Políticas de viajes corporativos: Lo que necesita saber

La gente de negocios viaja por todo tipo de razones: reuniones, eventos, conferencias de formación, estudios de mercado, etc. A veces sus empleados recorren distancias cortas y otras veces se requieren viajes internacionales. Establecer las directrices de los viajes corporativos garantiza que los viajes de negocios sean productivos para la empresa, seguros y cómodos para los empleados, y bien alineados con las realidades presupuestarias.

¿Qué es una política de viajes?

Una política de viajes corporativa es la base de su programa de viajes. Le permite pasar de un entorno ad hoc a un sistema de gestión de viajes deliberado, coordinado y coherente. Los viajes gestionados son mucho más estratégicos y ofrecen múltiples beneficios para los empleados, así como para su cuenta de resultados.

Una política de viajes y gastos definida es algo que toda empresa necesita, tanto si tiene tres empleados como si tiene 3.000, siempre que el personal viaje en nombre de la empresa. Dado que cada empresa viaja de forma diferente, su política será un documento único en muchos aspectos, adaptado a las necesidades de viaje, la cultura interna y el presupuesto de su organización. Los ejemplos de políticas de viajes pueden ser de gran ayuda para elaborar la suya propia, pero en última instancia la suya no será igual a la de ninguna otra empresa.

¿Qué aspecto tiene una buena política de viajes?

• Se parece a su empresa, porque refleja los tipos de empleados que viajan, el trabajo a realizar, los destinos y la frecuencia necesaria para alcanzar sus objetivos empresariales. Es un conjunto de directrices que rigen la planificación, la ejecución y el seguimiento de los viajes de negocios, utilizado por los viajeros y los gestores de viajes para la coordinación y por el personal de contabilidad y finanzas para la gestión de los riesgos e ingresos relacionados con los viajes.
• Una buena política se parece tanto al futuro como al presente. En otras palabras, es adaptable para seguir siendo útil y eficaz a medida que las cosas cambian inevitablemente, dentro de su empresa y dentro del mundo de los viajes. Ninguna empresa es demasiado pequeña para organizarse. Se espera que crezca. La adaptación de una política de viajes no va a salir bien, sobre todo si los empleados actuales siempre han reservado lo que quieren y como quieren. En cambio, establecer políticas lo antes posible puede servirle tanto ahora como en el futuro.
  Además, sin una política de viajes corporativa, está volando a ciegas, financieramente hablando. Esto seguramente obstaculizará sus planes de crecimiento. Una política elaborada por los vendedores le permite prosperar al ayudar a controlar los costes y proteger el valioso capital.
• Una buena política se traduce en una mejor retención de los empleados. Los estudios han trazado correlaciones directas entre la experiencia de los empleados y la rotación. Antes de que lleguen al punto de renunciar realmente, su actitud y productividad en el camino pueden comenzar a decaer, afectando negativamente su calidad de trabajo y las relaciones con los clientes. T&E puede ser una de las partidas más importantes de su empresa, pero la rotación de empleados también es muy cara. Sin embargo, tanto los viajes como la rotación son costes controlables. Es mucho más fácil y más barato crear políticas favorables a los viajes que corten estos problemas de raíz.
• Una buena política parece que se toma en serio su deber de cuidado. Usted tiene la obligación legal de proteger la seguridad de los empleados cuando están en la carretera en su nombre, pero abordar de forma proactiva qué hacer en caso de emergencia demuestra que también les cubre la espalda. Su política tiene que ver con su bienestar, no sólo con el ahorro de dinero.
• Una buena política se parece incluso a la protección contra el fraude, algo en lo que los gestores de viajes pueden no pensar pero que probablemente mantiene a su director financiero despierto por la noche. Sin sistemas adecuados y claros, es demasiado fácil que unos pocos empleados le cuesten caro rellenando los gastos de viaje para su reembolso.

¿Qué debería incluirse en una política de viajes?

• Aire (y posiblemente tren), alojamiento, reservas de coches de alquiler
• Transporte terrestre de un solo uso (taxis, Uber, etc.)
• Gastos de comida y entretenimiento
• Seguridad personal y de los datos y materiales de trabajo
• Requisitos y proceso de aprobación
• Proveedores aéreos y hoteleros preferidos
• Presentación de gastos y requisitos de reembolso y proceso
• Otras cuestiones como la aceptación de regalos que pueden ser aplicables a sus empleados que viajan
• Una lista de gastos imprevistos o personales que no pueden ser reembolsados

La política de viajes más eficaz tiene un alcance exhaustivo pero no está cargada de detalles superfluos. Nadie quiere (o está dispuesto a) vadear un mar de letra pequeña para encontrar la respuesta a su pregunta de reserva. Su personal está ocupado. Simplemente lo gestionarán de la forma más rápida, independientemente de lo que disponga su política.

El objetivo de su política de viajes, por tanto, es explicar lo que se espera de los viajeros y lo que éstos pueden esperar a cambio de los gestores de viajes y de los departamentos financieros u otros departamentos implicados. Y hacer que sea lo más fácil posible hacer lo que se espera. La mayoría de las empresas también explican las consecuencias de no seguir las normas. Saber que habrá consecuencias refuerza el hecho de que su empresa se toma en serio el cumplimiento de las políticas.

Los parámetros y procesos de reserva son fundamentales porque representan la mayor parte de su gasto en T&E. Las grandes empresas suelen tener un departamento entero con planificadores de viajes que pueden gestionar los detalles en nombre de los empleados. O recurren a una agencia de viajes corporativos subcontratada. Las empresas más pequeñas y medianas no suelen contar con los recursos necesarios para ello, por lo que es probable que un gestor de viajes interno, alguien de RRHH o incluso un asistente ejecutivo sean los responsables de coordinar su programa de viajes.

Tener una política oficial de viajes en vigor allana el camino para que los viajes se realicen de forma económica y organizada, independientemente de los recursos de gestión de viajes que tenga su empresa. Hace que todos los empleados estén en la misma página, que es también la razón por la que las PYMES han recurrido a herramientas de gestión de viajes digitales integrales que pueden simplificar y agilizar las actividades relacionadas con los viajes mientras incluyen sin problemas a todos los involucrados. Cuando se elimina la confusión, el trabajo manual y otras pérdidas de tiempo del proceso de viaje, los viajeros pueden reservar sus propios viajes de forma rápida y automática dentro de las directrices de la empresa.

Una buena política de viajes controla los costes garantizando que los empleados tengan experiencias de viaje positivas. Como dice Andrew Scheivachman, de Skift, se puede obligar a alguien a reservar un vuelo que ahorre dinero, «pero si esa persona sale del avión demasiado cansada para trabajar, o acaba quemada por los viajes corporativos, no merece la pena el cambio. . . Las experiencias son importantes. No te fijas sólo en los dólares, sino que das poder a tus empleados para que hagan un buen trabajo.»

Elementos importantes de una política de viajes

No quiere que todo el mundo se desboque reservando y gastando a su antojo, pero tampoco quiere que las políticas de viajes corporativos sean tan restrictivas que hagan que los viajeros se sientan excesivamente controlados y den lugar a malas experiencias de viaje.

Incluya lo esencial: qué, cuándo y cómo

Proceso de reserva. Quién es el responsable de reservar el viaje (viajero individual, gestor de viajes/EA, agencia de viajes externa)? Existe una herramienta de reservas online (plataforma de gestión de viajes de la empresa) que se pueda utilizar? ¿Cuáles son los requisitos de reserva anticipada? Dé a los viajeros suficiente espacio para tomar decisiones individuales sin violar los parámetros de la política. Así no se sentirán innecesariamente restringidos y estarán más dispuestos a elegir las reservas dentro de la política.

Proveedores preferidos. Si ha negociado tarifas especiales con descuento y/o comodidades o privilegios, asegúrese de identificarlos.

Aire. Explique los vuelos aceptables (sin escalas frente a itinerarios de varias etapas con escalas). Si tiene líneas aéreas preferidas, especifique que los viajeros deben reservar con ellas siempre que sea posible. Explique qué clases de asiento están permitidas y en qué circunstancias: las compañías suelen exigir la clase turista en los vuelos cortos, pero permiten la clase business en los vuelos largos. Los asientos en clase turista nunca son una ganga, porque los costes adicionales y las molestias generales hacen que sean mucho más problemáticos de lo que vale el ahorro. ¿Pagará por las tasas de equipaje, las tasas por las comidas o el entretenimiento a bordo o el Wi-Fi, etc.?

Albergue. Para controlar los costes de los hoteles, puede limitar el gasto con la clasificación máxima de estrellas o las tarifas nocturnas, pero recuerde que los precios de las habitaciones varían enormemente según la ubicación y la temporada. Las políticas de viaje más viables utilizan las tarifas medias de las habitaciones, dentro de un rango determinado. Exija habitaciones estándar y asegúrese de que su política identifica claramente qué gastos imprevistos son (o no son) reembolsables. Aborde aspectos como el servicio de aparcacoches, las películas y el Wi-Fi en la habitación, el minibar, el registro temprano o tardío, la limpieza en seco del hotel, el uso de la piscina o el gimnasio, etc.

Negociar paquetes con proveedores preferentes que incluyan los servicios más deseados, especialmente los que ahorran dinero, como el desayuno gratuito, puede hacer que la reserva y la estancia sean más convenientes y cómodas sin forzar el presupuesto. Especifique que los viajeros deben reservar con los hoteles preferidos siempre que sea posible, o utilice una herramienta de reserva que seleccione automáticamente para ello.

Transporte terrestre. Esto debe abarcar no sólo los taxis, sino también los autobuses, el tren ligero, el metro, el aparcamiento, los peajes de puentes o carreteras, etc. Establezca una preferencia por utilizar la opción menos costosa, pero permita a los viajeros considerar también la comodidad y el tiempo necesario. La eficiencia también genera ahorros. Aborde también los servicios compartidos: muchos viajeros jóvenes recurren ahora a Airbnb, Lyft y Uber. Sin embargo, estos servicios suscitan preocupaciones sobre el deber de diligencia en cuanto a la imprevisibilidad y la responsabilidad. ¿Proporcionará el reembolso del kilometraje por conducir hacia y desde el aeropuerto?

Gastos reembolsables. Proporcione una lista de todo lo que la empresa pagará, por ejemplo, los gastos de equipaje, o ciertos tipos de entretenimiento del cliente, o los gastos de cancelación (que no son culpa del viajero). Si es posible, negocie la eliminación de los gastos de cancelación y cambio de las tarifas que cobran los proveedores preferidos.

Pero también haga una lista de las cosas que no pagará. Eso podría incluir:

• Los artículos de primera necesidad o la ropa comprada durante el viaje (a menos que la pérdida de equipaje exija su sustitución inmediata para seguir con las reuniones de negocios, etc.)
• Limpieza en seco
• Albergue para mascotas
• Cuidado de niños
• Uso del gimnasio o de la piscina
• Aparcamiento con valet
• Adiciones de ocio
• Re-ciones de reserva o cancelación (por negligencia del propio viajero)

Esta lista es importante porque los viajeros pueden asumir que usted pagará los gastos en los que incurran a menos que estipule claramente lo contrario.

Proceso de reembolso. Su política debe explicar qué gastos requieren recibos (por ejemplo, todo lo que supere una determinada cantidad de dólares). Si los viajeros utilizan una tarjeta de crédito corporativa, ¿hay alguna limitación al respecto? Explique también el proceso de presentación de comprobantes de gastos y qué documentación se requiere. Esto debe incluir un calendario/plazo, ya que su departamento financiero no puede proporcionar informes mensuales precisos de T&E sin cifras de gastos oportunas y completas.

Es mejor exigir recibos reales de aerolíneas y hoteles, en lugar de copias del extracto de la tarjeta de crédito de la persona, porque necesitará la información detallada para los informes y el análisis del programa de viajes. También querrá asegurarse de que los cargos del hotel no incluyen ningún complemento que no sea reembolsable.

¿Quién recibe y aprueba los informes de gastos? Hay reservas u otros gastos que requerirán una aprobación previa? Explique cuándo pueden esperar los empleados su reembolso. La tecnología que permite la captura digital instantánea de los recibos hace que sea rápido y fácil para los viajeros presentar una información de gastos más detallada, dando a su empresa más datos para evaluar su programa de viajes.

Comidas. La mayoría de las empresas encuentran que la política de comidas más fácil es especificar una cantidad por día. De este modo, los viajeros pueden decidir por sí mismos cómo quieren repartir el coste a lo largo del día. Si pueden reservar un hotel con desayuno gratuito, mejor. Asegúrese de especificar también si hay un máximo (u otras limitaciones) asociado a la recepción de clientes en las comidas o en otros casos. ¿Se cubrirán las bebidas alcohólicas? ¿En qué circunstancias? ¿Y qué pasa con las propinas?

Las dietas por comida también reducen el papeleo, ya que normalmente no se requieren recibos individuales. Asegúrese de explicar cómo encontrar la cantidad de dietas aprobadas para cualquier ciudad para viajes nacionales o internacionales.

Deber de cuidado. Muchas empresas exigen a los viajeros que presenten una copia de su itinerario y de dónde se alojarán antes de emprender un viaje de negocios. Sin embargo, al equipar a todo su equipo con una plataforma digital de gestión de viajes completa, los gestores de viajes sabrán automáticamente el estado de viaje de cada empleado y cómo ponerse en contacto con ellos.

Su política debe explicar qué hacer en caso de emergencia, ya sea un problema médico, un desastre natural, disturbios terroristas o locales, o una chapuza relacionada con el viaje. Con quién hay que ponerse en contacto y cómo. (Por ejemplo, la plataforma digital de viajes de Lola.com pone la ayuda en directo al alcance de sus viajeros, 24 horas al día, 7 días a la semana)

Viajes al extranjero. Si su personal viaja al extranjero, esta sección de su política debe incluir información sobre cómo ponerse en contacto con la embajada local de Estados Unidos. También debe proporcionar una formación más amplia a esos viajeros sobre seguridad personal.

Ocio. La mayoría de las empresas permiten ahora, e incluso animan, a los viajeros a añadir uno o varios días para el descanso personal y la relajación. Esto ahorra dinero a los empleados en mini-vacaciones y enfatiza el valor del tiempo libre. Si su empresa lo permite, asegúrese de que su política de viajes es clara en cuanto a qué partes de los gastos deben pagar los empleados.

Recompensas de fidelidad. Tenga muy claro si los empleados pueden conservar las millas y otras recompensas que ganan cuando viajan por negocios. La mayoría de las empresas solían conservarlas, para reducir los costes de T&E aplicando las recompensas a futuros viajes. Sin embargo, esto ya no se considera una práctica favorable a los empleados. La novedad de viajar por trabajo desaparece rápidamente, y los viajes frecuentes fuera de la ciudad desgastan al viajero y a su familia. El agotamiento y la insatisfacción laboral son consecuencias demasiado reales que preocupan a los empleadores.

Permitir a las personas mantener sus recompensas es una forma sencilla pero muy eficaz de agradecerles su disposición a hacer un esfuerzo adicional (literalmente) para hacer crecer su empresa. Mejor aún, anímelos a que se tomen un tiempo libre y utilicen sus recompensas para descansar y relajarse.

Plan de comunicación. Si no comercializa abiertamente las políticas de viajes a su gente, ¿cómo van a saber que existen esas directrices? Explique claramente los elementos clave de cuándo, dónde y cómo, y luego explique por qué estas políticas son importantes para los viajeros y la empresa en su conjunto. Aunque su plan de comunicación no será técnicamente parte de su política de viajes, es una pieza de acompañamiento fundamental si espera alcanzar los objetivos de T&E.

¿Hay algo que no pueda ser cubierto por una política de viajes?

En realidad, no. Puedes incluir lo que consideres pertinente y con todo el detalle que quieras. Sin embargo, cuanto más largas y enrevesadas sean sus directrices, menos probabilidades habrá de que alguien las lea, y mucho menos de que las siga. Cíñase a lo que más importa, y limítese a lo esencial en cada categoría. Sus empleados le adorarán por ello, y le devolverán la confianza con la voluntad de hacer lo que usted les pida.

Así que, lo breve y lo dulce es lo que triunfa.

Una página debería ser suficiente para tratar lo más importante: vuelos, hoteles, coches de alquiler, comidas, transporte terrestre. Por supuesto, tendrá que crear una versión ampliada que entre en mayor detalle para las categorías principales, que incluya la lista completa de lo que es, y no es, reembolsable, etc. y que describa cómo manejar las circunstancias inusuales. Aun así, no debería requerir más de tres o más páginas. Publíquelo en la intranet de su empresa, utilícelo en las sesiones de formación y recuerde periódicamente a los empleados que su empresa tiene una política de viajes formal que todos deben cumplir.

Simple. Fácil. Conveniente.

Cómo desarrollar una política de viajes

Hemos señalado anteriormente que los ejemplos de políticas de viajes pueden servir como plantilla para crear la suya propia. Pero no puede limitarse a rellenar los espacios en blanco, ya que los objetivos y necesidades de viaje de su empresa son únicos para su negocio. Así que, ¿cómo puede desarrollar su propia política de viajes corporativos?

Empiece con una autoevaluación

¿Tiene actualmente una política de viajes que necesita ser arreglada (o completamente revisada)? Si no es así, ¿cómo está gestionando la planificación de viajes, las reservas, el reembolso de gastos, etc.? Pregúntese:

• ¿Por qué viaja su gente (conferencias, reuniones con clientes, etc.)?
• ¿Con qué frecuencia viajan?
• ¿A dónde van con más frecuencia?

Busque las lagunas en sus esfuerzos de gestión de viajes que necesitan ser llenados, así como donde las cosas están funcionando bien, porque estos ayudarán a definir sus políticas. Por ejemplo:

• Supongamos que sus viajeros tienen actualmente el hábito de reservar viajes aéreos con vuelos reembolsables más caros, a pesar de que los datos muestran que rara vez necesitan cancelar o reprogramar. Una nueva política que exija reservas no reembolsables ahorraría dinero.
• Para sus destinos más comunes, negociar contratos con hoteles específicos en esas ciudades en lugar de acuerdos con cadenas de hoteles podría servir mejor a los viajeros y a su presupuesto.
• ¿Sus viajeros utilizan su propia tarjeta de crédito o una tarjeta corporativa (o ambas) para pagar los viajes?

Defina los objetivos de su programa de viajes

Los viajes no tienen sentido y son una colosal pérdida de dinero si no ayudan a alcanzar los objetivos generales de la empresa, así como los objetivos del programa de viajes. Probablemente quieras:

• Controlar los costes
• Mantener a la gente segura y cómoda en el camino
• Seguirles la pista mientras están fuera
• Establecer una presentación/reembolso de gastos eficiente, preciso proceso de presentación/reembolso de gastos
• Capturar datos oportunos de T&E

Al formular sus políticas, considere:

• La demografía de los viajeros: es probable que sus Baby Boomers tengan diferentes expectativas que sus Millennials, y usted necesita planificar para eso porque la «mejor» experiencia no es de talla única
• Equilibrar el ahorro de costos contra la agravación del viajero para mejorar la experiencia de todos
• Ahorro de costos
• Conveniencia
• Facilidad de uso
• Cultura de la empresa
• Deberes de cuidado
• Apoyo al viajero que no es de emergencia (vuelos cancelados, otros problemas relacionados con el viaje)
• Procedimientos a seguir para cada categoría
• Cómo la tecnología de gestión de viajes puede apoyar todo el proceso

¿Por qué molestarse en considerar todos estos detalles?

Desarrollar una política de viajes que se cumpla requiere un enfoque holístico. No hacerlo puede dar lugar a frustración, falta de cumplimiento, fatiga, reducción de la productividad, insatisfacción en el trabajo, mayor rotación, disminución de las relaciones con los clientes, mayores costes y datos turbios del programa de viajes. En cambio, las políticas que tienen en cuenta los desafíos y las necesidades de todas las personas involucradas en su programa de viajes pueden aumentar el cumplimiento, la moral, la satisfacción laboral y el rendimiento laboral en el camino (la misma razón por la que la gente viaja en primer lugar).

¿Quién utilizará su política de viajes?

Los viajeros son los principales sujetos/beneficiarios de su política de viajes. Pero los viajes afectan a todo el personal de su organización – gerentes de viajes, RRHH, operaciones, finanzas, incluso jefes de departamento en algunas empresas – por lo que sus políticas deben abordar las necesidades de todos los que tocan su programa de viajes de alguna manera.

Las políticas eficaces cubren a todos los que viajan, desde la C-suite hacia abajo. Esto demuestra liderazgo porque los empleados emulan a sus superiores, y también elimina las fricciones que se producen de forma natural cuando los empleados sienten que han sido divididos en clases o que alguien está recibiendo un trato preferente. Cuando los líderes siguen las mismas reglas, se subraya la importancia de las políticas de viajes.

Como precaución de seguridad corporativa, muchas empresas incluyen una política que limita el número de altos ejecutivos que pueden volar juntos.

¿Qué tan estricta debe ser su política de viajes?

Las directrices que son claras y se comunican de manera efectiva generan un cumplimiento mucho mayor que las reglas rígidas. Los empleados de los que se espera que utilicen su cerebro y su buen juicio en todas las demás circunstancias relacionadas con el trabajo se resienten si se les trata de forma inflexible cuando se trata de viajar. Se rebelarán. Así que piense en:

• ¿Cómo de estricta es su empresa en general? Las políticas de viaje deben reflejar su cultura corporativa.
• La razonabilidad -por ejemplo, ¿en qué momento tiene más sentido permitir a los viajeros subir de categoría a la clase business cuando reservan vuelos?
• Opciones que proporcionen libertad de elección. El margen de maniobra es un continuo, por lo que no hay nada correcto o incorrecto aquí. Pero dar a los viajeros una gama de opciones para los vuelos, hoteles y comidas mejora el cumplimiento, así como la moral.
• Muy importante en estos días: ¿permitirá a los empleados ampliar los viajes de negocios en experiencias de ocio? Si es así, tendrá que detallar qué gastos no pagará la empresa.

Las políticas rígidas pueden parecer las más indicadas para asegurar el cumplimiento, pero en realidad es más probable que generen rebelión. Al final, la clave para la felicidad de los empleados es una política de viajes que cubra todo lo esencial, pero que no sea tan compleja que nadie quiera leerla, y mucho menos seguirla. Sean cuales sean las políticas que cree, debe asegurarse de que todo el mundo sepa que existen, dónde acceder fácilmente a ellas y cómo seguirlas.

Muestras de políticas de viajes

Entonces, ¿qué separa las buenas políticas de viajes de las malas? Esta es la prueba de fuego definitiva: ¿controlan los costes y garantizan la mejor experiencia posible del viajero y le proporcionan los datos que necesita para una gestión de viajes exitosa?

Las malas políticas son bastante fáciles de detectar. Ellas:

• Están abarrotadas de minucias innecesarias. Incluso en el documento de «curso completo» que cubre los casos hipotéticos y los detalles más finos de algunas políticas, demasiadas cosas resultan abrumadoras.
• Están desactualizadas. En el entorno actual de los viajes, que cambia rápidamente, eso puede no tardar mucho, por lo que es tan importante la revisión y el ajuste periódicos. Si su política de viajes es irrelevante, nadie le prestará atención.
• No proporcionan un margen de maniobra realista. Las directrices de precios demasiado bajos están destinadas a reservar a los empleados en un alojamiento menos que sabroso. Las restricciones de tarifas aéreas demasiado baratas están obligadas a dar lugar a más o más largas escalas, a costes excesivos por tasas de equipaje, etc.
• Dar poca importancia a sus responsabilidades de cuidado. Si no sabe dónde están sus empleados cuando están de viaje, no puede comunicarse con ellos ni ayudarles cuando lo necesiten.
• Apoyarse en los informes de gastos de viaje de la vieja escuela, requiriendo recibos en papel y demás, que hacen perder tiempo e invitan a cometer los errores y omisiones que conlleva la introducción y transcripción manual. Esto no sólo es una frustración para los viajeros y su departamento de contabilidad, sino que prácticamente asegura que toda la información no se recibirá de manera oportuna, sesgando los informes presupuestarios y obstaculizando la capacidad de la empresa para tomar decisiones comerciales rápidas y sólidas.
• Obligar a los empleados a entregar a la empresa las recompensas relacionadas con los viajes. Aunque esto puede ayudar a compensar los costes de T&E, los beneficios de la empresa se verán borrados por los efectos negativos en la moral de los empleados. Viajar no es divertido. Dejar que se queden con las recompensas es una forma fácil de hacer saber a la gente que aprecias sus sacrificios.

Las malas políticas son vagas, engorrosas e ineficaces. Pero las suyas no lo serán si sigue estos principios:

• Escriba claramente lo que quiere que hagan -o no hagan- los viajeros. No puede culparlos por hacer algo incorrecto si no saben que está mal. Por ejemplo, ¿cuándo está bien subir de categoría los vuelos, las habitaciones o las comidas?
• Las buenas políticas están respaldadas por una tecnología que conecta a todas las personas de su organización que tienen algún tipo de contacto con los viajes y les da la información que necesitan, de inmediato. De esta manera, el seguimiento de las políticas puede ser indoloro y eficiente, ya sea que esté reservando, supervisando o gestionando el presupuesto.
• Mejore continuamente sus políticas con la evaluación continua de la relevancia y la experiencia. Mejore continuamente la administración de los viajes utilizando métricas que estén estratégicamente alineadas con sus objetivos empresariales y de viajes. Los datos profundos y precisos apoyan la planificación y el presupuesto a largo plazo, pero también deben darle visibilidad en tiempo real de su programa de viajes a medida que se desarrolla.
• Solicite la opinión de todos los involucrados. No se pueden «considerar» las necesidades o los retos de las partes interesadas sin escucharlas directamente. Sus perspectivas sobre los viajes pueden ser muy diferentes. Además, las personas que se sienten escuchadas son más propensas a apoyar la política que usted crea.
• Permita a los viajeros adaptar las reservas a sus preferencias personales en la medida de lo posible.
• Haga que los documentos de la política de viajes estén disponibles a través de la intranet y que su resumen de una página esté disponible a través de su plataforma de viajes móvil, para que el acceso sea rápido y fácil desde cualquier lugar. Si la gente tiene que buscar respuestas, no lo hará. Una plataforma de gestión de viajes adaptada a los dispositivos móviles proporciona acceso a todos las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Incluya un componente de educación/formación que no sólo describa las directrices en sí, sino que explique el razonamiento que las sustenta. Conocer el «por qué» ayuda a los empleados a entender cómo sus viajes impactan y contribuyen a la empresa (desde el punto de vista financiero y de rendimiento), lo que motiva el cumplimiento voluntario.

Los estudios han demostrado que aquellos que están más familiarizados con las políticas de viajes de su empresa son más propensos a seguirlas. Los gestores de viajes inteligentes no sólo están «comercializando» su política de viajes a los usuarios internos a través de la formación continua y los recordatorios, sino que están utilizando tácticas divertidas como los concursos para destacar los elementos clave de la política y celebrar el éxito en el logro de los objetivos de T&E.

¿Cuánto margen de maniobra debe tener una política de viajes?

Los empleados no son robots. Son personas individuales, por lo que cada empleado es diferente. Ofrecer flexibilidad dentro de las directrices demuestra que te preocupas por esas diferencias individuales, no sólo por los resultados. Usted quiere que los empleados se sientan seguros y cómodos en los viajes.

La forma más sencilla de ofrecer flexibilidad es adoptar una plataforma de gestión de viajes corporativos que filtre automáticamente las opciones y presente a sus viajeros opciones que se ajusten a sus directrices. Pueden elegir lo que más les convenga entre las opciones sin preguntarse si están reservando adecuadamente.

Considere cómo quiere manejar los servicios compartidos. Este es un ejemplo perfecto de cómo las tendencias de viajes cambian y afectan directamente a los viajes de negocios y a tus políticas. No hace muchos años, Lyft, Uber y Airbnb ni siquiera estaban en su radar. Ahora, muchos de sus empleados (especialmente si son más jóvenes) pueden preferir estas opciones. Los servicios compartidos pueden ahorrar dinero y complacer a algunos viajeros, pero también presentan nuevos retos en lo que respecta a la seguridad de los viajeros. Su política debe abordar y aclarar estas cuestiones.

Responda a la tentación de incluir cada pequeña cosa

Hemos señalado anteriormente que puede incluir lo que quiera, con cualquier cantidad de detalles, en su política de viajes. Sin embargo, también señalamos que el volumen se correlaciona directamente con la falta de interés y cumplimiento, por lo que dejarse llevar es contraproducente. Además, hay tantas variables y desafíos y «qué pasaría si» comúnmente asociados con los viajes de negocios, que es posible que nunca termine de redactar su política de viajes. Así que, en lugar de preguntar qué no es necesario incluir, repasemos los elementos clave imprescindibles:

• Relevancia adaptada a la empresa: revisar ejemplos de políticas de viajes para obtener ideas es un buen ahorro de tiempo, pero no incluya nada en su versión que no se aplique específicamente a su empresa.
• Recompensas y beneficios para los viajeros, así como orientación (bleisure, retención de millas y puntos ganados, etc.)

La mayoría de las empresas resuelven el dilema de qué incluir creando una versión completa de su política de viajes que detalla los procesos y procedimientos, aborda las circunstancias inusuales y estipula quién es responsable de volver a aprobar las necesidades de viaje inusuales o fuera de la política. A continuación, crean una hoja única de uso cotidiano que cubre los puntos clave de las reservas y los informes de gastos. De este modo, los empleados y los gestores de viajes disponen de toda la información cuando la necesitan, pero nadie se atasca en minucias.

Conclusión

Los gestores de viajes suelen quejarse de que los empleados no siguen las normas. Sin embargo, con una política bien pensada que esté diseñada para abordar las necesidades clave de todos, usted facilita el cumplimiento. Respalde esto con accesibilidad, formación exhaustiva y recordatorios continuos, y podrá sustituir la frustración y el exceso de gasto por la felicidad y la previsibilidad.

De hecho, cuantos más empleados entiendan el razonamiento que hay detrás de las políticas, más probable será que las sigan. Saben que sus normas no son arbitrarias, sino que están formuladas para beneficiarles a ellos y a la empresa. Al mantenerse dentro de las directrices, los viajeros pueden convertirse en partes interesadas más fuertes y más comprometidas con el negocio y el éxito financiero de la empresa.