Aunque es habitual que los secretarios de la junta directiva levanten acta de una reunión, puede sorprenderle saber que las juntas directivas no están obligadas legalmente a levantar acta. Levantar actas en las reuniones de la junta directiva se ha convertido en una práctica recomendada por muchas razones de buen gobierno.
Plantilla de actas de reuniones
Los miembros de las organizaciones tienen derecho a obtener ciertos registros corporativos como informes financieros y actas de reuniones. Más importante aún, los directores de la junta directiva tienen deberes legales y fiduciarios, por lo que es importante tener un registro de las acciones que la junta directiva tomó durante las reuniones.
Además, las actas de las reuniones de la junta directiva sirven como guía para la junta directiva mientras planifican y toman decisiones estratégicas. Realizar las actas de las reuniones de la junta directiva utilizando un formato y una plantilla específicos también sirve como protección legal para la junta y la organización.
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¿Qué información necesitan registrar los secretarios de la junta directiva?
La mejor fuente que los secretarios de la junta directiva pueden utilizar como guía para registrar las actas de la junta directiva son las Reglas de Orden de Robert.
Las actas de la junta directiva deben incluir una descripción general de lo que ocurrió en la reunión, sin ser demasiado extensas. El secretario de la junta directiva debe documentar la fecha, la hora y el lugar de la reunión y si se trata de una reunión ordinaria o especial.
El acta también debe incluir una lista del presidente, los directores, el personal, los invitados y cualquier otro asistente. No es necesario designar el porcentaje de miembros presentes que constituye el quórum. El secretario sólo tiene que documentar si existe o no quórum.
El acta debe incluir una declaración de si el acta de la reunión anterior fue leída y aprobada. La parte más importante del acta es documentar una declaración precisa de cualquier acción que los miembros de la junta directiva hayan tomado durante la reunión.
Actas de la junta directiva: Lo que no se debe registrar
Es esencial que los secretarios de las juntas directivas entiendan que levantar un acta no equivale a registrar las discusiones textualmente. Eso no sólo dificulta el trabajo del secretario, sino que la mayoría de los representantes legales lo desaconsejan.
Las actas de las reuniones de la junta directiva no deben leerse como un manuscrito. En cambio, deben servir como un registro preciso y general de las acciones de la junta. Las actas de la junta directiva deben reflejar el nombre de los miembros que hacen y secundan una moción. En cuanto a los debates posteriores, las actas deben incluir los principales argumentos a favor o en contra de la moción, sin mencionar nombres. Incluir demasiada información en las actas de la junta directiva puede hacer que los miembros de la junta directiva se abstengan de aportar ideas libremente durante los debates de la junta directiva.
Incluir demasiada información en las actas de la junta directiva supone un riesgo legal. Los secretarios de la junta directiva deben ser conscientes de que las actas de la junta directiva sirven como registro legal y pueden ser utilizadas en un tribunal. Los debates y las citas directas de los miembros de la junta directiva pueden ser malinterpretados por los tribunales muchos años después, cuando los miembros de la junta directiva pueden haber olvidado el contexto en el que hablaron. Los abogados examinarán las actas del consejo para buscar los puntos débiles de la parte contraria. Las declaraciones en las actas pueden ser sacadas de contexto de manera que podrían dañar la reputación de una organización o crear una responsabilidad legal indebida.
Las organizaciones sin ánimo de lucro deben tomar nota del Código del Distrito de Columbia §29-406.24, que establece que se presume que todos los miembros de la junta directiva consienten en las acciones que sus juntas toman. Por esta razón, los secretarios de la junta directiva deben anotar en las actas que uno o varios miembros se opusieron a una acción tomada por el voto de la junta directiva en pleno.
¿Cuáles son las mejores prácticas para las actas de las reuniones de la junta directiva?
El formato exacto de las actas de las reuniones de la junta directiva varía según la organización, aunque las mejores prácticas de gobernanza indican que todas las actas de las reuniones deben contener cierta información básica. Las mejores prácticas también alientan a las juntas a ser consistentes en su método de presentación de informes para que la información sea confiable.
Las actas de la junta directiva deben documentar cuidadosamente cualquier decisión que la junta haya tomado, junto con los próximos pasos. Las actas también sirven como registro oficial para identificar y hacer un seguimiento de los elementos de acción.
Las declaraciones deben ser breves y sucintas. Como mínimo, las actas deben incluir la siguiente información:
- Fecha, hora y lugar
- Hora en que se dio por iniciada la reunión y se levantó
- Nombres de los asistentes y ausentes
- Correcciones y modificaciones del acta de la reunión anterior
- Adiciones al orden del día
- Estado del quórum
- Mociones tomadas o anuladas
- Votaciones que hubo de la moción y del apoyo, junto con el resultado de la votación
- Acciones que se acuerdan tomar
- Nuevos asuntos
- Discusión y participación abierta
- Fecha y hora de la próxima reunión
El secretario de la junta desempeña un papel crucial en el registro de las actas de la junta. Por esta razón, es importante que los secretarios de la junta directiva hagan algo más que presentarse en una reunión con lápiz y papel. Un poco de planificación por parte del secretario, incluyendo el uso de una plantilla para las actas de la junta directiva, hará que el trabajo sea mucho más fácil.
Preparación para los secretarios de la junta directiva: Uso de una plantilla para las reuniones de la junta directiva
El secretario de la junta directiva y el presidente de la junta directiva deben llegar a un acuerdo sobre lo que debe incluirse en las actas de la junta directiva. También deben llegar a un acuerdo sobre lo que no se debe registrar para proteger a la junta y a sus directores de las responsabilidades legales.
Los secretarios de la junta pueden prepararse para las reuniones revisando los formatos de las actas de reuniones anteriores y utilizando plantillas de ejemplos de actas de reuniones de la junta. Las plantillas tendrán áreas para rellenar la información pertinente, como la fecha, la hora y los puntos habituales del orden del día, con flexibilidad para añadir nuevos puntos. Es útil revisar los formatos de las actas de las reuniones de la junta directiva que otras organizaciones han utilizado con éxito.
Antes de cada reunión, el secretario de la junta directiva tendrá que obtener información del presidente de la junta directiva sobre los asistentes, los invitados y cualquier orador o presentación especial. El secretario también querrá revisar las actas de la reunión anterior y reunir cualquier documento para la reunión. Por último, el secretario trabajará con el presidente de la junta directiva para establecer y consolidar el orden del día.
Algunas palabras finales sobre las actas de la junta directiva
Las plantillas y los formatos son herramientas esenciales para los secretarios de la junta directiva. ¿Por qué no utilizarlos para eliminar gran parte del trabajo de registrar las actas de la junta directiva? Una buena regla general para los redactores de actas es registrar una declaración por cada acción de la junta directiva para evitar ser demasiado prolijo.
Con suerte, las actas de su junta directiva nunca se presentarán como prueba en un tribunal. Sin embargo, si lo son, utilizando estas herramientas, su junta puede estar segura de que las actas reflejan con precisión los asuntos de la junta.