Una serie de archivos de datos CSV (valores separados por comas) están disponibles para su exportación desde SupportAbility, por ejemplo, solicitudes de pago masivo NDIS, lotes de facturas y lotes de hojas de tiempo, con el fin de importar estos datos al sistema correspondiente.
Aunque no debería ser necesario hacerlo, es bastante común que los miembros del personal abran estos archivos CSV exportados utilizando programas como Microsoft Excel para comprobar su contenido antes de importar el archivo a una aplicación de terceros como MYOB. Este artículo explica cómo abrir archivos CSV de forma segura utilizando Microsoft Excel si el archivo debe ser abierto antes de ser cargado en el sistema requerido.
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¿Por qué hay que abrir estos archivos de forma segura?
Cuando Microsoft Excel abre un archivo CSV, intenta interpretar los datos de ese archivo y empieza a hacer cambios en él. Por ejemplo, si Excel ve algo en el archivo CSV que identifica como una fecha (a menudo de forma incorrecta), Excel cambiará el formato de la fecha en el archivo CSV para adaptarse a la forma en que prefiere que se formateen las fechas.
Esto suele ser problemático, ya que los datos han cambiado con sólo abrir el archivo. Entonces, al intentar subir este archivo al sistema correspondiente, puede producirse un error por este motivo.
Cómo abrir archivos CSV en Excel de forma segura para asegurar que los datos no se modifican
Si necesitas abrir un archivo CSV en Excel, a continuación te explicamos cómo hacerlo de forma que asegures que los datos no se modifican:
- En una nueva hoja de Excel, abre el menú Archivo y selecciona ‘Importar’
- Aunque el archivo que se ha exportado es un CSV, selecciona aquí ‘Archivo de texto’ como el tipo de archivo que quieres importar, y luego selecciona:
- Seleccione el archivo correspondiente de sus Descargas o de la carpeta/ubicación en la que está almacenado el archivo y seleccione ‘Obtener datos’:
- Asistente de importación de texto – Paso 1 de 3 – asegúrese de que ‘Delimitado’ está seleccionado, deje todos los demás ajustes y haga clic en ‘Siguiente’
- Asistente de importación de texto – Paso 2 de 3 – seleccione ‘Coma’:
- Asistente de importación de texto – Paso 3 de 3 – seleccione ‘Texto’ y haga clic en ‘Finalizar’
- Importar datos – Este paso pregunta dónde importar los datos, si ya está en una nueva hoja de Excel, deje esto establecido en ‘Hoja existente’ con el valor por defecto:
- Ahora tendrá una hoja de cálculo con los datos importados para revisarlos como sea necesario, sin que Excel haya cambiado el formato requerido para la aplicación de terceros prevista:
- Una vez revisado, recuerde exportar de nuevo el archivo de Excel a CSV seleccionando ‘Guardar como’ y eligiendo CSV como Formato de archivo, antes de subirlo a la aplicación de terceros si ha realizado cambios:
