Es un principio básico de los negocios: antes de ganar dinero hay que saber cómo gastarlo. Elaborar un presupuesto es una forma clave de ayudarle a convertir sus sueños de éxito empresarial en realidad. Con esta herramienta vital, puedes hacer un seguimiento del efectivo disponible, los gastos del negocio y la cantidad de ingresos que necesitas para mantener tu negocio en crecimiento, o al menos a flote. Al plasmar estas cifras en papel, sus posibilidades de éxito con su negocio se ven favorecidas al anticipar las necesidades, los gastos, los beneficios y el flujo de caja futuros. Es como una hoja de ruta para su empresa», dice Victor Butcher, de Butcher Financial Services en Memphis (Tennessee), antiguo presidente de la Sociedad de Contables Públicos Certificados de Tennessee, que asesora a pequeñas empresas. «Necesitas la hoja de ruta para entender hacia dónde vas con tu negocio».
Por el contrario, si no tienes la disciplina de sentarte y montar un presupuesto empresarial, es posible que no tengas una visión de cómo está funcionando tu negocio de un año a otro, si hay recortes que puedes hacer para mejorar el rendimiento y si tienes los fondos necesarios para comprar nuevos equipos, ya sean ordenadores, camiones, maquinaria o una nueva fábrica. «Es como ir en un coche sin mapa ni sistema GPS», dice Butcher. «Las siguientes páginas detallan por qué su empresa necesita un presupuesto, qué componentes debe incluir en un presupuesto, cómo empezar a elaborarlo y cómo utilizarlo para mejorar el rendimiento de su empresa.
Por qué su empresa necesita un presupuesto
La conclusión de por qué elaborar un presupuesto para su empresa es que le ayudará a calcular cuánto dinero tiene, cuánto necesita gastar y cuánto necesita ingresar para alcanzar los objetivos empresariales. Pero también hay otras razones. Los banqueros y otros financiadores pueden querer ver un presupuesto cuando pidas un préstamo. Los empleados también deben conocer el presupuesto para que entiendan hacia dónde va el negocio y se sientan motivados a trabajar más. «Sería estúpido no compartirlo con los empleados. Todo el mundo debe saber cuál es el objetivo de la empresa. Es un objetivo de grupo», dice Butcher. «No espere que su personal cumpla sus objetivos si no sabe cuáles son».
Los presupuestos también pueden ayudarle a minimizar el riesgo de su empresa. Hay que crear un presupuesto antes de firmar un nuevo contrato de alquiler o invertir en nueva maquinaria o equipos. Es mejor descubrir que no puede permitirse un nuevo espacio de oficina antes de comprometerse a gastar una determinada cantidad de dinero cada mes. Según la Administración de la Pequeña Empresa de EE.UU., un presupuesto puede utilizarse para indicar algunos de los siguientes aspectos:
– Los fondos necesarios para la mano de obra y/o los materiales.
– En el caso de un nuevo negocio, los costes totales de puesta en marcha.
– Los costes de las operaciones.
– Los ingresos necesarios para mantener el negocio.
– Una estimación realista de los beneficios previstos.
Puede utilizar esta información para ajustar sus planes o expectativas de cara al futuro. Un presupuesto de 12 meses puede actualizarse con los gastos e ingresos reales cada mes para saber que se está cumpliendo el objetivo. Si no alcanza los objetivos fijados en el presupuesto, puede utilizarlo para solucionar los problemas y averiguar cómo puede reducir los gastos, como la mano de obra o los nuevos ordenadores, aumentar las ventas mediante un marketing más agresivo o reducir sus expectativas de beneficios.
Componentes de un presupuesto
Un presupuesto debe incluir los ingresos, los costes y, lo que es más importante, los beneficios o el flujo de caja, de modo que pueda averiguar si le queda dinero para mejoras o gastos de capital. El presupuesto debe elaborarse al menos una vez al año. La mayoría de los presupuestos anuales se dividen también en 12 meses, con columnas en blanco junto a las estimaciones para rellenarlas con los resultados reales a medida que avanza el año. Es posible que desee consultar a un contable para preparar un presupuesto, pero también puede hacerlo usted mismo con un software financiero para pequeñas empresas y/o con algunas de las hojas de trabajo y plantillas de presupuesto gratuitas disponibles en línea (ver Recursos recomendados más adelante).
Así es como la SBA define los componentes básicos del presupuesto:
Ventas y otros ingresos – Estas cifras son la «piedra angular» de un presupuesto. Intente que estas estimaciones sean lo más precisas posible, pero peca de conservador si es necesario. «A todo el mundo le gustaría que las ventas se duplicaran cada año, pero las probabilidades de que eso ocurra son muy escasas», dice Butcher. La mejor base para los ingresos de ventas previstos son las cifras de ventas reales del año pasado. Si acaba de empezar, es de esperar que haya investigado preguntando a otros empresarios del mismo sector, utilizando los conocimientos del sector que tenía en un trabajo anterior, y/o haciendo un estudio de mercado.
Costes y gastos totales: ahora que tiene sus estimaciones de ventas hechas, puede llegar a las cifras de lo que le costará a su empresa obtener esos ingresos. Esto puede ser complicado, ya que a veces varía debido a la inflación, el aumento de los precios y otros factores. Los costes se pueden dividir en categorías: fijos, variables y semivariables.
– Los costes fijos son aquellos gastos que permanecen igual, tanto si las ventas aumentan como si disminuyen. Algunos ejemplos son el alquiler, los muebles alquilados y los seguros.
– Los costes variables se correlacionan con el volumen de ventas. Incluyen el coste de las materias primas que necesita para fabricar los productos, el inventario y los fletes.
– Los costes semivariables son costes fijos que pueden ser variables cuando se ven influidos por el volumen de negocio. Estos pueden incluir los salarios, las telecomunicaciones y la publicidad.
Beneficios – Seamos realistas: usted está en el negocio para obtener un beneficio de su inversión y trabajo. Esta cifra se calcula restando los costes a los ingresos. La SBA aconseja consultar con asociaciones comerciales, contables o banqueros para asegurarse de que está obteniendo un beneficio adecuado de su negocio. Una vez que tenga una estimación de los beneficios, podrá empezar a planificar si puede comprar nuevos equipos, trasladarse a un local más grande, añadir personal o dar a sus empleados primas o aumentos. También puede analizar los costes proyectados y ver dónde puede recortar si sus proyecciones de beneficios no están a la altura.
El presupuesto debe funcionar de acuerdo con ecuaciones matemáticas básicas: «ventas = coste total + beneficio» o «ventas – coste total = beneficio».
Cómo redactar un presupuesto empresarial
La redacción de un presupuesto es más fácil si se escribió uno el año anterior. Esas proyecciones, junto con las cifras de ingresos y gastos reales que realizaste, formarían la base de tus estimaciones para el año siguiente. Pero si estás leyendo este artículo, lo más probable es que nunca hayas escrito un presupuesto para tu negocio. En ese caso, siga leyendo.
Objetivo de ventas y beneficios. Empieza por desarrollar un objetivo para tus ingresos por ventas, aconseja SCORE, un grupo sin ánimo de lucro con 370 capítulos que se dedica a ayudar a los emprendedores y a las pequeñas empresas a formarse, crecer y tener éxito. Si se trata de una empresa nueva, empiece por estimar qué tipo de beneficio realista le gustaría obtener el año siguiente. Si lleva un tiempo en el negocio, tome los estados financieros más recientes de su empresa -ya sean generados por un libro de contabilidad o un programa informático- y utilícelos como base para desarrollar sus objetivos de ventas y beneficios. La razón por la que debe comenzar con las ventas y/o los beneficios es porque esta información determinará el resto de sus estimaciones de costes, gastos y gastos de capital. Tenga en cuenta los factores que puedan afectar a sus cifras de ventas -como la economía o la pérdida de un cliente importante-, pero no se preocupe demasiado porque el principio básico de la elaboración de presupuestos es que las cifras nunca serán exactamente correctas.
Calcule los gastos de explotación. Un buen punto de partida, una vez más, son los estados financieros. Estos estados deberían incluir una lista detallada de los gastos fijos y variables en los que ha incurrido durante el año, incluyendo sueldos y salarios, alquileres, gastos de envío, investigación, viajes, servicios públicos, impuestos, etc. Si está empezando, tendrá que hacer una lluvia de ideas para asegurarse de que tiene en cuenta todos los costes en los que incurrirá.
Calcule el margen de beneficio bruto. Una vez más, esto es mucho más fácil si usted ha estado en el negocio por un tiempo. En ese caso, calcule el coste de los bienes vendidos (inventario inicial, bienes comprados o fabricados, gastos de envío, etc.) y réstelo de sus ingresos totales por ventas, aconseja SCORE.
Tómese su tiempo para reajustar las cifras. Teniendo en cuenta las estimaciones de las ventas y los gastos, lo más probable es que quieras volver atrás y reajustar tus estimaciones para alcanzar tus objetivos de beneficios. Esto puede significar que compre menos suministros nuevos en el próximo año o que tenga que añadir dos nuevos empleados. Tenga en cuenta estos costes o ahorros ajustados y vuelva a hacer los números. Puede que tengas que hacer de tripas corazón y acudir a un contable o a un consultor empresarial para que te ayude con las cifras de tu presupuesto. En cualquier caso, recuerde que es importante utilizar cifras realistas para que su presupuesto le ayude a orientar su negocio. Recuerda que elaborar un presupuesto no es una ciencia exacta. «Un presupuesto funciona con sentido común», dice Butcher. «Si el año pasado obtuviste 100.000 dólares de ingresos, el sentido común indica que el año que viene no harás un millón. Lo mejor es estimar entre 80.000 y 120.000 dólares». Pero prepárate para hacer ajustes en tu presupuesto a medida que avance el año. Es posible que haya fijado unas cifras de ventas demasiado altas cuando la depresión económica afecte a su negocio. O, por el contrario, puede conseguir un cliente que duplique su negocio.
Recursos recomendados: