Los empleadores calculan los impuestos sobre la nómina utilizando los ingresos salariales brutos o totales de un empleado y varias deducciones para llegar a la paga neta o a la paga en efectivo. Esto parece bastante simple en la superficie, pero el cálculo de las deducciones requiere atención al detalle y extrema precisión.
La fórmula básica del salario neto
En términos más sencillos, la fórmula básica del salario neto funciona así:
El salario bruto del empleado (tasa de pago x horas trabajadas)menos las deducciones legales de impuestos sobre la nóminamenos las deducciones voluntarias de la nóminasupone el salario neto
Deducciones legales de impuestos sobre la nómina
La ley requiere que los impuestos sobre la nómina sean retenidos del cheque de pago de un empleado cada período de pago. Los empleadores deben transmitir estas retenciones a varias agencias fiscales. Las retenciones de impuestos sobre la nómina incluyen lo siguiente:
- Retención del impuesto federal sobre la renta basada en las tablas de retención de la Publicación 15
- Retención del impuesto de la Seguridad Social del 6.2% en 2020 y 2021, hasta el máximo anual de ganancias imponibles o base salarial de 137.700 dólares para 2020 y 142.800 dólares para 2021
- Retención del impuesto de Medicare del 1,45%
- Retención adicional del impuesto de Medicare del 0.9% para los empleados que ganan más de 200.000 dólares
- Retención del impuesto estatal sobre la renta
- Varias retenciones de impuestos locales, como los impuestos de la ciudad, el condado o el distrito escolar; la discapacidad estatal; o el seguro de desempleo
- Primas de seguro médico, como el médico, el dental y el oftalmológico
- Primas de seguro de vida
- Contribuciones a planes de jubilación, como un plan 401(k)
- Planes de compra de acciones para empleados, como los planes ESPP y ESOP
- Comidas, uniformes, cuotas sindicales y otros gastos relacionados con el trabajo
- Pagar la parte del empleador de los impuestos sobre la nómina
- Depositar el dinero de los impuestos retenidos de los cheques de los empleados
- Preparar varios informes de conciliación
- Contabilizar el gasto de la nómina a través de sus informes financieros
- Llenar las declaraciones de impuestos sobre la nómina
- Impuestos de la Seguridad Social del 6,2% en 2020 y 2021 hasta el máximo anual de ganancias del empleado de 137.700 dólares para 2020 y 142.800 dólares para 2021
- Impuestos de Medicare del 1.45% de los salarios
- Impuestos federales por desempleo (FUTA)
- Impuestos estatales por desempleo (SUTA)
- Contribución del empleado a la Seguridad Social: 6,2%
- Contribución del empleador a la Seguridad Social: 6,2%
- Cotización del empleado a la Seguridad Social: 1,45%
- Contribución del empleador a Medicare: 1,45%
- Realizar depósitos de impuestos federales
- Declaración anual de impuestos federales por desempleo del empleador (formulario 940)
- Declaración trimestral de impuestos federales del empleador (formulario 941)
- Declaración anual de impuestos federales retenidos (formulario 945)
- Declaraciones de salarios e impuestos (formularios W-2)
Deducciones voluntarias de la nómina
Las deducciones voluntarias de la nómina se retienen del cheque de pago de un empleado solo si este ha aceptado la deducción. Las deducciones voluntarias pagan o contribuyen a varios beneficios en los que el empleado ha elegido participar. Las deducciones voluntarias pueden incluir lo siguiente:
Las deducciones voluntarias pueden pagarse con dólares antes o después de impuestos, dependiendo del tipo de beneficio que se esté pagando. Algunas deducciones antes de impuestos sólo reducen los salarios sujetos al impuesto federal sobre la renta, mientras que otras deducciones reducen los salarios sujetos a los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, también.
Las publicaciones 15 y 15-B del IRS explican qué beneficios son antes de impuestos para varios propósitos, y un software de nóminas de grado profesional le ayudará a mantener un seguimiento de todos los cálculos relacionados con los impuestos.
Responsabilidades de los impuestos sobre la nómina del empleador
La responsabilidad de los impuestos sobre la nómina continúa incluso después de que los cheques de pago se hayan emitido a los empleados. La empresa también es responsable de:
Impuestos sobre la nómina del empleador
Las empresas son responsables de pagar su parte de los impuestos sobre la nómina. Estos impuestos son un gasto añadido sobre el gasto del salario bruto de un empleado. La parte del empleador de los impuestos sobre la nómina incluye lo siguiente:
Impuestos FICA
FICA son las siglas de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro. El impuesto FICA se compone de los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare. Los impuestos FICA son pagados tanto por el empleado como por el empleador. Cada parte paga la mitad de estos impuestos. Ambas mitades de los impuestos FICA suman un total del 15,3%, que se desglosa de la siguiente manera:
El impuesto adicional de Medicare
Desde 2013, se aplica un impuesto adicional de Medicare del 0,9% a los empleados no casados que presentan una declaración de impuestos individual y cuyos salarios de Medicare superan los 200.000 dólares. El impuesto adicional de Medicare se aplica a los ingresos superiores a 250.000 dólares para los contribuyentes casados que presenten una declaración conjunta y a los ingresos superiores a 125.000 dólares para las parejas casadas que presenten declaraciones separadas.
El impuesto adicional de Medicare es un impuesto sólo para empleados. No hay un impuesto correspondiente que se imponga al empleador.
Información de los impuestos sobre la nómina
Los empleadores deben informar de sus obligaciones de impuestos sobre la nómina y depositar los impuestos sobre la nómina de manera oportuna. Los requisitos de reporte incluyen:
Los empleadores también tienen requisitos para presentar informes con varias agencias estatales y locales. Los empleadores pueden encontrar enlaces a las agencias de impuestos estatales a través del sitio web de la Asociación Americana de Nómina.