Una reunión de inicio es la primera reunión con el equipo del proyecto y el cliente del mismo. Esta reunión seguiría a la definición de los elementos base para el proyecto y otras actividades de planificación del proyecto. En esta reunión se presenta a los miembros del equipo del proyecto y al cliente y se ofrece la oportunidad de discutir el papel de los miembros del equipo. En esta reunión también se pueden discutir otros elementos base del proyecto que involucran al cliente (cronograma, informe de estado, etc.).
Si hay algún miembro nuevo del equipo, se explica el proceso a seguir para mantener los estándares de calidad de la organización. El líder del proyecto aclara si existe alguna ambigüedad en las implementaciones del proceso.
Se discute especialmente sobre las legalidades involucradas en el proyecto. Por ejemplo, el equipo de diseño que interactúa con el equipo de pruebas puede querer que un coche se pruebe en las carreteras de la ciudad. Si los permisos legales no son mencionados por la parte interesada durante el inicio, la prueba puede ser modificada más tarde para cumplir con las leyes de tráfico locales (esto causa un retraso no planificado en la implementación del proyecto). Por lo tanto, lo mejor sería tener una discusión sobre esto durante la reunión de inicio y hacer un seguimiento por separado, en lugar de proceder con suposiciones y más tarde verse obligado a replantear los procedimientos de prueba.
La reunión de inicio es un generador de entusiasmo para el cliente y muestra un resumen completo del proyecto hasta el momento. Al mostrar un conocimiento exhaustivo del objetivo y de los pasos para alcanzarlo, el cliente gana confianza en la capacidad del equipo para realizar el trabajo. La puesta en marcha significa que el trabajo comienza.