Las empresas utilizan el formulario W-9 del IRS, Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación, para obtener información de los proveedores que contratan como contratistas independientes (también llamados autónomos).Cuando una empresa paga a un contratista 600 dólares o más durante un año fiscal, tiene que informar de estos pagos al Servicio de Impuestos Internos (IRS), utilizando una declaración informativa llamada Formulario 1099-MISC. Las empresas utilizan el nombre, la dirección y el número de la Seguridad Social o el número de identificación fiscal que los contratistas proporcionan en el Formulario W-9 para completar esa declaración informativa. Ni el remitente ni el destinatario deben enviar una copia al IRS.
Las empresas que contratan a contratistas independientes no retienen el impuesto sobre la renta ni pagan los impuestos de Medicare o de la Seguridad Social por sus contratistas independientes, como hacen con sus empleados. En cambio, los contratistas son responsables de estas obligaciones. Sin embargo, el IRS todavía quiere saber cuánto recibieron estos contratistas para asegurarse de que pagan los impuestos que deben, y utiliza el formulario 1099-MISC para recopilar esta información. Las empresas no envían el formulario W-9 al IRS.
El propósito del formulario W-9
Información necesaria en el formulario W-9
El formulario W-9 pide el nombre del contratista independiente, el nombre de la empresa (si es diferente), la entidad comercial (propietario único, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso/estado, sociedad de responsabilidad limitada u «otro») y el número de identificación fiscal de la empresa (o el número de la Seguridad Social, para los propietarios únicos que no utilizan un número de identificación fiscal separado).
El formulario W-9 también pide a la persona que lo rellena que certifique que no está sujeta a retenciones. La mayoría de los contribuyentes no lo están, pero si lo están, la empresa que contrata al contratista independiente tendrá que retener el impuesto sobre la renta de la paga de ese contratista a una tasa fija del 24% (para los años fiscales 2018-2025) y enviarlo al IRS.
Como el formulario W-9 requiere listar un número de identificación fiscal o de la Seguridad Social, tanto la persona que lo rellena como la empresa que recibe el formulario completado deben custodiarlo cuidadosamente durante la transmisión y después de la recepción para protegerlo contra el robo de identidad.
Cuándo no debe rellenar un W-9
Un contratista independiente que recibe un W-9 inesperado debe dudar antes de rellenarlo e investigar si el solicitante tiene una razón legítima para pedir este formulario. Las instituciones financieras a veces utilizan el formulario W-9 para solicitar información a un cliente cuando necesitan reportar dividendos o intereses. Tenga cuidado aquí: La institución financiera probablemente ya debería tener su número de identificación fiscal de cuando abrió la cuenta.
Otra situación en la que debería dudar antes de rellenar el Formulario W-9 es si la empresa que se lo pide es su empleador y se supone que está clasificado como empleado, no como contratista independiente. La diferencia es sustancial.
¿Empleado o contratista independiente?
Si eres un empleado, tu empleador retendrá los impuestos sobre la renta, retendrá y pagará los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, y pagará el impuesto sobre el desempleo sobre tus salarios. Si eres un contratista independiente, no lo hará. Eso significa que serás responsable de la parte del empleador de los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, y que no tendrás derecho a la indemnización por desempleo si te despiden.
Un empleador sin escrúpulos o con problemas financieros podría tratar de clasificar a un empleado como contratista independiente para ahorrar dinero. Si se le clasifica como contratista independiente, el «ahorro» fiscal de su empleador saldrá de su bolsillo como impuesto de autoempleo. También se convertirá en responsable de calcular y pagar sus impuestos estimados cuatro veces al año y de rellenar el Anexo C cuando presente su declaración de impuestos anual.
No siempre está claro si un trabajador es un empleado o un contratista independiente, pero en general, cuanto más control tenga la empresa sobre lo que hacen los trabajadores y cómo lo hacen, más probable es que sean empleados. Si tu sentido arácnido empieza a cosquillear cuando alguien que te ha contratado te llama contratista independiente, es una buena señal, y deberías investigar la situación más a fondo. Empieza por revisar la discusión del IRS sobre la diferencia entre ambos. Si eres un empleado, debes rellenar el formulario W-4, no el W-9.
Aquí tienes un ejemplo de cuándo un empleador podría cambiar legítimamente tu estatus de empleado a contratista independiente. Usted es un programador informático, y se le exige que acuda a la oficina de 9 a 18 horas, de lunes a viernes. La empresa te proporciona tu mesa y tu ordenador.
A partir del mes que viene, tendrás que aportar tu ordenador. Podrás trabajar desde casa o desde el lugar remoto que desees, y podrás completar el trabajo durante las horas que quieras, siempre y cuando tus tareas se completen en el plazo previsto y respondas a las llamadas telefónicas y correos electrónicos relacionados con el trabajo a tiempo.
Preguntas frecuentes sobre el W-9
¿Cómo puedo saber si estoy sujeto a la retención de seguridad?
¿Le ha enviado el IRS una carta diciéndole que está sujeto a la retención de seguridad obligatoria? Esto puede haber ocurrido si no declaraste todos tus intereses y dividendos en una declaración de impuestos anterior. Si no ha recibido esta carta, y si proporciona su número de identificación fiscal al solicitante del formulario W-9, entonces no está sujeto a la retención adicional. Si está sujeto a la retención adicional, tache el punto dos de la segunda parte del Formulario W-9 antes de presentarlo.
¿Cuál es la forma más segura de presentar el Formulario W-9?
Si puede entregar el documento en persona, es lo ideal. Si no, una opción es utilizar un servicio gratuito en línea para encriptar su Formulario W-9 completado y enviarlo por correo electrónico de forma segura al solicitante. También puede utilizar un servicio de intercambio de archivos encriptados.
Otra opción es enviarlo a través de un servicio como FedEx, UPS o el servicio postal, aunque no hay ninguna garantía de que su formulario no se pierda, sea robado o manipulado durante el transporte.
Tampoco hay garantía de que el destinatario almacene el formulario de forma segura, incluso si lo envía de forma segura, por lo que es posible que quiera preguntar sobre eso de antemano.
¿Es mi negocio una entidad exenta?
Si es un empresario individual, probablemente no lo sea. Si es una corporación, podría serlo, si califica para el estatus de exención de impuestos del IRS.
Tengo tanto un número de identificación de empleador (EIN) como un número de Seguridad Social. Qué número debo introducir en el formulario?
Si usted es un propietario único, puede introducir cualquiera de los dos. Si su empresa es una SRL clasificada como sociedad anónima o sociedad colectiva, utilice el EIN de la entidad. Si su negocio es una LLC de un solo miembro que es una entidad no considerada, introduzca su SSN o EIN (no el EIN de la entidad).
¿Puedo negarme a rellenar el Formulario W-9?
Seguro. Si se niega en respuesta a una solicitud legítima, su cliente retendrá los impuestos de su sueldo a una tasa del 24%. El departamento de contabilidad también podría encontrarlo un dolor y decirle a su contacto que se niegue a hacer más negocios con usted. Las empresas tienen la gran obligación, por parte del IRS, de obtener un formulario W-9 cumplimentado de cualquier persona a la que paguen 600 dólares o más durante el año. El incumplimiento puede dar lugar a multas.
Sin embargo, si cree que la persona que solicita el formulario no tiene por qué pedirlo, negarse es probablemente una buena idea. Si le preocupa, pregunte a un profesional fiscal qué debe hacer.
Además de un cliente, ¿quién podría pedirme que rellene el formulario W-9?
Un banco, una empresa de corretaje, una institución de crédito que ha cancelado una deuda que usted debe, o el emisor de un premio que ha ganado, todos podrían pedirlo. Si usted es un invitado en «Ellen» durante su promoción «12 Días de Regalos», y los productores del programa de entrevistas le piden que llene un W-9 antes de salir, es seguro asumir que la solicitud es legítima. Si recibes un correo electrónico diciendo que has ganado un premio de un concurso en el que no recuerdas haber participado, es posible que no quieras dar a esa persona un W-9.
Cuidado con las estafas de phishing del W-9. Si recibe un correo electrónico solicitando un formulario W-9 y no está seguro de que sea legítimo, póngase en contacto con el supuesto remitente por teléfono (y no utilice ningún número de teléfono en el correo electrónico sospechoso) para preguntar si la solicitud es válida. Los atacantes son sofisticados y pueden hacer que un mensaje parezca provenir de su banco o incluso de su cliente. Y si recibes un correo electrónico de Hacienda, sin duda se trata de un intento de phishing, y deberías reenviar el correo a [email protected]. El IRS no inicia el contacto con los contribuyentes a través del correo electrónico.
El resultado final
Los formularios W-9 son para los contratistas independientes, también llamados autónomos. Es importante rellenar el formulario correctamente, pero sólo si está seguro de que es el formulario correcto para presentar y la solicitud es legítima.