Una factura proforma es un complemento muy útil para el proceso de facturación de cualquier empresa – desafortunadamente, a menudo se pasan por alto o se malinterpretan, lo que significa que muchas pequeñas empresas y autónomos no están sacando el máximo provecho de su software de facturación.
Para proporcionar un poco más de información sobre qué son las facturas proforma y cómo se pueden utilizar, aquí hay cinco cosas que debe saber sobre las facturas proforma.
Una factura proforma no es una verdadera factura…
Hay un par de cosas que se requieren para que un documento sea considerado una factura verdadera (o legal), incluyendo la palabra ‘factura’ y un número de factura único. Sin estos datos, una factura no tiene valor legal ni financiero.
Una factura proforma no debería incluir un número de factura, y debería decir «factura proforma» en lugar de simplemente «factura». Dado que no cumplen los requisitos de una verdadera factura, las facturas proforma no tienen el mismo peso legal, lo que significa que:
- Los clientes no están obligados a pagar el importe que figura en una factura proforma
- El importe total adeudado no debe registrarse en las cuentas a pagar de un cliente ni en las cuentas a cobrar de un proveedor
- No puede utilizar las facturas proforma para reclamar el IVA.
…pero una factura proforma sí utiliza el mismo modelo de factura
Aparte de un número de factura y las palabras «factura proforma», una factura proforma tiene un aspecto muy similar a una factura normal. Contienen más o menos la misma información, y se puede utilizar la misma plantilla de factura tanto para las facturas proforma como para las ordinarias, incluyendo diseños, imágenes o logotipos.
Al igual que una factura ordinaria, las facturas proforma deben incluir los datos de contacto, una fecha de emisión, una descripción de los bienes o servicios prestados, el importe total a pagar y cualquier IVA. También pueden incluir los detalles de pago o los términos y condiciones, como los métodos de pago que se aceptan y cuándo se espera el pago.
Una factura proforma es diferente a un presupuesto
Los presupuestos y las facturas proforma se utilizan a menudo en puntos similares del proceso de facturación, y ambos indican al cliente cuánto puede esperar pagar por un pedido concreto. Sin embargo, aunque los presupuestos y las facturas proforma pueden utilizarse de forma similar, no son exactamente lo mismo.
Una factura proforma suele enviarse cuando un cliente se ha comprometido a realizar una compra pero no se le puede enviar una factura oficial porque no se han confirmado los detalles finales. Por otro lado, un presupuesto se envía a un cliente que ha hecho una consulta pero quiere más información antes de comprometerse a comprar algo.
Al igual que un presupuesto, el precio que se indica en una factura proforma no es definitivo, pero es importante que proporcione la mejor estimación posible para que su cliente no se sorprenda cuando reciba la factura real.
Una factura proforma puede ayudarte a cobrar más rápido
Cuando realizas una venta, tu cliente está obligado a pagar en un plazo determinado. En el Reino Unido, la fecha de vencimiento por defecto es de 28 días después de la emisión de una factura real o de la recepción de los bienes o servicios por parte del cliente, pero usted puede establecer otros términos, incluyendo la solicitud de pago por adelantado.
Aunque la fecha de vencimiento de la factura siempre se establece en la factura final, las facturas proforma pueden acelerar el proceso de pago al permitir que su cliente sepa cuánto debe por adelantado. Esto le da a su cliente tiempo para hacer los arreglos necesarios, como la transferencia de dinero o la aprobación de un gerente o socio comercial.
Es fácil crear una factura proforma con un software de facturación
Una de las maneras más rápidas y sencillas de crear facturas proforma es con un software de facturación de contabilidad & como Debitoor. Cuando se utiliza un programa de facturación, se puede estar seguro de que las facturas proforma están formateadas y etiquetadas correctamente: todo lo que hay que hacer es rellenar los detalles y hacer clic en «guardar». Una vez que la factura proforma ha sido aceptada por el cliente, se puede convertir en una factura normal con sólo unos pocos clics.
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