Si eres autónomo, freelance o propietario de una pequeña empresa, probablemente no seas ajeno al concepto de facturación, a la fijación de plazos de pago y a los largos tiempos de espera para cobrar.
No cabe duda de que, aparte del trabajo de calidad que realizan para los clientes, la creación y el envío de facturas para cobrar forman parte de la rutina de las pequeñas empresas. Y para algunos, resulta muy frustrante cuando estas facturas no son tratadas con ningún tipo de prioridad por los clientes a los que se envían, ergo, los autónomos y las pequeñas empresas están hartos de que los clientes tarden mucho más en pagarles de lo que realmente deberían.
Como cualquier otro trabajador, los freelancers tienen facturas que pagar y gastos diarios que manejar – una caída en el flujo de efectivo mensual no es ciertamente ideal, y es una sensación terrible saber que estás atrasado en algunas facturas mientras esperas ese pago de ese gran trabajo que hiciste hace semanas – incluso después de correos electrónicos de ida y vuelta con tu cliente para acelerar el proceso de pago.
Aquí te explicamos cómo puedes protegerte de tener que lidiar con estas desafortunadas situaciones como freelance y asegurarte de que estás cobrando a tiempo.
¿Qué significa vencido al recibir?
No hay ningún mensaje sutil y subversivo detrás de las palabras «vencido al recibir» aquí. Esencialmente significa que el pago debe realizarse inmediatamente después de que su cliente reciba la factura.
Es una forma directa de exigir que su cliente tenga listo el pago de su trabajo lo antes posible. En los casos ideales, un pago en el mismo día es posible, pero los términos «debido a la recepción» normalmente significan que el pago debe esperarse para el siguiente día hábil.
¿Qué significa pagar una factura al recibirla?
Pagar una factura al recibirla representa un concepto inverso al anterior debido a la recepción. En este caso, usted es el cliente que tiene que pagar por una lista detallada de productos o servicios que se le vendieron – y la cantidad total de dinero que tiene que pagar se refleja en la factura que recibe.
Una factura es lo que usted recibe de otros y tiene que pagar de su bolsillo para liquidar, mientras que una factura es lo que usted envía a otros para recibir el pago.
¿Cómo pedir educadamente el pago de una factura y que te paguen?
Como autónomo o propietario de una pequeña empresa, no hay nada peor que parecer que estás desesperado por cobrar a los ojos de tus clientes. Siempre es una buena idea mantener la profesionalidad en todos los aspectos de tus relaciones comerciales, por muy dura que sea la situación.
Aunque tus clientes están legalmente obligados a pagarte en el tiempo que has especificado en tu factura, seguro que te enfrentas a retrasos en el pago de alguna forma o manera en tu trayectoria de Pequeña y Mediana Empresa.
Aquí tienes unos cuantos pasos que puedes seguir para conseguir que tus clientes te paguen por el trabajo que has hecho, asegurarte de que tus facturas vencidas al recibirlas se resuelven, y a la vez seguir siendo completamente profesional.
Correo electrónico como primer recordatorio para comprobar que tu cliente ha recibido la factura
Si tu cliente no ha pagado en la fecha de vencimiento de recepción indicada en las condiciones de pago de tu factura, comprueba primero que no se ha producido ningún error de comunicación en el proceso. Es posible que usted no sea el único contratista que trabaja en proyectos para su cliente. En algunos casos, es posible que su factura inicial se haya perdido en su bandeja de entrada, un simple error tecnológico.
Envíe un correo electrónico a su cliente para recordarle amablemente que el pago se debe a su trabajo y que ya ha pasado la fecha de vencimiento acordada por escrito. Asegúrese de que han recibido su primera factura y de que han entendido el plazo de pago que usted estableció en ella.
Llame a su cliente como segundo recordatorio de pago
Si la correspondencia inicial por correo electrónico no tiene éxito en conseguir que su cliente le pague puntualmente, el siguiente curso de acción es hablar con su cliente por teléfono. Una llamada telefónica le permite una línea de comunicación directa con su cliente para resolver sus problemas de pago.
Durante la llamada, identifíquese y explique con calma que ha intentado ponerse en contacto en múltiples ocasiones a través del correo electrónico con respecto a un pago atrasado. Intente conseguir el pago de su cliente por teléfono si es posible, mediante una transferencia bancaria directa o un pago con tarjeta de crédito. De lo contrario, asegure un compromiso por escrito sobre la fecha y el método de pago de su cliente que pueda usarse como referencia legal si se requiere.
La idea es ejercer la suficiente presión para que su cliente pague lo que le debe, siendo estrictamente profesional al respecto y destacando que ya ha pasado la fecha de vencimiento de la recepción que usted acordó en las condiciones de pago iniciales.
Considere la posibilidad de dejar de trabajar con su cliente
A estas alturas, si su cliente sigue sin pagar, ha incumplido las condiciones de pago iniciales y usted sigue persiguiendo el dinero que se le debe, podría ser el momento de reconsiderar sus vínculos comerciales con el cliente o la empresa. Como propietario de una pequeña empresa, ya tiene suficiente con tener que lidiar con clientes que se retrasan en el pago y que nunca parecen cumplir con su palabra.
Si estás trabajando en un proyecto de gran envergadura y tu cliente se niega a pagarte los hitos que has presentado hasta el momento, infórmale (de manera profesional) que dejarás de trabajar en el proyecto hasta que tu cliente realice el pago de las facturas pendientes.
Sin embargo, es mejor que tengas en cuenta que este paso podría molestar a tu cliente y escalar el problema. Sopese sus opciones cuidadosamente antes de dar este paso: si ya no confía en que su cliente moroso represente una buena asociación para su negocio, entonces es mejor cortar los lazos y pasar a otro mejor que sea capaz y esté dispuesto a pagarle de forma justa y puntual.
Utilice los servicios de agencias de cobro
Sin ninguna duda, contratar los servicios de agencias de cobro de deudas escalará los problemas de morosidad entre usted y su cliente. Sin embargo, esta es una de las formas más seguras de conseguir el dinero que te deben. Tenga en cuenta que los servicios de las agencias de cobro de deudas son caros – a menudo llegan hasta el 50% de la cantidad que cobran de un deudor.
Si está dispuesto a desembolsar una parte significativa de su pago, entonces esta es la opción para usted. Esto es especialmente útil si está esperando un gran pago de su cliente para un gran proyecto – recuperar al menos parte del dinero adeudado es sin duda mejor que esperar durante semanas o incluso meses para una actualización, en algunos escenarios del peor caso.
Investiga tus opciones legales
Ya sea que elijas litigar o arbitrar, considera la acción legal como un recurso final. Los documentos legalmente vinculantes, como los contratos y las facturas, se utilizarán para asegurar un caso para su demanda contra su cliente moroso. Recuerde que los juicios llevan tiempo y, lo que es más importante, dinero en forma de honorarios de abogados, así que considere sus opciones a fondo antes de elegir emprender acciones legales.
¿Cuándo debe pagarse una factura?
Las condiciones generales de pago (si no se ha acordado lo contrario de antemano) es que el cliente o la clienta debe realizar el pago en un plazo de 30 días a partir de la recepción de su factura de bienes o servicios.
Esencialmente, se le permite establecer sus condiciones de pago con sus clientes también. Algunos negocios optan por ofrecer descuentos por pagos tempranos y por adelantado también para motivar a los clientes a pagar antes.