En la gestión del tiempo y las prioridades, la Matriz Eisenhower es imprescindible. Aparece en prácticamente todos los libros que abordan el concepto de tiempo. A veces incluso me sorprende que algunas personas no lo conozcan dada su sencillez y los resultados que proporciona. Entonces, ¿por qué hablar de ello? Simplemente porque a menudo se olvida un elemento muy importante en mi opinión y me gustaría destacarlo: la importancia es una elección y la urgencia es un hecho. Así que hay una clara ventaja en priorizar la importancia sobre la urgencia de salir. Y la Matriz Eisenhower es una gran herramienta para ello.
La Matriz Eisenhower (importante-urgente)
Diseñada por Dwight David Eisenhower, la matriz importante-urgente se compone de 2 ejes: importancia y urgencia. Estos 2 ejes forman 4 cuadrantes:
- Q1: importante y urgente
- Q2: importante y no urgente
- Q3: no importante y urgente
- Q4: no importante y no urgente
El eje de importancia
El eje vertical de la matriz es la importancia de las tareas. Separa los cuadrantes superiores «importantes» (Q1 y Q2) de la matriz de Eisenhower de los cuadrantes inferiores «no importantes» (Q3 y Q4).
Cuando se determina la importancia de una tarea, se hace según una lógica interna. Tú eliges darle importancia según tu criterio personal: el impacto que tiene la tarea en tus objetivos, el valor añadido que aporta su realización, etc.
No olvides que la importancia también la dictan las distintas políticas y valores de tu empresa, así como todo lo que está unido a tu puesto. La importancia puede variar dependiendo de su posición en la jerarquía.
Pero al final, o es importante o no lo es. No es 3/10 ni 7/10. Es 0 o 1.
Si hay una zona gris, hay que pensar en el concepto de importancia. Tal vez su papel ha cambiado. Tal vez tus objetivos hayan cambiado. También puede ser que el entorno haya cambiado o su salud. Si es así, necesitas revisar el eje de importancia de la matriz.
Te invito a leer 8 preguntas para determinar si estás trabajando en lo que es importante.
El eje de urgencia
El eje horizontal de la matriz es la urgencia de las tareas. Separa los cuadrantes «urgentes» de la izquierda (Q1 y Q3) de los cuadrantes «no urgentes» de la derecha (Q2 y Q4).
La sensación de urgencia hacia una tarea puede estar influida por varios factores, algunos internos y otros externos. Entre otros:
- la fecha de vencimiento
- el tiempo requerido y la dificultad para completarlo
- la presión por parte del solicitante
Para salir de dudas, hay que empezar a cuestionar la urgencia desde ya, preguntando: «¿para cuándo lo necesitas? «Mejor aún, tú mismo puedes fijar una hora en el futuro: «¿puedo entregarte esto el próximo miércoles? «En ambos casos, la urgencia sentida se reajustará a la realidad.
Si tiendes a precipitarte en la acción -este es uno de los 4 comportamientos que minan la gestión eficaz del tiempo- corres el riesgo de caer en un modo de ejecución reactivo.
Los 4 cuadrantes de la matriz importante-urgente
Para priorizar las tareas, utiliza los cuadrantes en el orden que se presenta en la imagen. Observe que Q2 (importante y no urgente) va antes de Q3 (urgente y no importante).
Así es como priorizarás la importancia sobre la urgencia.
Para ello, elimina el tiempo dedicado a la Q4 (muchas veces lagunas para respirar un poco, porque hay demasiadas urgencias) y reduce la Q3 todo lo posible.
Así, el tiempo liberado pasa a estar disponible para los cuadrantes «importantes» Q1 y Q2, permitiendo al mismo tiempo ser menos reactivo y más proactivo.
Así podemos ver los cuadrantes de la matriz de Eisenhower como vasos comunicantes.
La importancia es una elección y la urgencia es un hecho
El elemento que rara vez se destaca con la matriz de Eisenhower es que la importancia es ante todo una elección, vinculada a una noción de valor añadido.
Para algunas personas, es una auténtica pesadilla separar lo importante de lo que no lo es. Así que puede que te lleve algo de tiempo, pero una vez trazada la línea, se convertirá en tu mayor baza y te permitirá mantener el foco, priorizar la importancia sobre la urgencia.
En comparación con la importancia, la urgencia es un hecho -a menudo negociable- relacionado con una noción de tiempo.
En otras palabras, la matriz de Eisenhower no es una camisa de fuerza. Uno no se convierte en esclavo de ella. Es una herramienta que se transforma en función de nuestros objetivos y del contexto.
Evidentemente podemos negociar la urgencia, pero ésta se jugará muchas veces en minutos u horas, algunas raras veces en días. Cuando la urgencia parece insostenible y la carga de trabajo aumenta, hay que volver al eje de la importancia.
La matriz de Eisenhower ayuda a mantener el foco
El tiempo es limitado y el número de cosas por hacer es exponencial. Así que tenemos que elegir y priorizar. Al priorizar la importancia sobre la urgencia, podemos tener la sensación de trabajar en las cosas correctas a corto, medio y largo plazo. La Matriz Eisenhower, aunque no la domines desde el principio, demostrará ser una valiosa herramienta hacia tu liberación del yugo de la urgencia.
Pero debes empezar por trazar la línea entre lo importante y lo no importante. Para ello, debes establecer tus propios objetivos en función de tus aspiraciones, valores y trabajo.
Nota que esta es una de mis 3 revelaciones sobre la gestión del tiempo y las prioridades. Haga clic aquí para descubrir los otros 2