¿Cuáles son las Barreras de la Comunicación?

i. Evaluación prematura:

Esta evaluación prematura es el posible resultado del mensaje antes de ser transmitido al receptor. Dicha evaluación puede concluir prematuramente que el mensaje no puede traer el resultado deseado, por lo que retiene el mensaje. Este es un factor psicológico importante de la barrera de la comunicación.

ii. Atención inadecuada:

Normalmente, en una comunicación esto sucede en el extremo del receptor debido a la falta de atención y a no escuchar adecuadamente lo que la persona del otro extremo está diciendo. Esto ocurre en la comunicación cara a cara o en la atención telefónica.

iii. Pérdidas de transmisión y mala retención:

Cuando la comunicación pasa por varias manos y niveles en una organización, la transmisión del mensaje por parte de varias personas tiende a volverse inexacta o corrupta. Esto ocurre tanto en la comunicación escrita como en la vocal. En esta última, el receptor puede no retener el mensaje tal y como se le ha transmitido debido a la escasa capacidad de retención, lo que lleva a la confusión en una fase posterior.

iv. Tensión indebida en el mensaje escrito:

En una organización, todos los ejecutivos creen que los mensajes, las instrucciones y las órdenes por escrito son mejores, ya que las posibilidades de que el mensaje se pierda son casi nulas. Cuando la comunicación cara a cara de un mensaje tiene lugar entre un superior y un subordinado, no sólo hace que se entienda mejor sino que también es eficaz. Infunde confianza en el subordinado en lo que respecta a la ejecución de las instrucciones de las órdenes. Sin duda, es un medio de comunicación mejor que el escrito.

v. Falta de confianza en el emisor por parte del receptor:

Cuando un comunicador (emisor) altera con frecuencia la comunicación original, el receptor en el otro extremo normalmente retrasará la acción justificada por el mensaje. Esto ocurre debido a las decisiones inciertas que suele tomar el emisor. Así, la comunicación se vuelve ineficaz, por diversas alteraciones y añadidos. Este es un ejemplo de falta de confianza por parte del emisor.

vi. Falta de comunicación:

A veces, el superior/gerente no comunica la información/orden deseada, etc. Esto puede ser la causa de la actitud frívola del remitente o de su apatía. Por ejemplo, el exceso de confianza del emisor en que el mensaje ya ha sido transmitido a la gente puede crear confusión y vergüenza.

3. Barreras organizativas:

Esto depende de la política organizativa general que rige la red de comunicación de la organización. Dicha política puede ser un texto escrito que explique varios aspectos de la comunicación, especialmente la ascendente, descendente y lateral, ya que es deseable que haya un flujo de comunicación eficaz en la organización.

La barrera en este aspecto se discute a continuación:

i. Restricciones impuestas por las normas de la organización:

Normalmente, la información debe ser transmitida a los superiores a través del canal apropiado. Esto se retrasa al pasar por la escala jerárquica. Hay que dar instrucciones en general para pasar los mensajes. También hay que explicar a todos las instrucciones específicas para el manejo de mensajes importantes para evitar retrasos.

ii. Los estados/posiciones jerárquicas restringen el flujo de la comunicación:

El estatus y/o la posición de un individuo marcan una gran diferencia en el trato personal. La capacidad de superioridad/subordinación en la organización formal también impide el libre flujo de la comunicación. Esto ocurre especialmente en el caso de la comunicación ascendente. Una persona del escalón más bajo de la jerarquía puede tener dificultades para acercarse directamente al máximo ejecutivo de la organización.

iii. Situación compleja de la organización:

Las organizaciones grandes, en las que hay varios niveles en los puestos directivos para la comunicación pueden verse distorsionadas. Esto tiene lugar debido a la censura del mensaje cuando se transmite en sentido ascendente; ya que las personas suelen dudar en informar a los superiores sobre los aspectos adversos.

4. Barreras personales:

Estas barreras son aquellas, que se producen en la comunicación, según las limitaciones personales en los distintos niveles de la organización como:

i. Actitud de los superiores:

La actitud de los superiores juega un papel vital en el proceso de comunicación; ya sea hacia arriba o hacia abajo o en cualquier otra dirección. Por lo tanto, la actitud del superior, ya sea favorable o desfavorable, afecta al flujo de la comunicación, es decir, del superior al subordinado y viceversa.

ii. Insistencia en seguir el canal adecuado:

Los superiores instruyen a sus subordinados para que sigan el canal adecuado, mientras se comunican. No quieren que un subordinado les pase por alto y se dirija directamente a la siguiente autoridad superior. Siempre quieren estar en contacto con el proceso de comunicación, para ayudarles a saber lo que está ocurriendo en su jurisdicción.

Durante una situación de emergencia, puede ser necesario pasar por encima del superior; sin embargo, al superior puede no gustarle. Puede impedirlo e instruir a los subordinados para que lo mantengan al tanto de cualquier información o mensaje que se transmita a los superiores, cuando surja la ocasión.

iii. Falta de confianza en el subordinado:

Es una percepción generalizada que los subordinados no son lo suficientemente competentes para asesorar a los superiores, ya que no poseen la capacidad para hacerlo. Esta aprensión hace que el superior no tenga confianza en los subordinados. Sin embargo, esta idea puede no ser correcta, ya que hay subordinados más capaces que sus superiores en muchos aspectos.

iv. Preocupación del superior:

Un superior siente que no hay necesidad de comunicarle todos y cada uno de los asuntos, ya que siempre está preocupado por su propio trabajo. La implicación del supervisor con su subordinado es un requisito importante para la eficiencia, que muchos superiores ignoran debido a la falta de tiempo como excusa.

v. Falta de concienciación:

El desconocimiento de la importancia de la comunicación y su utilidad en varios sentidos, en ocasiones, los superiores pueden no prestarle la atención deseada. Esto puede llevar a una transmisión restringida o deficiente de la comunicación que afecta a la organización. Esto puede conducir a la ineficacia y a la mala gestión.

vi. Dificultad para comunicarse:

Esta es una causa con los subordinados para no comunicarse con sus superiores. Los subordinados se muestran poco dispuestos a transmitir al superior cierta información; ya que dicha parte de información puede tener un efecto adverso sobre ellos. Por lo tanto, se produce la vacilación en la comunicación.

5. Barreras mecánicas:

Las barreras mecánicas son otro grupo de factores que ponen obstáculos a la fluidez de la comunicación.

Son:

i. Disposiciones inadecuadas para la transmisión del mensaje

ii. Mala disposición de la oficina

ii. Procedimiento y prácticas detectivescas

iv. Uso de un medio incorrecto.

i. Disposición inadecuada para la transmisión del mensaje:

Los arreglos incluyen instalaciones adecuadas de codificación y decodificación. Esto se lleva a cabo normalmente a través de máquinas codificadoras y personal capacitado para operar dichas máquinas. Cuando se envía información importante bajo diferentes clasificaciones, alto secreto, secreto, confidencial, etc., hay que tener el cuidado adecuado en su transmisión. No debe filtrarse a personas no autorizadas. La seguridad de la información clasificada debe ser manejada por personal responsable.

ii. Mala disposición de las oficinas:

Un centro de información adecuado es una necesidad ineludible para transmitir los mensajes dentro y fuera de la organización. Por lo tanto, se necesitan varios tipos de transmisión de información, como equipos inalámbricos, sistemas de radiocomunicación, máquinas electrónicas – FAX, correo electrónico, etc. Las instalaciones de infraestructura para acomodar estos sistemas son muy esenciales para una comunicación eficaz. En su ausencia puede haber varios obstáculos en la transmisión de información.

iii. Procedimientos y prácticas defectuosas:

Deben existir procedimientos definidos para el registro de los mensajes entrantes y salientes que se mantengan adecuadamente en un centro de información. Además, deben tomarse las medidas adecuadas para asignar mensajes prioritarios, como los inmediatos, los más inmediatos, etc., y sus posteriores transmisiones; si no se tiene en cuenta todo esto, el propósito mismo de la comunicación se verá frustrado.

iv. Uso de un medio incorrecto:

Esta es otra barrera en la comunicación mecánica. Es responsabilidad del emisor del mensaje seleccionar el medio correcto. Por ejemplo, tomemos el envío de cartas de una organización a otra en un lugar distante.

Si la carta debe ser enviada por correo ordinario, mensajería, fax o correo electrónico, depende de la exigencia (urgencia) de la acción a realizar en el lugar de destino. Este aspecto debe ser decidido por el propio remitente en todo momento. Por lo tanto, el remitente debe seleccionar un medio de comunicación adecuado.

Qué son las Barreras de la Comunicación – 4 Principales Barreras: Barreras Semánticas, Barreras Psicológicas, Barreras Organizativas y Barreras Personales

Se pueden agrupar a grandes rasgos como:

i. Barreras semánticas,

ii. Barreras psicológicas,

ii. Barreras organizativas y

iv. Barreras personales.

i. Barreras semánticas:

La semántica es el estudio de la elección correcta de las palabras. La red semántica del emisor puede ser diferente a la del receptor y, por tanto, el mensaje puede no ser entendido como se pretende.

La palabra «beneficios» tiene diferentes significados: beneficios antes de impuestos o beneficios después de impuestos, cantidad fija de beneficios o tasa de rendimiento.

(a) Símbolos con diferentes significados – Una palabra puede tener diferente significado en diferentes contextos. Una percepción errónea conduce a problemas de comunicación.

(b) Mensaje mal expresado – Puede ocurrir por omisión de palabras necesarias, vocabulario inadecuado, uso de palabras incorrectas, etc.

(c) Supuestos no aclarados – Algunos supuestos de la comunicación están sujetos a diferentes interpretaciones.

(d) Jerga técnica – A veces la gente puede no entender el significado real de la jerga técnica o del lenguaje utilizado por los especialistas.

(e) Traducciones defectuosas – A veces pueden producirse errores si un traductor que no domina tanto el inglés como el hindi participa en la traducción de la comunicación.

(f) Descodificación del lenguaje corporal y de los gestos – La comunicación puede percibirse de forma errónea si no hay coincidencia entre lo que se dice y lo que se expresa en los movimientos corporales.

ii. Barreras psicológicas/emocionales:

La comunicación se verá interrumpida si el estado de ánimo tanto del emisor como del receptor de la comunicación no está en una posición ideal.

(a) Evaluación prematura – Si una persona tiene nociones preconcebidas en contra de la comunicación, entonces evaluará el significado del mensaje antes de que el emisor complete su mensaje.

(b) Pérdida por transmisión y mala retención – La transmisión sucesiva del mensaje da lugar a una información inexacta. Por lo general, las personas no pueden retener la información durante mucho tiempo si no están atentas o no les interesa.

(c) Falta de atención – La no escucha del mensaje debido a la mente pre-ocupada del receptor actúa como una importante barrera psicológica.

iii. Barreras organizativas:

Estas son:

(a) Política organizativa – La eficacia de la comunicación puede verse obstaculizada si la política organizativa no apoya la libre circulación de las comunicaciones.

(b) Estatus – Un gerente consciente del estatus puede no permitir que sus subordinados expresen sus sentimientos libremente.

(c) Normas y reglamentos – Las normas rígidas y los procedimientos engorrosos pueden ser un obstáculo para la comunicación.

(d) Complejidad en la estructura de la organización – La comunicación se retrasa y se distorsiona si hay varios niveles de dirección en una organización.

(e) Instalaciones de la organización – Las comunicaciones pueden verse obstaculizadas si no se proporcionan instalaciones para una comunicación fluida, clara y oportuna.

iv. Barreras personales:

Estas son:

(a) Miedo a desafiar la autoridad – Un superior puede retener o suprimir la comunicación si piensa que una determinada comunicación puede afectar negativamente a su autoridad.

(b) Falta de confianza del superior en sus subordinados – Los superiores pueden no pedir consejo u opiniones a sus subordinados si no confían en la competencia de éstos.

(c) Falta de voluntad de comunicación – Si los subordinados perciben que puede afectar negativamente a sus intereses, entonces pueden no estar dispuestos a comunicarse con sus superiores.

(d) Falta de incentivos adecuados – Los subordinados pueden no tomar la iniciativa de comunicarse si no hay motivación o incentivo para la comunicación.

Las medidas que se pueden utilizar para superar las barreras de la comunicación son:

(a) Aclarar las ideas antes de comunicar – Antes de comunicar a los empleados, un directivo debe hacer un análisis del tema/problema. El propósito de la comunicación debe ser muy claro.

(b) Consultar a los demás antes de comunicar – Un directivo, al elaborar el plan de comunicación, debe fomentar la participación de los subordinados, lo que garantizará su apoyo y cooperación.

(c) Comunicar de acuerdo con las necesidades del receptor – En primer lugar, se debe considerar el nivel de comprensión de los empleados y, a continuación, el directivo debe realizar ajustes en la comunicación.

(d) Tener en cuenta el lenguaje, el tono y el contenido del mensaje – El lenguaje, el tono y el contenido del mensaje deben ajustarse de acuerdo con la situación para que el receptor lo entienda fácilmente y lo estimule.

(e) Transmitir cosas de ayuda y valor para los oyentes – Para obtener una buena respuesta de los subordinados, hay que asegurarse de que el mensaje se relaciona con sus intereses.

(f) Asegurar la retroalimentación – Para el éxito de la comunicación, la respuesta de los oyentes debe ser alentada por el gerente.

(g) Comunicar tanto para el presente como para el futuro – Para que la comunicación tenga éxito, los directivos deben incorporar los compromisos existentes así como los objetivos futuros de la organización.

(h) Seguimiento de la comunicación – A veces es difícil que los subordinados apliquen las instrucciones en su totalidad. Para superar esto, los gerentes deben hacer un seguimiento regular.

(i) Ser un buen oyente – Muchos problemas pueden resolverse gracias a la calidad de escucha atenta del gerente.

Cuáles son las Barreras de la Comunicación – 3 Barreras importantes: Barreras Físicas, Barreras Psicológicas y Barreras Semánticas

Los directivos citan con frecuencia que la ruptura de la comunicación es uno de sus problemas más importantes. Sin embargo, los problemas de comunicación suelen ser síntomas de problemas más arraigados. Por ejemplo, una mala planificación puede ser la causa de la incertidumbre sobre la dirección de la empresa.

De la misma manera, una estructura organizativa mal diseñada puede no comunicar claramente las relaciones organizativas. Unas normas de rendimiento imprecisas pueden hacer que los directivos no sepan lo que se espera de ellos. Así, el directivo perspicaz buscará las causas de los problemas de comunicación en lugar de limitarse a tratar los síntomas. Las barreras pueden existir en el emisor, en la transmisión del mensaje, en el receptor o en la retroalimentación.

Aquí se discuten las barreras de comunicación específicas:

1. Limitación de la capacidad del receptor

2. Distracción

3. Intrusión de mecanismo inconsciente o parcialmente consciente

4. Presentación confusa y

5. Ausencia de medios de comunicación.

Tres grandes categorías de barreras a la comunicación:

1. Barreras físicas

2. Barreras psicológicas:

3. Barreras semánticas.

1. Barreras físicas:

i. Distancia – Cuando dos personas están a distancia, una no puede oír la voz de la otra con claridad. La persona pobre en Chennai y la persona pobre en Nueva York no se pondrán en contacto a través del teléfono por miedo a la factura telefónica.

ii. Falta de tiempo – Si el superior está muy ocupado, entonces no tendrá tiempo para reunirse con los subordinados debido a la falta de tiempo.

iii. Ruido – Demasiado ruido hará que los hombres no puedan escuchar las noticias.

iv. Interrupciones externas – La alta temperatura y la alta humedad hacen que los hombres se sientan incómodos y, por lo tanto, es posible que no estén de buen humor para obtener información.

v. Bloqueos organizativos – Dos personas de distinta organización no pueden ponerse en contacto cuando quieran.

2. Barreras psicológicas:

i. Surge de las diferencias de posición en la jerarquía organizativa.

ii. En la comunicación ascendente, el subordinado puede dudar en comunicar a su superior una noticia desfavorable, porque teme que pueda afectar a su relación con el superior.

iii. Prejuicios y parcialidad- Un trabajador no puede convencer al supervisor parcial.

iv. Evaluación prematura

v. Diferencia existente entre la velocidad de la mente y la velocidad del habla

vi. Ausencia de mente

vii. Bloqueos de estado

viii. Bloqueos intencionales, y

ix. Miedo.

3. Barreras semánticas:

Las palabras y los símbolos rara vez tienen un único significado. Las palabras pueden ser interpretadas convenientemente por el oyente o lector. Los símbolos suelen tener varios significados. Hay que elegir un significado de entre los muchos que hay. Las expresiones defectuosas y la escucha defectuosa también se consideran barreras semánticas.

Podemos ver el siguiente ejemplo para entender las barreras semánticas. Rama y Seetha vieron a los animales domésticos cuando estaban jugando en el parque. En esta frase hay una confusión. ¿Quiénes jugaban en el parque? ¿Si Rama y Seetha jugaron o si los animales jugaron? Este tipo de confusión será la barrera para la comunicación. Este tipo de barreras (confusión en el uso de las palabras) debe evitarse.

Cuáles son las barreras de la comunicación – Las 10 principales barreras: Barreras Organizativas, Barreras de Estatus, Barreras Perceptivas, Especialización, Presión de Tiempo y algunas otras

Hay muchas barreras de comunicación que tienden a distorsionar los mensajes que pasan entre emisor y receptor. Esto conduce a malentendidos y conflictos entre los miembros de la organización.

Las siguientes son las principales barreras de comunicación:

(i) Barreras organizativas:

La jerarquía de la organización influye significativamente en la capacidad de los miembros de la organización para comunicarse de manera eficiente y con facilidad. La información que se recibe de la parte superior puede no llegar a la parte inferior de la misma forma.

A veces los directivos desvían la información destinada a una persona o grupo a otra y también colorean la información. Si no hay un medio eficaz prescrito para comunicarse con los demás, entonces hay una posibilidad de barreras para la comunicación efectiva.

(ii) Barreras de estatus:

El estatus de un miembro de la organización está determinado por la posición que ocupa en la organización. Un directivo de nivel medio puede preocuparse mucho por su superior y prestar una atención mínima a los pensamientos de sus subordinados. Un sentimiento de complejo de inferioridad en la mente del subordinado no le permite pedir aclaraciones al superior.

H. Kelly descubrió algunos efectos del estatus sobre la comunicación de la siguiente manera:

(a) Miembro de bajo estatus y de alto estatus – Los miembros de bajo estatus comunican más información irrelevante que los miembros de alto estatus.

(b) Las personas de alto estatus parecen ser reprimidas de comunicar críticas, actitudes negativas sobre su propio trabajo a los de menor estatus.

(c) La comunicación con las personas de alto estatus – La tendencia a servir como sustituto de la locomoción ascendente por parte de las personas de bajo estatus que tienen, poca o ninguna posibilidad de locomoción ascendente real. La interacción organizativa y la comunicación están así influenciadas por el estatus y las expectativas de rol.

(d) Supervisión deficiente – cuando un supervisor sospecha de sus subordinados o actúa como censor autoproclamado o escucha a sus subordinados con mentes cerradas, la comunicación se bloquea.

(iii) Barreras de percepción:

Una de las fuentes más comunes de barreras de comunicación es la percepción individual. Una persona que recibe un mensaje puede interpretarlo a la luz de su propia formación y capacidad porque existe una desconfianza mutua de malentendidos entre el emisor y el receptor del mensaje. En cambio, si hay apertura en la relación, todo lo que se comunique será fácilmente creíble.

(iv) Filtrado de la información:

Se llama filtrado a todo intento de alterar y colorear la información para presentar una impresión más favorable. Los subordinados transmiten a sus supervisores sólo aquella información que los proyectará bajo una luz favorable que el superior quiere escuchar. Esta distorsión de la comunicación se agrava cuando un empleado debe ser promovido o recibir un aumento de sueldo.

(v) Especialización:

Tiende a separar a las personas incluso cuando trabajan codo con codo. Los intereses especiales de las diferentes funciones y la jerga laboral pueden hacer que las personas sientan que se alinean con mundos indiferentes. El interés sectorial y la lealtad departamental impiden a los empleados contemplar los problemas de la organización desde una perspectiva más amplia y les impiden escuchar el punto de vista de los demás.

(vi) La presión del tiempo:

Los directivos, especialmente los de mayor rango, trabajan bajo una gran presión de tiempo y no pueden permitirse interactuar y comunicarse frecuentemente con sus subordinados. Esta presión de tiempo puede crear problemas de comunicación entre ellos.

(vii) Suposición no aclarada:

La información contenida en el mensaje está generalmente respaldada por ciertas suposiciones. El emisor puede haber sido claro en cuanto a las suposiciones, pero a menos que las comparta con el receptor, es probable que se produzca una comunicación incompleta, que conduzca a diferentes interpretaciones. De ahí que sea necesario que el comunicador aclare los supuestos en los que se basa su mensaje.

(viii) Barreras semánticas:

La semántica se refiere a la relación de los signos con su referente. Es el estudio del significado en el lenguaje. Las palabras suelen tener una variedad de significados y el emisor y el receptor tienen que elegir un significado entre muchos. El Oxford English Dictionary muestra una media de más de 25 significados diferentes para cada una de las 500 palabras más utilizadas en la lengua inglesa. Cuando dos personas atribuyen significados diferentes a una palabra, puede producirse una ruptura en la comunicación. El uso de la jerga también puede crear una barrera para la comunicación.

Las imágenes son ayudas visuales que valen más que mil palabras. Una organización utiliza mucho las imágenes, como los planos, los gráficos, los mapas y las películas. Un espectador puede llegar a conocer toda la historia cuando ve los temas. A veces la imagen puede crear confusión en la mente de un observador.

(ix) Barreras mecánicas:

Las barreras mecánicas incluyen: (a) una disposición inadecuada para la transmisión de noticias, hechos y cifras, (b) una mala disposición de la oficina (c) procedimientos y prácticas defectuosas, y (d) el uso de medios de comunicación equivocados conducen a una comunicación deficiente. Todos ellos vician el mensaje de varias maneras. Pueden dar lugar a un mensaje.

(x) Falta de atención:

A veces las personas no prestan la atención adecuada al mensaje. No escuchan las palabras habladas con atención. La comunicación no tiene ningún impacto en aquellos que no están dispuestos a escuchar. La falta de atención se debe a la falta de interés, a la sobreestimulación y a la presión del tiempo.

La comunicación es un tráfico bidireccional:

La organización es eficaz cuando su maquinaria de comunicación es eficaz. Es muy importante entender la naturaleza y el comportamiento de las personas, por un lado, y poner en práctica las políticas y los objetivos de la organización, por otro, con el fin de lograr el objetivo de la organización.

El tráfico bidireccional significa que el sistema de comunicación eficaz proporciona la libertad a ambas partes, la dirección y el trabajador, para transmitir sus ideas, hechos, opiniones y pensamientos, etc., a la otra parte.

El proceso de comunicación no debería proporcionar al director el privilegio de comunicar las órdenes e instrucciones a los trabajadores para que realicen el trabajo, tal y como se desprende de la teoría clásica del comportamiento organizativo denominada Teoría ‘X’ de McGregor, sino que los trabajadores también deben tener derecho a dirigirse a la dirección y transmitir sus sentimientos, como quejas, reclamaciones, opiniones y sugerencias, en lo que respecta a la organización.

Este tráfico bidireccional será ventajoso para ambos. A veces una de las partes tiene una mala imagen del comunicador y puede llevar la versión del mensaje de acuerdo con la imagen del comunicador en la mente del receptor. Esta imagen puede ser borrada a través de una comunicación adecuada de la otra parte.

Así, el establecimiento de un tráfico bidireccional mejorará la moral de los trabajadores por un lado porque tienen su opinión en la gestión y mejorará el funcionamiento de la organización por otro lado. Es muy importante la comunicación bidireccional, es decir, descendente de la dirección a los trabajadores y ascendente de los trabajadores a la dirección. De este modo, podemos decir que la gestión se compone de una comunicación de tráfico bidireccional.