Aunque el término se utiliza con relativa frecuencia en los círculos empresariales, una definición clara de «asistente virtual» y de lo que puede proporcionar a una empresa o a un individuo sigue siendo difícil de entender. En una época en la que los asistentes virtuales pueden ser confundidos con robots de inteligencia artificial con capacidades limitadas, es importante entender que los asistentes virtuales son muy humanos y capaces de manejar una serie de tareas relacionadas con el negocio que pueden ahorrarte un tiempo y dinero inestimables.
¿Qué es exactamente un asistente virtual?
Una vez que la definición concisa y precisa de un asistente virtual, o VA, es «un profesional independiente altamente cualificado que proporciona de forma remota servicios de apoyo administrativo, técnico y / o creativo de negocios.» El inicio de los asistentes virtuales surgió del boom tecnológico de los años 90, que permitió que las empresas y los contratistas independientes estuvieran mejor conectados que nunca. El trabajo que antes tenía que realizarse in situ podía delegarse en asistentes remotos facilitados por Internet y otras formas de comunicación agilizada.
Los asistentes virtuales son algo más que simples secretarias que resultan ser contratistas individuales fuera de la empresa. Un aumento de las empresas que se especializan en proporcionar asistentes virtuales, como individuos que quieren o necesitan trabajar desde casa ha significado una mayor especialización cuando se trata de lo que los servicios de un asistente virtual puede proporcionar. Dado que los asistentes virtuales tienden a ofrecer servicios a numerosos clientes, proporcionan opciones de programación flexibles que significan que usted sólo paga por las horas que realmente necesita que trabajen. Es un marcado contraste con los asistentes administrativos a tiempo completo, cuyo salario a tiempo completo puede oscilar entre los 35.000 y los 50.000 dólares antes de tener en cuenta los beneficios y las bonificaciones. Independientemente de si usted mismo es un contador, diseñador, abogado o asistente virtual, hay un asistente virtual de alta calidad y de bajo costo que puede estar a su espalda y llamar siempre que lo necesite.
¿Qué circunstancias requieren la asistencia de un asistente virtual?
Si bien «asistente virtual» es un término amplio que abarca desde un experto jubilado en el campo financiero hasta alguien que está bien versado en el manejo de una serie de tareas administrativas, hay tareas cotidianas que los asistentes virtuales tienden a ser capaces de manejar con destreza. El mercado de los asistentes virtuales crece y se especializa cada día, pero algunas tendencias comunes en la contratación de asistentes virtuales han sido bien establecidas.
Típicamente, los asistentes virtuales tienen unos cinco años de experiencia en un entorno de oficina, a menudo como asistente legal, gerente de oficina, asistente administrativo, y como otras posiciones similares. Aun así, la cualificación de un asistente virtual puede provenir de su experiencia como tal, por lo que hay que tener en cuenta las referencias y la experiencia en cada caso concreto a la hora de encontrar al que mejor se adapte a usted o a su negocio.
Muchos asistentes virtuales se especializan en tareas que todas las empresas necesitan, pero que no pueden llevar a cabo internamente o que, en cambio, delegarían en un contratista externo que es más que capaz de hacer el trabajo a largo plazo. Cualquiera que sienta que las limitaciones de tiempo le impiden centrarse en la progresión de su negocio o carrera es un candidato ideal para contratar a un asistente virtual. A menudo, los profesionales en solitario y las pequeñas empresas son los que más necesitan las habilidades que proporciona un asistente virtual.
Algunas de las tareas administrativas que un asistente virtual deberá manejar por su cliente incluyen la organización y el mantenimiento de las listas de contactos, hojas de cálculo y calendarios que necesitan una actualización regular, la transcripción y la correspondencia en nombre del cliente, la contabilidad, como la facturación y la contabilidad, la voladura de correos electrónicos, incluyendo boletines de noticias, y responder a las preguntas del cliente. Por la administración de estas tareas, las AV pueden esperar una tarifa de mercado de aproximadamente 20 a 45 dólares por hora, dependiendo de su experiencia y del presupuesto del cliente. Algunos asistentes virtuales, especialmente los que están en el extranjero, pueden estar disponibles a precios mucho más bajos. Para las empresas que buscan un asistente remoto, hay que tener en cuenta que la idea de un «súper asistente virtual» todopoderoso puede no ser tan realista como uno quisiera. La mayoría de los asistentes virtuales se especializan en un ámbito fijo de tareas y sólo deben ser contratados para trabajar dentro de ese conjunto de habilidades, así que considere que la contratación de dos o más VA puede valer la pena el dinero, y todavía puede ser más barato que el costo de la contratación de un asistente a tiempo completo.
Para las pequeñas empresas y propietarios únicos, considere la contratación de un asistente virtual general, o GVA, antes de embarcarse en la visión estratégica de su negocio. Estos GVA vienen bien versados en el cumplimiento de los beneficios que un asistente administrativo a tiempo completo proporcionaría, y pueden servir como el asistente de ahorro de tiempo que cualquier negocio o individuo necesita para hacer despegar su marca.
Por qué las pequeñas empresas y los contratistas individuales están maduros para un asistente virtual
Los beneficios de utilizar la asistencia y los servicios remotos para completar muchas tareas que son capaces de ir más allá del dinero ahorrado. Aunque estos asistentes suelen ser una alternativa más económica que el coste de añadir un asistente a tiempo completo, el valor añadido reside en la condición de contratista externo de la AV.
La capacidad de un asistente virtual para trabajar en un lugar externo y proporcionar su equipo significa que su oficina estará menos llena, y no tendrá que preocuparse de añadir otro ordenador, teléfono y otros gastos al balance. Aunque rara vez, o nunca, estarán presentes en la oficina, un asistente virtual de calidad estará disponible para la correspondencia siempre que lo necesite. Por supuesto, los horarios de trabajo razonables se aplican a los asistentes virtuales igual que a los empleados a tiempo completo, pero es poco probable que su empresa se aproveche de los asistentes virtuales que dependen de los clientes. Y, si no responden o considera que sus servicios son inadecuados, su condición de contratista individual significa que encontrar un sustituto no es tan costoso como lo sería para un asistente a tiempo completo.
Conclusión
Para las pequeñas empresas y los propietarios individuales, la capacidad de ahorrar en los costos siempre que sea posible, manteniendo la alta calidad del trabajo es imperativa. Se aplica a la desafortunada circunstancia de tener que sustituir y actualizar a un empleado, otra circunstancia que cristaliza el valor de un asistente virtual sobre un empleado a tiempo completo.