19 juillet 2019
Si vous avez du mal à faire face à la croissance de votre entreprise, voici quelques solutions utiles à mettre en pratique en matière de progrès.
Lorsqu’une entreprise se développe, il y a toujours des problèmes opérationnels qui accompagnent les progrès qu’elle a réalisés ; de nombreuses entreprises sont confrontées à des questions et des problèmes qui peuvent donner l’impression d’être difficiles à gérer. Maintenant que votre entreprise a fait face aux problèmes de démarrage, il est important d’avoir des solutions en place afin de pouvoir surmonter les douleurs de croissance lorsqu’elles se présentent.
Depuis la gestion de l’incertitude de l’orientation de votre entreprise jusqu’à la prise en charge des frais généraux, ces préoccupations communes surgissent plus souvent que vous ne le pensez, et peuvent être coûteuses si elles ne sont pas contrôlées. Ici, nous allons présenter 10 des problèmes opérationnels les plus fréquents auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu’elles se développent, et ce qu’elles doivent faire pour les surmonter.
Qu’est-ce que les problèmes opérationnels dans les entreprises ?
Dans tout type d’entreprise, les problèmes opérationnels sont tout type de problème qui survient et qui peut rendre une entreprise moins rentable. Comme cet article le montrera clairement, il existe de nombreuses catégories différentes qui composent les problèmes opérationnels, chacune ayant ses propres résultats indésirables. De manière générale, cependant, ils provoquent de grandes ponctions sur l’énergie et les ressources de l’entreprise, peuvent affecter les performances opérationnelles, causer des problèmes d’exécution de la stratégie et faire obstacle à la croissance d’une entreprise s’ils ne sont pas traités correctement.
Navigation rapide
- Gestion des frais généraux
- Surveiller les performances
- Écouter le retour d’information
- Répondre à la concurrence
- Réglementation et conformité
- Incertitude
- Cyber risques
- Trouver le bon personnel
- Fidéliser les clients
- Flux de trésorerie
Gérer les frais généraux
Les frais généraux peuvent facilement s’accumuler, qu’il s’agisse de frais administratifs, d’assurance, de loyer ou de services publics. Les frais généraux excessifs peuvent être particulièrement dommageables s’ils ne sont pas gérés en temps opportun, ils constituent donc un problème assez important auquel les petites entreprises doivent faire face.
Exemple
Qu’il s’agisse d’un retard de loyer, de paiements de services publics manqués, de matériel de bureau ou de dépenses excessives de l’entreprise, les frais généraux en spirale peuvent être nombreux.
La solution : Faites le point sur vos dépenses et voyez ce qui peut être réduit. Tout service qui est excédentaire par rapport aux besoins de votre équipe ou de vos clients doit être revu à la baisse. Des solutions rapides comme le cloud computing, les services d’appels vidéo gratuits, le télétravail lorsque cela est possible, et la location plutôt que l’achat de matériel de bureau, peuvent toutes être utiles ici.
Suivi des performances
Comment mesurez-vous les performances ? Et, comment les indicateurs potentiels illustrent-ils que votre équipe donne le meilleur d’elle-même ? Si certains membres de votre équipe ne travaillent pas aussi bien qu’ils le devraient, votre entreprise pourrait en souffrir.
Exemple
La mauvaise performance d’un membre de votre personnel commence à affecter le moral du reste de l’équipe, ce qui a eu un impact sur sa propre productivité en conséquence.
La solution : Détaillez un ensemble d’indicateurs de performance qui montrent à quel point votre équipe et votre entreprise sont performantes. Plutôt que d’utiliser des indicateurs financiers simplistes, il peut être très bénéfique d’identifier, de clarifier et de convenir des attentes des équipes respectives. Identifiez comment les résultats seront mesurés, suivez les progrès réalisés et évaluez les performances à la fin du cycle de gestion.
Écouter les commentaires
Dans le monde des affaires moderne, votre image et votre réputation peuvent facilement être affectées par des critiques négatives en ligne. De même, les clients attendent un service client rapide et efficace. C’est aux entreprises d’écouter les commentaires qu’elles reçoivent, afin de se mettre en position de fournir un service satisfaisant à leur public principal.
Exemple
Il y a eu une plainte concernant la convivialité de votre site Web, ce qui a provoqué une baisse du trafic et des affaires qu’il a reçues dernièrement. Vous devez maintenant agir…
La solution : Envisagez d’investir dans un consultant ou une tierce partie qui peut surveiller la façon dont vous êtes perçu en ligne et qui peut mettre le doigt sur ce qui ne va pas dans votre service client. Ils vous aideront pour tout, du choix des bons employés en contact avec la clientèle à la rationalisation du processus de transfert.
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Répondre à la concurrence
De nos jours, créer une entreprise est plus réaliste et réalisable que jamais. Mais, avec autant d’informations et de conseils facilement accessibles, cela signifie qu’il peut théoriquement y avoir plus de concurrence sur le même marché. Et que votre concurrence se concentre sur un seul service ou sur un marché plus large, comment vous démarquer des autres ?
Exemple
Un concurrent propose le même produit/service à un prix inférieur au vôtre, emportant avec lui une part non négligeable de votre clientèle.
La solution : Garder un œil sur l’activité des concurrents peut vous donner une piste interne sur la façon de prendre de l’avance. Le suivi de leurs processus et pratiques peut vous aider à anticiper leurs prochains mouvements – et à adapter votre stratégie en conséquence.
Comme mentionné précédemment, optimisez votre service client de manière à dépasser les attentes. Identifiez les aspects de votre service et/ou produit que vos clients apprécient le plus, et offrez-y le meilleur service.
Soyez un adopteur précoce des nouvelles technologies ainsi que des processus, produits et solutions. Rendez votre site compatible avec les mobiles, exploitez efficacement le pouvoir des médias sociaux et faites une impression durable dans tout ce que vous faites. Montrer à vos clients que vous êtes une entreprise avant-gardiste et progressiste, avec un produit ou un service à la hauteur, est un moyen fort de vous démarquer sur un marché encombré.
Réglementation et conformité
La réglementation et la conformité peuvent être un problème majeur si elles ne sont pas traitées correctement. À mesure que les marchés et les technologies évoluent, ils apportent avec eux un nouvel ensemble de règles et de réglementations. Malheureusement, les entreprises ignorent souvent, ou ne comprennent pas, ce qu’on leur demande. À ce stade, les amendes et les pénalités entrent en jeu, et quelque chose qui aurait pu être facilement résolu devient un problème.
Exemple
L’adoption récente du GDPR, qui est entré en vigueur en mai 2018.
La solution : En fonction de votre secteur, tenter de comprendre le libellé complexe de toute nouvelle réglementation pourrait s’avérer être une bataille ardue, surtout avec tout ce qui se passe dans votre entreprise. Envisagez d’embaucher un consultant pour vous faciliter le processus de mise en conformité si nécessaire.
Incertitude
On ne sait jamais exactement ce qui va se passer dans le futur, mais vous pouvez vous préparer aux tendances des clients et du marché avec une planification prospective astucieuse. La plupart des entreprises auront une sorte d’objectif pour l’avenir tracé, mais il est surprenant de voir combien d’entre elles échouent à planifier les périodes d’incertitude.
Exemple
La fluctuation des tendances du marché dans un climat économique changeant peut amener les entreprises à s’étouffer, créant un malaise parmi leurs employés.
La solution : Avec l’incertitude à la barre, les objectifs à court terme prennent le dessus. Cependant, il ne faut jamais négliger l’importance des objectifs à long terme. Mettez en place un plan sur cinq ou dix ans et équilibrez-le avec des stratégies à court terme plus ponctuelles pour garder votre entreprise sous contrôle.
Les cyber-risques
Plus qu’un simple problème informatique, la cyber-sécurité représente de plus en plus un risque pour toutes les entreprises. Si la cybersécurité n’est pas correctement gérée, les entreprises se laissent exposer à un nombre croissant de menaces qui peuvent conduire à des vols de données, des piratages et d’autres attaques.
Exemple
Le vol de données a conduit à l’exposition d’informations importantes sur les clients, créant une méfiance parmi votre clientèle.
La solution : Une approche qui intègre la cyberprotection dans tous les aspects de l’entreprise, du département informatique à la formation de ses employés, est recommandée. Des cadres de cybersécurité sont à la disposition des entreprises et beaucoup d’entre eux ont une approche utilitaire, couvrant le contexte de l’entreprise, la politique et les normes, les capacités et les contrôles de sécurité, ainsi que l’environnement.
Trouver le bon personnel
A mesure que l’entreprise se développe et que vous voyez les succès augmenter, vous aurez, je l’espère, une meilleure idée du type de personne qui convient à votre entreprise. Dans une petite entreprise, les compétences et la personnalité ont tendance à être privilégiées par rapport aux autres qualités, mais tout le monde ne sera pas la bonne personne pour une entreprise donnée.
Exemple
Vous vous êtes engagé dans un long processus d’embauche, pour découvrir que vous avez embauché quelqu’un qui ne correspond pas à l’entreprise.
La solution : Avant, pendant et après le processus d’embauche, il est important d’adapter votre style de gestion aux différentes personnalités du bureau. Cherchez ce qui fonctionne le mieux pour chaque individu ; certains aiment travailler en groupe, d’autres sont plus satisfaits de réaliser des tâches seuls.
Présenter les candidats à votre équipe si possible, afin de déterminer comment la dynamique peut fonctionner. Cela peut prendre la forme d’une invitation du futur supérieur hiérarchique du candidat dans le processus d’entretien.
Créez un environnement dans lequel votre personnel peut s’épanouir. Soyez transparent avec leurs attentes, leurs préoccupations et leurs réussites, et créez un équilibre entre vie professionnelle et vie privée qui assure le confort et le bonheur de toute l’équipe.
Fidéliser les clients
À ce stade, vous aurez identifié une base de clients qui gravitent autour de votre service ou de votre produit, mais comment vous assurer qu’ils restent avec vous et reviennent régulièrement ?
Exemple
Les affaires ont été irrégulières, les clients ne revenant pas aussi souvent que vous l’aviez espéré, et les choses commencent à se tarir davantage…
La solution : Examinez les caractéristiques de vos meilleurs clients actuels, ceux qui utilisent votre service de manière répétée et parlent en bien de votre marque. Quels sont les traits communs entre eux ? N’ayez pas peur de demander à vos meilleurs clients ce qu’ils veulent – le retour d’information fait partie intégrante de la recherche et de la fidélisation de clients appréciés.
Flux de trésorerie
Qu’il s’agisse de factures impayées, de sorties imprévues ou de paiements en attente, les problèmes d’argent peuvent être un problème majeur. Avec tant de choses à équilibrer, maintenir un flux de trésorerie sain est essentiel pour survivre en tant qu’entreprise.
Exemple
L’entreprise réalise un travail et est payée après un mois. Cependant, vous devez également tenir compte des coûts d’infrastructure, du salaire des employés et de vos dépenses personnelles…
La solution : Planifiez et budgétez autant que possible. Il existe de nombreux outils de gestion de l’argent pour suivre vos flux de trésorerie. Recherchez des applis qui peuvent créer des budgets, calculer la TVA, automatiser les paiements de factures et vous alerter en cas de sorties inhabituelles.
Il pourrait être judicieux de chercher à fixer les coûts dans la mesure du possible. Les frais généraux essentiels tels que les coûts énergétiques peuvent être fixés, nos produits Shield Gas et Shield Electricity en étant de parfaits exemples.
Par-dessus tout, soyez toujours prêt et disposé à apprendre lorsque votre entreprise traverse une période de croissance ; cela peut être un peu intimidant, mais c’est souvent extrêmement excitant et incroyablement gratifiant.
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