Stephanie es una gran trabajadora cuando se trata de sus responsabilidades profesionales. Apurando el día, se asegura de hacer lo que se espera de ella, a menudo más. Llegar tarde al trabajo, trabajar toda la noche, faltar a las obligaciones personales por los compromisos profesionales es una experiencia demasiado común para ella.
Y todos los compromisos familiares importantes que ha perdido es una historia completamente diferente por sí sola. Pero todo esto está pasando factura a su salud (tanto mental como física), y a su productividad.
Entonces, ¿qué es exactamente lo que falta en su vida? Lo has adivinado: la Matriz Eisenhower.
Muchas veces, puede que no te des cuenta pero lo único que necesitas en tu vida es un poco de organización y priorización de lo que hay que hacer para cumplir con los compromisos que se solapan.
Dicho esto, probablemente estés pensando que no es tan difícil después de todo. Te equivocas y tienes razón al mismo tiempo. Equivocada en el sentido de que si crees que hacer una lista de tareas al azar va a hacer maravillas contigo, funcionará, pero no de forma alucinante.
Y tienes razón, con un poco más de esfuerzo y utilizando la Matriz Eisenhower, tu vida mejorará muchísimo.
¿Qué es la Matriz de Eisenhower?
La Matriz de Eisenhower es un método para priorizar tus tareas en función de su urgencia. Ayuda a determinar las actividades que son importantes y las que no merecen tu atención en absoluto. El creador de la famosa Matriz Eisenhower es Dwight D. Eisenhower.
Una de sus citas más famosas es: «la mayoría de las cosas que son urgentes no son importantes, y la mayoría de las cosas que son importantes no son urgentes»
Esta cita sienta las bases de la gestión del tiempo personal de Dwight también.
Caminando hacia la matriz, ésta básicamente categoriza tus tareas en 4 cuadrantes según lo que necesites hacer en un momento determinado de tu día.
Estos 4 cuadrantes son:
- Hacer
- Decidir
- Delegar
- Eliminar
Hacer
El primer cuadrante de la Matriz Eisenhower, Hacer, consiste en tus tareas más importantes. Las actividades que hay que hacer con urgencia. Las tareas con una fecha límite próxima o las que no pueden retrasarse generalmente entran en esta categoría.
Para poner las tareas en esta categoría, primero tienes que analizar a fondo tus prioridades y luego decidir si encaja con el criterio de hazlo ahora. Si la tarea tiene que hacerse en un día, o no más allá del día siguiente, es una tarea urgente. Hazlo ahora!
Otra forma de poner esto en contexto es tener en cuenta el famoso «principio de comerse la rana primero» de Mark Twain, que connota que debes hacer tus tareas más urgentes del día a primera hora de la mañana.
Tomemos un ejemplo laboral concreto para facilitarte las cosas. Al final de cada semana, tienes delegada la responsabilidad de entregar un informe completo a tu jefe. Ahora, tu fin de semana es el viernes. Ya es jueves por la mañana y no has preparado el informe. ¿Califica esto como una tarea urgente? Absolutamente!
Decidir
El segundo cuadrante de la Matriz Eisenhower es Decidir. Constituye las tareas que son importantes, pero no necesariamente urgentes. Esto podría incluir una serie de responsabilidades que van desde correos electrónicos profesionales, seguimientos, hasta citas y compromisos más personales.
Las tareas de este cuadrante deben programarse para otro momento. Generalmente, estas tareas están en línea con tus objetivos a largo plazo y contribuyen a tu crecimiento. Un ejemplo cotidiano y común podría ser hacer ejercicio. Sabes que es crucial para la salud, pero no puedes dedicarle tiempo. Por lo tanto, tienes que decidir el momento en el que estás preparado para hacerlo.
Programa las tareas de forma que no pasen a la categoría de «urgentes». Asegúrate de que tienes tiempo suficiente para ejecutarlas mientras todavía encajan en esta división.
También puedes leer: ¿Cómo redactar los OKR de la empresa para establecer objetivos eficaces?
Delegar
El tercer cuadrante de la Matriz Eisenhower es Delegar. Esta categoría se refiere a las tareas que no son importantes, pero sí urgentes. Aunque suene contraintuitivo porque naturalmente, tu primer instinto sería que las tareas que son urgentes, ¿no son también importantes? Estas actividades suelen dar la impresión de ser importantes, pero en realidad no contribuyen mucho a la productividad. Tienes que decidir si necesitas reprogramarlas o si otra persona puede hacerlo por ti.
Algunos de los ejemplos pueden ser programar entrevistas, responder a ciertos correos electrónicos o reuniones de equipo que pueden ser llevadas a cabo por otra persona, mientras tú estás ocupado ejecutando tus actividades del cuadrante 1.
Eliminar
La última categoría de la Matriz Eisenhower es Eliminar. Consiste en tareas que son esencialmente tus asesinos de la productividad. No contribuyen en absoluto a tus objetivos. Identifica estas actividades y elimínalas para dar un impulso a tu productividad.
Ejemplos comunes de estas actividades son navegar sin sentido en las redes sociales, revisar constantemente tu teléfono en busca de llamadas o mensajes, jugar a videojuegos o actividades generales que utilizas para procrastinar.
Vea también:
15 mejores citas de productividad de los gurús de la productividad
Cómo usar la Matriz Eisenhower para la gestión del tiempo
Si a estas alturas se está preguntando si su vida se organizará mágicamente usando esta matriz, ¡no es tan fácil! Pero poniendo un poco de esfuerzo, puedes ponerte en marcha.
Lo primero es clasificar tus actividades urgentes e importantes. Para ello, debes establecer bien tus prioridades y definir los niveles de urgencia.
Tus tareas urgentes suelen ser las que tienen una limitación de tiempo. Estas actividades tienen un «hazlo ahora» escrito por todas partes y requieren tu máxima atención.
Por otro lado, tus tareas importantes son generalmente a largo plazo y más bien orientadas a objetivos. Por lo general, no le dan resultados inmediatos y están más centradas en la toma de mejores decisiones a largo plazo.
Después de que haya terminado de clasificar sus tareas urgentes e importantes, las siguientes cosas que debe hacer para utilizar plenamente el potencial de la matriz de Eisenhower para la gestión del tiempo son:
Dar códigos de color a los cuadrantes
Asignar códigos de color a sus cuadrantes para ayudarle a entender rápidamente la gravedad de la situación. Al asignar colores, puedes echar un vistazo rápido a lo que hay que hacer a continuación. Estos códigos de color también le ayudan a priorizar sus tareas para tomar decisiones informadas.
Por ejemplo; el cuadrante de hacer puede ser coloreado en rojo para indicar la urgencia de las tareas.
Categorice sus tareas profesionales y personales
Para evitar la superposición de compromisos, haga matrices separadas para sus tareas profesionales y personales. Esto te orientará para lo que tienes por delante e influirá en gran medida en cómo gestionas tu tiempo. Un truco aquí puede ser dedicar horas distintas del día para ambos tipos de compromisos y ver cómo te funciona.
Limita el número de elementos por cuadrante
Añadir demasiados elementos por cuadrante complicará demasiado las cosas y se perderá el propósito de utilizar la matriz de Eisenhower para la gestión del tiempo. Para optimizarla, limita el número de acciones a 7 u 8. Así no te verás abrumado con lo que tienes que hacer.
Vea también:
Los 25 mejores libros de productividad para dar rienda suelta a tu mejor versión
Utilizar una herramienta de gestión de proyectos para implementar la matriz Eisenhower
Admitamos el hecho de que si no optas por herramientas profesionales para la gestión del tiempo, te estás perdiendo mucho. Para que esta matriz funcione como una varita mágica, necesitas una herramienta de gestión de proyectos. En esta coyuntura, permítenos presentarte nTask.
Usa nTask para gestionar tu tiempo de forma efectiva sin miedo a procrastinar. Las siguientes características de la herramienta le ayudarán a mejorar su productividad drásticamente y a eliminar las pérdidas de tiempo:
- Listas de control: comience por enumerar sus tareas pendientes en forma de lista de control. Esto sentará las bases para identificar sus tareas profesionales y personales y le ayudará a definir en qué debe trabajar a continuación
- Categorías: una vez que haya terminado de hacer una lista de control y de crear las respectivas tareas, puede asociar distintas categorías para dejar las cosas claras para usted o su equipo. Las categorías son completamente personalizables y se pueden utilizar de cualquier manera que el usuario quiera
- Nivel de prioridad: por último, asigne niveles de prioridad a sus tareas según su urgencia. Estos niveles de prioridad facilitarán la decisión sobre el cuadrante apropiado de la matriz en el que encajan sus tareas y cuál debería ser su siguiente curso de acción
- Hojas de tiempo: para analizar el tiempo que usted o su equipo invierten en tareas de alta o baja prioridad, puede registrar fácilmente las horas en las hojas de tiempo y posteriormente evaluarlas para decidir dónde necesita mejoras
Gantt Charts in nTask Vs. Matriz de Eisenhower
Como ya hemos reiterado algunas de las variables de la Matriz de Eisenhower, es hora de ver las cosas a un nivel más profundo.
Recordemos los siguientes cuadrantes de la Matriz Eisenhower – es decir.
- Hacer
- Decidir
- Delegar
- Eliminar
-
¡Gestiona y prioriza tu trabajo más importante con nTask!
Utilízala para la productividad personal o de tu equipo. nTask es gratuita e incluye tareas y listas de control ilimitadas.
- Comienza gratis
La mayoría de las veces, algunas tareas tienen un carácter urgente. Para ello, es posible que no haya urgencia durante las fases iniciales de un proyecto, pero podría ocurrir en cualquier momento. Imagínese que se retrasa un plazo de entrega debido a que no se puede entregar o a las peticiones adicionales del cliente.
En ese caso, el flujo de trabajo de la Matriz Eisenhower pasa por la fase de metamorfosis. Esto sucede porque usted está haciendo las cosas de manera diferente debido a los requisitos del proyecto de última hora o a medio plazo en nombre de cualquier persona hasta el cambio de alimentos.
En tales casos, recuerde que los cuadrantes de la Matriz de Eisenhower siguen siendo los mismos. Lo único que cambia son las dependencias de las tareas y muchas otras complejidades.
Hablando de las dependencias de las tareas, hemos añadido la experiencia de usuario del diagrama de Gantt interactivo a nTask. Es una poderosa característica incorporada en la que puede ver estas dependencias en el modo de vista de cuadrícula. Puede interconectar cualquier número de tareas con otras si una tarea depende de otra.
A veces, estas dependencias se convierten en parte del proyecto debido a la naturaleza de los hitos. Por ejemplo, los desarrolladores pueden ser requeridos para entregar una característica, pero no pueden proceder si no tienen un diseño / marco para ir con. En tales escenarios, las dependencias juegan un papel vital.
Siguiendo adelante, la eliminación de problemas es extremadamente conveniente en el nTask. Dado que la «Eliminación» forma parte de los cuadrantes de la Matriz Eisenhower, puedes mitigar los problemas identificándolos y entregándolos a un asignado de tu equipo.
Suena complicado, ¿verdad?
Bueno, cuando te tropieces con cualquier número de problemas, puedes levantar Banderas Rojas y crear problemas. Después, lo único que hay que hacer es asignar a alguien a ese «problema» para que se pueda rectificar a tiempo.
Esta es la mejor manera de garantizar un flujo de trabajo fluido mientras personas específicas trabajan para «eliminar» el problema en segundo plano.
La gestión del flujo de trabajo basada en la Matriz Eisenhower era sólo una parte de la ecuación. Durante la vida de un proyecto entran en juego muchos otros elementos. Hay que tener en cuenta las circunstancias imprevistas, como las vacaciones, las bajas por enfermedad y otros desastres que los miembros del equipo otorgan a los gestores de proyectos de vez en cuando.