Ser organizado en el trabajo no es sólo cumplir con los plazos o los objetivos de rendimiento individual. Cuando los empleados son capaces de gestionar su trabajo de manera eficiente, sus compañeros de equipo también sienten los beneficios.
Sin embargo, nunca seré el tipo de persona que encuentra placer en organizar mis espacios digitales y físicos. Aunque he descubierto que normalmente puedo salirme con la suya con un enfoque mínimo de organización, a menudo me pregunto cuánto tiempo y estrés me ahorraría si fuera un poco más meticuloso.
Bueno, es la temporada de hacer propósitos y planificar nuevos comienzos. Así que si buscas inspiración para mantenerte organizado en el trabajo, te ofrecemos consejos para gestionar tus mensajes, tus documentos, tus relaciones y tu tiempo.
Gestiona el aluvión de notificaciones, mensajes y correos electrónicos
Incluso los más organizados de entre nosotros luchan contra una marea cada vez mayor de notificaciones de correos electrónicos, aplicaciones y mensajes. En nuestro reciente estudio sobre el estado del trabajo, descubrimos que los trabajadores del conocimiento más comprometidos reciben una media de entre 50 y 100 correos electrónicos al día.
Y si eso no te deja boquiabierto, considera esto: La persona que trabaja de media en un país desarrollado lee 174 periódicos en un día de trabajo normal, dice Sheena Iyengar, profesora de la Columbia Business School.
La comunicación digital no muestra signos de ralentización, y el uso de aplicaciones va en aumento. Así que para mantenerse a flote en el lugar de trabajo moderno, es más importante que nunca crear un sistema para gestionar nuestros mensajes.
También es necesario proteger tu sistema organizativo con límites. Según Sarah K. Peck, autora y asesora de startups, la falta de límites es una de las razones por las que estamos tan desorganizados digitalmente.
«Culturalmente, somos terribles con los límites y la priorización», escribe Peck. «Esto se refleja en parte en nuestros hábitos de consumo, y en la amplia fama de la vida mínima de Marie Kondo: nos estamos ahogando en el desorden tanto físico como digital.»
Cómo mantenerse organizado en el trabajo
Aunque nunca podrás controlar por completo cuándo te manda un mensaje alguien, puedes establecer parámetros sobre cuándo leerás y responderás a las misivas menos urgentes. Peck aconseja hablar con tus compañeros de equipo y tu jefe sobre la mejor manera de comunicarse contigo durante la jornada laboral. Y una vez que hayas creado tu sistema para gestionar tus mensajes, compártelo con tus compañeros y tu jefe para que te ayuden a proteger estos límites.
Por ejemplo, considera la posibilidad de programar un bloque de tiempo de 30 a 45 minutos como un evento recurrente del calendario para reservar ese tiempo cada día para leer los mensajes. Durante este bloque de tiempo, determine qué mensajes son urgentes y cuáles puede responder más tarde.
Para los mensajes que no puede responder inmediatamente, dése un plazo para responder al remitente. Por ejemplo, puedes establecer como política personal responder a los mensajes dentro de las 48 horas siguientes a su recepción.
Resiste a la necesidad de programar reuniones o completar otras tareas durante tu tiempo designado para la gestión de mensajes. Incluso puedes crear un ritual en torno a ello: Sírvete una taza de tu té o café favorito, ponte unos auriculares y pon tus canciones favoritas del día de trabajo.
Domina el dragón de los documentos digitales
Conoces la pesadilla: estás trabajando en un documento compartido, sintiéndote bien con los progresos que estás haciendo, hasta que te das cuenta de que has registrado todo ese tiempo en una versión antigua del archivo. O tal vez guardas los documentos de forma desordenada en tu escritorio o en la temida carpeta de descargas.
En la revista online Bustle, la escritora Carolyn Steber afirma que estas prácticas de almacenamiento son malos hábitos que deberías intentar romper, porque no ofrecen un sistema intuitivo para organizar tus archivos. Como ella aconseja: «No, nunca necesitarás ese viejo PDF de las entradas del concierto, así que sigue adelante y borra el contenido de tu carpeta de descargas».
Cómo mantenerse organizado en el trabajo
Crear un sistema de nomenclatura de archivos es una de las mejores maneras de gestionar múltiples versiones del mismo documento. Por ejemplo, puedo compartir un borrador de artículo con mi editor que se llama «V1_Organización101». Usando este sistema, llamaré a mi segundo borrador «V2_Organización101». En realidad, no importa cómo nombras tus archivos; lo que importa es que los nombres sean coherentes.
En una entrevista reciente con Courtney Nolan, una directora de éxito de clientes estratégicos de Dropbox, descubrimos cómo los empleados de la empresa de alojamiento de archivos crearon su sistema de gestión de documentos.
«No deberías tener que pensar, ya sabes, qué significa ‘a.1.xyz'», dice Nolan, describiendo las mejores prácticas para las convenciones de nomenclatura de archivos. «Da contexto a tus archivos de forma más lógica. A menudo nos damos cuenta de que la gente es más propensa a recordar al cliente, o a quién se le dio la presentación, o el contexto de la presentación. Eso hace que sea más fácil hacer una especie de retroceso y buscarlo»
Bustle también sugiere descargar un fondo de escritorio con gráficos que pueden ayudar a mantener los archivos y carpetas organizados.
Fomentar las buenas relaciones con los colegas
Cuando pensamos en cómo organizarnos, a menudo tenemos en cuenta nuestra carga de trabajo, no nuestras relaciones. Pero entender las contribuciones que nuestros colegas hacen a nuestros equipos y empresas es esencial para crear una alineación en el lugar de trabajo.
Entender cómo encajan los roles y los equipos es también esencial para conseguir casi cualquier cosa. Si te has encontrado trabajando en un silo organizacional, tómate un tiempo para conocer a las personas que te rodean y cómo su trabajo impacta en el tuyo.
Cómo mantenerse organizado en el trabajo
Echa un vistazo a tu departamento y descúbrelo:
- El nombre de todos y su función en la organización
- Qué hacen tus compañeros cada día
- Los horarios de tus compañeros, para que sepas cuándo están más ocupados
- Los estilos de trabajo de tus colegas -a quién le gusta liderar iniciativas de grupo y quién es un introvertido que prefiere abordar los problemas de forma independiente
- Sus objetivos personales dentro de la organización
No olvides compartir también esta información sobre ti, para que tus colegas conozcan también la mejor forma de trabajar contigo.
Lee más: Cómo elegir el medio de comunicación adecuado y los canales de comunicación más eficaces para establecer relaciones con los colegas.
Protege tu recurso más preciado: el tiempo
El tiempo es posiblemente uno de los aspectos más difíciles de gestionar de nuestra carga de trabajo. Incluso si somos profesionales de la organización, otra persona puede crear interrupciones en nuestra jornada laboral si se salta un plazo o deja que una reunión se prolongue más de la cuenta.
En la Harvard Business Review, la experta en organización Elizabeth Grace Saunders escribe: «Aunque no siempre puedas dictar cómo se comunica la gente contigo, muchas veces puedes establecer expectativas sobre cuándo responder. Por ejemplo, puedes recibir un mensaje de texto relacionado con el trabajo a las 10 de la noche, pero puedes responderlo a la mañana siguiente. O puedes esperar a responder a los mensajes del fin de semana hasta el lunes».
En resumen, la gestión de tu tiempo mientras colaboras con otros se reduce a los límites. Establece tus límites y comunícalos a tus compañeros.
Cómo mantenerte organizado en el trabajo
En Slack, muchos de nosotros bloqueamos el tiempo de «desconexión» en nuestros calendarios cuando nos enfrentamos a una fecha límite. Esta acción envía una señal a nuestros colegas -así como a nosotros mismos- de que es hora de concentrarse.
¿Pero qué pasa si nos distraemos fácilmente? La coach ejecutiva Monique Valcour sugiere llegar a la raíz del problema con un poco de autorreflexión diaria para entender qué es lo que no funciona de tu carga de trabajo actual.
Y si eres propenso a caer en agujeros de conejo de información en nombre de la investigación, Sheena Iyengar recomienda establecer límites en torno a la recopilación de información. Dependiendo del alcance del proyecto, eso podría significar bloquear dos horas -y sólo dos horas- para recopilar la investigación.
«Atrás quedaron los días en los que simplemente decías: ‘Oye, déjame explorar y ver a dónde voy’, porque pasarán dos horas y te darás cuenta de que no has conseguido hacer nada», dice Iyengar.
Aprender a organizarse en el trabajo significa cuidar de tu equipo
Dedicar algo de tiempo cada día a organizarse un poco más no es sólo un trabajo de oficina; se trata de crear sistemas y límites que funcionen para ti. Y al explorar formas de mejorar tu productividad, estás enviando una clara señal a tus colegas de que también respetas su tiempo y sus contribuciones.