquant à votre client le montant qu’il doit à l’avance. Cela donne à votre client le temps de prendre les dispositions nécessaires, comme transférer de l’argent ou obtenir l’approbation d’un responsable ou d’un partenaire commercial.
Il est facile de créer une facture proforma avec un logiciel de facturation
L’une des façons les plus rapides et les plus simples de créer des factures proforma est avec un & logiciel de facturation comptable comme Debitoor. Lorsque vous utilisez un logiciel de facturation, vous pouvez être sûr que vos factures proforma sont formatées et étiquetées correctement – tout ce que vous avez à faire est de remplir les détails et de cliquer sur » enregistrer « . Une fois qu’une facture proforma a été acceptée par le client, elle peut être convertie en facture ordinaire en quelques clics seulement !
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