Uno de los aspectos más importantes a la hora de asignar y cumplir los roles es tener una descripción bien documentada de los roles, las expectativas y cómo interactúan los roles. Esto normalmente se esbozará en una matriz RACI que describa quién es el responsable, el que debe rendir cuentas, el que debe ser consultado y el que debe ser informado dentro de una determinada aplicación, proceso o para un determinado artefacto como una política o norma.
El marco de gobierno de datos
Un marco de gobierno de datos es un conjunto de reglas de datos, delegaciones de roles organizativos y procesos cuyo objetivo es poner a todos en la organización en la misma página.
Existen muchos marcos de gobierno de datos. Como ejemplo, utilizaremos el de The Data Governance Institute. Este marco tiene 10 componentes; vamos a hablar en detalle:
Figura 1. The DGI Data Governance Framework © The Data Governance Institute
Por qué:
Los datos maestros pueden describirse por la forma en que interactúan con otros datos.
Una misión y visión que establezca por qué el gobierno de datos es esencial dentro de nuestra organización. En el mejor de los casos, esto debería estar relacionado con los objetivos de negocio de la empresa. Esto debe ser respaldado por la alta dirección.
Qué:
Los objetivos a corto y largo plazo para el programa de gobierno de datos, así como los criterios de éxito y su medición. A menudo, esto debería abordar los principales puntos de dolor que existen en varias líneas de negocio. Esto debe estar alineado con la financiación y otras líneas de gestión involucradas.
Reglas y definiciones de datos en forma de políticas de datos, estándares de datos, definiciones de datos preferiblemente como un glosario de negocio y cómo las reglas de negocio se transforman en reglas de datos. Esto debería abarcar los activos de datos que describen las entidades empresariales básicas esenciales para cumplir los objetivos empresariales. La oficina/equipo de gobierno de datos trabajará con los propietarios y administradores de datos para establecer esto.
- Los derechos de decisión que existen para gestionar los activos de datos en el día a día del negocio. Esto incluirá lo que los administradores de datos pueden decidir y lo que debe ser escalado a un comité de gobierno de datos o autoridad similar.
- Las rendiciones de cuentas y las responsabilidades relacionadas delegadas dentro de la organización. Esto puede incluir una matriz RACI completa con los roles de los consejeros y de los informantes.
- Los mecanismos de control que se ponen en marcha para medir el cumplimiento de las normas de datos y los logros hacia los objetivos definidos. Los mecanismos pueden establecerse dentro de los procesos de negocio, en las aplicaciones de TI y como parte de los informes.
La participación de las partes interesadas en los datos en los roles de propietarios de datos, administradores de datos, custodios de datos y otros que es responsable, debe ser consultado o debe ser informado.
La Oficina/Equipo de Gobernanza debe organizarse para apoyar las estructuras y actividades de gobernanza de datos inter-funcionales. Recoge métricas y medidas de éxito e informa sobre ellas a los interesados en los datos. Proporciona atención continua a las partes interesadas en forma de comunicación, acceso a la información, mantenimiento de registros y educación/apoyo
- Los administradores de datos desempeñarán un papel esencial en la aplicación de las reglas de datos y resolverán la mayoría de los problemas antes de que se conviertan en un desafío importante. Una responsabilidad típica de los administradores de datos será establecer las mediciones de la calidad de los datos y hacer un seguimiento de las tendencias en los KPI de calidad de los datos y realizar un análisis de la causa raíz cuando no se cumplan los umbrales.
Cuándo:
Por último, pero no menos importante, se debe desplegar un conjunto de procesos estandarizados, documentados y repetibles con el equilibrio adecuado de tecnología de apoyo. La orquestación de los procesos de gobernanza de datos determinará en última instancia el éxito -o el fracaso- de su marco de gobernanza de datos y la capacidad de ascender en la madurez de la gobernanza de datos.
Crece, chico: el modelo de madurez
Medir su organización frente a un modelo de madurez de gobierno de datos puede ser un elemento muy útil para hacer la hoja de ruta y comunicar la parte de la iniciativa de gobierno de datos como es y como debe ser y el contexto para desplegar un marco de gobierno de datos.
Un ejemplo de dicho modelo de madurez es el modelo de madurez de la gestión de la información empresarial de Gartner, la firma de análisis:
Figura 2. © Gartner
La mayoría de las organizaciones, antes de embarcarse en un programa de gobierno de datos, se encontrarán en las fases inferiores de dicho modelo.
Fase 0 – Desconocimiento: Es posible que se encuentre en la fase de inconsciencia, lo que a menudo significará que puede estar más o menos solo en su organización con sus ideas sobre cómo el gobierno de datos puede permitir mejores resultados empresariales. En esa fase puede tener una visión de lo que se necesita, pero necesita centrarse en cosas mucho más humildes como convencer a las personas adecuadas en el negocio y en TI sobre objetivos más pequeños en torno a la concienciación y las pequeñas ganancias.
Fase 1 – Conciencia: En la fase de conciencia donde se reconoce la falta de propiedad y patrocinio y la necesidad de políticas y normas, hay espacio para lanzar un marco de gobierno de datos a medida que aborda los puntos de dolor obvios dentro de su organización.
Fases 2 y 3 – Reactiva & Proactiva: Pasar a las fases reactiva y proactiva significa que se puede establecer un marco de gobierno de datos más completo que cubra todos los aspectos del gobierno de datos y la estructura organizativa completa que abarque la propiedad de los datos y la administración de los mismos, así como una Oficina / Equipo de Gobierno de Datos en alineación con los resultados de negocio alcanzados y por alcanzar.
Fases 4 y 5 – Gestionada & Efectiva: Al alcanzar las fases gestionada y efectiva su marco de gobierno de datos será una parte integrada de hacer negocios.
Si sus políticas y procedimientos actuales de gobierno de datos son su guía, el modelo de madurez es su libro de historia. Se compila a partir de datos históricos basados en una evaluación de madurez, que compara el rendimiento de una empresa con los objetivos y puntos de referencia establecidos durante un período determinado: un trimestre, por ejemplo, o un año, o incluso cinco años. El modelo muestra dónde se ha estado, lo que ayuda a dar forma a dónde se va.
Aunque un enfoque de «talla única» no funciona realmente para un modelo de madurez, un enfoque de «si el zapato encaja» funciona bien para muchas empresas. Busque los modelos existentes, encuentre uno que se acerque y ajústelo a las necesidades de su empresa. Si el zapato no encaja, es fácil cambiar la talla del zapato. No es tan fácil cambiar la talla del pie.
Conexión con MDM
El Gobierno de Datos es el enfoque estratégico. MDM es la ejecución táctica. Eso es todo. Ya estamos bien. Ya puedes irte a casa.
¿No estás convencido? De acuerdo. No te fíes de nuestra palabra. Como prometimos, volvemos con Scott Taylor de MetaMeta Consulting. Él ha olvidado más sobre los datos maestros de lo que la mayoría de nosotros sabremos nunca, así que estamos encantados de darle la última palabra.
«Todos los sistemas empresariales necesitan la gestión de datos maestros», dijo Scott en nuestro evento de inicio de Profisee 2019. «Marketing, ventas, finanzas, operaciones. Hay beneficios en todas partes, en empresas de cualquier tamaño, en todas las industrias, en todo el mundo, en cualquier punto de su viaje de datos.»
Los datos maestros son los datos más importantes, dijo Scott, porque son los datos a cargo. Se trata de los «sustantivos del negocio»: los elementos esenciales de su negocio. Clientes, socios, productos, servicios. Sea cual sea su negocio, ahí es donde viven y respiran los datos maestros. Puede tener el mejor plan de gobierno del planeta. Los datos malos bien gobernados siguen siendo datos malos. No va a ayudar a su negocio.
«Todo el mundo está en el negocio de los datos, se den cuenta o no», dijo Scott. «Todo lo que tocamos se convierte en datos. Los negocios se están transformando de analógicos a digitales. No importa cuál sea tu producto, los datos son tu producto. Los negocios están cambiando gracias a los datos, y los datos son poder.
Con las herramientas adecuadas, puedes aprovechar ese poder ahora mismo.»
No podríamos haberlo dicho mejor.
Protección de datos y privacidad de datos
La creciente concienciación en torno a la protección de datos y la privacidad de los mismos, tal y como se manifiesta, por ejemplo, en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, tiene un fuerte impacto en el gobierno de los datos.
Términos como protección de datos por defecto y privacidad de datos por defecto deben ser incorporados en nuestras políticas y normas de datos, al menos cuando se trata de dominios de datos como los datos de los empleados, los datos de los clientes, los datos de los proveedores y otros datos maestros de las partes.
Como controlador de datos debe tener la supervisión completa sobre dónde se almacenan sus datos, quién está actualizando los datos y quién está accediendo a los datos para qué fines. Debe saber cuándo maneja información personal identificable y hacerlo para los fines legítimos en la geografía dada tanto en entornos de producción como en entornos de prueba y desarrollo.
Tener reglas bien aplicadas para la eliminación de datos es una necesidad también en la era del cumplimiento.
Mejores prácticas
Por un lado puede aprender mucho de otros que han estado en un viaje de gobierno de datos. Sin embargo, cada organización es diferente, y es necesario adaptar las prácticas de gobierno de datos todo el camino a partir de la fase de madurez inconsciente hasta el nirvana en la fase de madurez efectiva.
Sin embargo, a continuación encontrará una colección de 15 mejores prácticas cortas que se aplicarán en general:
- Empezar poco a poco. Como en todos los aspectos del negocio, no intente hervir el océano. Esfuércese por conseguir victorias rápidas y vaya aumentando sus ambiciones con el tiempo.
- Establezca objetivos claros, medibles y específicos. No se puede controlar lo que no se puede medir. Celebre cuando se cumplan los objetivos y utilícelo para ir a por la siguiente victoria.
- Defina la propiedad. Sin la propiedad empresarial, un marco de gobierno de datos no puede tener éxito.
- Identificar las funciones y responsabilidades relacionadas. El gobierno de los datos es un trabajo en equipo con resultados de todas las partes de la empresa.
- Educar a las partes interesadas. Siempre que sea posible, utilice términos empresariales y traduzca las partes académicas de la disciplina de gobierno de datos en contenido significativo en el contexto empresarial.
- Centrarse en el modelo operativo. Un marco de gobierno de datos debe integrarse en la forma de hacer negocios en su empresa.
- Mapa la infraestructura, la arquitectura y las herramientas. Su marco de gobierno de datos debe ser una parte sensible de la arquitectura de su empresa, el panorama de TI y las herramientas necesarias.
- Desarrolle definiciones de datos estandarizadas. Es esencial encontrar un equilibrio entre lo que debe estar centralizado y dónde funciona mejor la agilidad y la localización.
- Identificar los dominios de datos. Comience con el dominio de datos con la mejor relación entre el impacto y el esfuerzo para aumentar la madurez del gobierno de datos.
- Identificar los elementos de datos críticos. Céntrese en los elementos de datos más críticos.
- Defina las medidas de control. Implantarlas en los procesos de negocio, en las aplicaciones de TI y/o en los informes donde tenga más sentido.
- Construir un caso de negocio. Identifique las ventajas de aumentar la madurez del gobierno de datos en relación con el crecimiento, el ahorro de costes, el riesgo y el cumplimiento.
- Aproveche las métricas. Céntrese en un conjunto limitado de KPI de calidad de datos que puedan relacionarse con los KPI de rendimiento general de la empresa.
- Comuníquese con frecuencia. Los profesionales de la gobernanza de datos coinciden en que la comunicación es la parte más crucial de la disciplina.
- Es una práctica, no un proyecto.
- Se trata de una práctica, no de un proyecto.