Como propietario de una pequeña empresa, hay dos métodos de contabilidad que puede utilizar para configurar y gestionar su contabilidad: la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo.
Hay una gran diferencia entre ambos cuando se trata de registrar los ingresos y los gastos. Elegir el método correcto de contabilidad le asegurará el cumplimiento de sus obligaciones de información y le ayudará a gestionar la salud financiera de su empresa.
Desglosando la contabilidad de caja frente a la de devengo
. Contabilidad de devengo
La diferencia clave entre la contabilidad de caja y la de devengo es el momento en que se reconocen sus ingresos y gastos:
- La contabilidad de caja reconoce los ingresos y los gastos cuando el dinero cambia de manos
- La contabilidad de devengo reconoce los ingresos y los gastos cuando se produce la transacción
- Ver claramente los próximos gastos y los ingresos y gastos de periodos pasados
- Identificar las tendencias de los ingresos y los hábitos de gasto de los clientes
- Crear previsiones de flujo de caja para gestionar mejor el capital circulante durante los periodos lentos y los recursos durante los periodos de máxima actividad
- Utilizando la contabilidad de caja, Juan registraría el ingreso el 4 de enero de 2020 (el día que recibió el pago)
- Utilizando la contabilidad de devengo, Juan registraría el ingreso el 20 de noviembre de 2019 (el día que realizó el trabajo)
- Utilizando la contabilidad de caja, Juan registraría el gasto el 3 de enero de 2020 (el día en que pagó a su proveedor)
- Utilizando la contabilidad de devengo, Juan registraría el gasto el 4 de diciembre de 2019 (el día en que compró el fertilizante)
- En la contabilidad de caja, los ingresos de su negocio se gravan cuando el dinero entra en su cuenta bancaria
- En la contabilidad de devengo, los ingresos de su negocio pueden ser gravados incluso antes de que los reciba
- Utilizando la contabilidad de caja, Juan registraría el ingreso el 4 de enero de 2020 (el día que recibió el pago) y lo reportaría como ingreso de 2020
- Utilizando la contabilidad de devengo, Juan registraría el ingreso el 20 de noviembre de 2019 (el día que realizó el trabajo), lo reportaría como ingreso de 2019, y pagaría los impuestos correspondientes
- Utilice la contabilidad de devengo para cualquier actividad empresarial separada
- Utilice la contabilidad de devengo a efectos del GST/HST/QST
- Mantenga registros contables separados para cada método de contabilidad que utilice
Contabilidad de caja
La contabilidad de caja reconoce los ingresos cuando se recibe el pago de una venta, y los gastos (y los gastos pagados por adelantado) cuando se paga por una compra. Es fácil determinar cuándo tuvo lugar una transacción: basta con mirar cuándo entró o salió el dinero de su cuenta bancaria.
Muchos propietarios de negocios prefieren la contabilidad de caja porque no tienen que hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar o de las cuentas por pagar.
Pero mientras que la contabilidad de caja proporciona una imagen precisa de cuánto dinero tiene en este momento, no refleja con precisión su estado financiero a largo plazo. Y eso puede llevar a infravalorar los gastos o a sobrevalorar los ingresos.
He aquí un ejemplo:
John tuvo un mal mes de ventas en enero y realizó sólo dos trabajos de jardinería. Ese mismo mes, recibió 4.000 dólares en pagos atrasados por trabajos que realizó en noviembre. Utilizando la contabilidad de caja, los libros de John mostrarían que su negocio fue bien en enero cuando en realidad no fue así.
Contabilidad por devengo
La contabilidad por devengo reconoce los ingresos cuando se entrega un servicio o producto, y los gastos cuando se incurre en ellos. La contabilidad de devengo es más complicada que la de caja porque hay que llevar un control de las facturas, no sólo de las cuentas bancarias.
La contabilidad de devengo le da una imagen realista de la salud financiera de su negocio porque se ajusta mejor a la sincronización entre los ingresos y los gastos. Como resultado, puede ayudarle a:
También es importante tener en cuenta que los prestamistas e inversores suelen buscar estados financieros basados en la contabilidad de devengo.
Registro de las transacciones de la contabilidad de caja frente a la de devengo
Los ingresos y los gastos se registran de forma diferente en la contabilidad de caja frente a la de devengo. Aquí hay algunos ejemplos rápidos.
Registro de ingresos
John realizó un trabajo de jardinería el 20 de noviembre de 2019 y recibió el pago el 4 de enero de 2020:
Registro de gastos
Juan compró 5 cajas de fertilizante el 4 de diciembre de 2019 y pagó a su proveedor el 3 de enero de 2020:
Consideraciones sobre el impuesto sobre la renta
Los impuestos sobre la renta también juegan de forma diferente en la contabilidad de caja frente a la de devengo. contabilidad de devengo:
Por ejemplo, si envía facturas hacia el final del año, puede que no se paguen hasta el nuevo año. Pero como la contabilidad de devengo dice que usted registra los ingresos cuando se producen las ventas, debe incluir esos ingresos en su contabilidad fiscal de fin de año.
Aquí tienes un ejemplo:
John realizó un trabajo de jardinería el 20 de noviembre de 2019 y recibió el pago el 4 de enero de 2020:
En el lado positivo, como los gastos se reconocen cuando se incurren en la contabilidad de devengo, si recibe una factura a finales de año pero no paga la factura hasta el nuevo año, todavía puede deducir ese gasto al informar de sus ingresos de fin de año.
Elegir el método contable correcto
La mayoría de las pequeñas empresas en Canadá están obligadas a utilizar la contabilidad de devengo para informar de sus ingresos a la Agencia Tributaria de Canadá (CRA) y para preparar sus estados financieros de acuerdo con ASPE (normas de contabilidad para empresas privadas).
Sin embargo, si usted es un agricultor, pescador o comisionista autónomo, puede elegir tanto la contabilidad de caja como la de devengo, siempre y cuando:
Lo mejor en todos los casos es consultar a su contable antes de elegir su método de contabilidad. Mantener sus libros al día, mientras tanto, le asegurará que no se revuelve cuando llegue el momento de los impuestos.
Si no está seguro de cómo tener sus libros en orden y mantenerlos así, el experimentado equipo de contables y tenedores de libros de Enkel puede ayudar.
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