Por Aleks Sheynkman
Director de Ingeniería
SpaceIQ
El amplio alcance de la gestión de instalaciones hace que sea un puesto difícil de definir. Mientras que un director de ventas es directamente responsable de gestionar el rendimiento de los vendedores, las funciones de la gestión de instalaciones van mucho más allá de «gestionar las instalaciones.» Como resultado, a menudo es difícil para las empresas maximizar las ventajas de un buen facility manager.
¿Pero cuál es la importancia del facilities management? Para entender realmente qué hace un facility manager, de qué es responsable y qué efecto tiene en una empresa, lo mejor es desglosar su ámbito de trabajo. Para ello, hay que analizar los cuatro pilares principales de la gestión de instalaciones: Las personas, los procesos, el edificio y la tecnología.
Apoyar a las personas
El principal objetivo de un facility manager es crear un entorno de trabajo adecuado para los empleados. Esto sirve para muchos objetivos más amplios, como atraer y retener a los mejores talentos, mejorar la eficiencia y la productividad, y crear una cultura positiva en el lugar de trabajo. Los gestores de instalaciones proporcionan apoyo a los empleados de muchas maneras, entre ellas:
- Coordinar la disposición de los escritorios
- Gestionar los directorios de los empleados
- Facilitar las mudanzas y la utilización del espacio
- Gestionar la planificación de emergencias
- Someter una solicitud de orden de trabajo
- Reservar el espacio dentro de las instalaciones
- Registrar a los huéspedes y visitantes
- Planificar las acciones de emergencia
- Búsqueda y mantenimiento de contratos con proveedores
- Reparación, mantenimiento y mejora del edificio
- Limpieza y decoración del lugar de trabajo
- Gestión de la propiedad dentro y fuera de las instalaciones
- Investigar los dispositivos IoT en función de las necesidades de recopilación de datos
- Integrar los dispositivos IoT en los procesos diarios de las instalaciones
- Determinar el coste, el ROI, y las ventajas de las tecnologías inteligentes
- Utilizar los datos agregados para comprender mejor el lugar de trabajo
Los gestores de instalaciones sirven de puente entre el lugar de trabajo y los empleados que trabajan en él. Siempre que surgen problemas de alojamiento, seguridad o comodidad, corresponde al facility manager resolverlos.
Esto se aplica también hacia arriba. Los gestores de instalaciones son responsables de proporcionar datos de planificación vitales a la alta dirección y de determinar el enfoque a largo plazo para la optimización del lugar de trabajo. Su interacción diaria con el lugar de trabajo arroja luz sobre los verdaderos costes y las ventajas competitivas a nivel de los empleados.
Establecer procesos
¿Qué son las funciones de la gestión de instalaciones sin un proceso que las rija? Establecer procesos aporta orden al lugar de trabajo. El orden crea un sistema de expectativas, que engendra una organización que repercute positivamente en la forma en que las personas utilizan el lugar de trabajo. El lugar de trabajo funciona con una multitud de procesos, entre los que se incluyen:
Los gestores de instalaciones cumplen la doble función de identificar las áreas de gobierno y adaptar los procesos para cubrirlas. Cada vez que surge una nueva situación, corresponde al facility manager crear un orden a partir del caos y construir un marco repetible para manejar ese escenario de nuevo en el futuro.
El desarrollo de procesos es también donde el alcance de la gestión de instalaciones expande su alcance. Los nuevos procesos pueden implicar a diferentes departamentos, empleados, activos, instalaciones y espacios, todo lo cual conecta los numerosos aspectos de la empresa.
Mantenimiento y mejora de las instalaciones
Como su nombre indica, la gestión de instalaciones se basa en gran medida en el mantenimiento y la mejora del edificio físico. Es la respuesta más común cuando se pregunta: «¿Qué incluye el facility management?»
Pero también es el ámbito más sólido de las expectativas de los facility managers. Implica no sólo atender el edificio, sino cultivar las asociaciones, la planificación futura y la gestión de activos. Algunos ejemplos de esta amplia gama de responsabilidades incluyen:
Si tiene que ver con el edificio físico, entra dentro del ámbito del facilities manager. Las instalaciones son el segundo gasto más importante después de la mano de obra: el trabajo de un gestor de instalaciones es convertir el lugar de trabajo en una ventaja competitiva, en lugar de un centro de costes. Se trata de garantizar que las instalaciones satisfagan las necesidades de las personas que las utilizan.
Integración de la tecnología
Más importante que nunca es la necesidad de que los gestores de instalaciones entiendan y utilicen la tecnología. Los sistemas de gestión del lugar de trabajo agregan datos, que impulsan decisiones cruciales sobre cómo dirigir el negocio y dar forma al lugar de trabajo. Identificar e implementar la tecnología adecuada es una de las principales responsabilidades de los facility managers.
La integración de la tecnología física suele recaer en el departamento de TI. Sin embargo, los gestores de las instalaciones son la primera y última palabra sobre cómo se seleccionan, utilizan y aprovechan. Algunos ejemplos de cómo se ve esto en un entorno moderno incluyen:
Utilizando un sistema de gestión integrada del lugar de trabajo (lea más sobre qué es el software IWMS), los gestores de instalaciones pueden recopilar y analizar los datos de las tecnologías en red para obtener información sobre el lugar de trabajo. Esto permite tomar mejores decisiones sobre cómo optimizar el entorno de trabajo para las personas que lo utilizan.
Es importante señalar que no toda la tecnología de oficina se basa en la recopilación de datos. Los sistemas de control de acceso contribuyen a la seguridad, mientras que la tecnología de automatización agiliza los procesos. Y aunque hay un componente de datos en cualquier dispositivo o software en red, el verdadero beneficio de la mayoría de la tecnología está en su función. Depende de los gestores de las instalaciones entender y aprovechar esta función para obtener un óptimo retorno de la inversión.
Poniéndolo todo junto para la gestión de las instalaciones
Los gestores de las instalaciones apoyan a los trabajadores directa e indirectamente. Establecen procesos de orden y organización. Se encargan del mantenimiento y la mejora de las propias instalaciones. Crean complejas integraciones para aprovechar los datos para el éxito.
Cuando se juntan estas cuatro funciones, pintan una imagen de lo que realmente hacen los facility managers. En términos generales, su objetivo es optimizar el lugar de trabajo para apoyar todos los aspectos del negocio que toca. Pero en un nivel más profundo, se trata de dar a la empresa una base estable para el éxito.
Siga leyendo: Cómo seleccionar el mejor software de gestión de instalaciones.