Unternehmen verwenden das IRS-Formular W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, um Informationen von Anbietern zu erhalten, die sie als unabhängige Auftragnehmer (auch Freiberufler genannt) einstellen.Wenn ein Unternehmen einem Auftragnehmer während eines Steuerjahres 600 US-Dollar oder mehr zahlt, muss es diese Zahlungen an den Internal Revenue Service (IRS) melden, indem es das Formular 1099-MISC ausfüllt. Unternehmen verwenden den Namen, die Adresse und die Sozialversicherungsnummer oder die Steueridentifikationsnummer, die Auftragnehmer auf dem Formular W-9 angeben, um diese Informationsmeldung auszufüllen. Weder der Absender noch der Empfänger sollten eine Kopie an den IRS senden.
Unternehmen, die unabhängige Auftragnehmer einstellen, behalten keine Einkommenssteuer ein und zahlen keine Medicare- oder Sozialversicherungssteuern für ihre unabhängigen Auftragnehmer, wie sie es für ihre Angestellten tun. Stattdessen sind die Auftragnehmer für diese Verpflichtungen verantwortlich. Der IRS möchte jedoch trotzdem wissen, wie viel diese Auftragnehmer erhalten haben, um sicherzustellen, dass sie die geschuldeten Steuern zahlen, und er verwendet das Formular 1099-MISC, um diese Informationen zu sammeln. Unternehmen senden das Formular W-9 nicht an den IRS.
Der Zweck des Formulars W-9
Informationen, die auf dem Formular W-9 benötigt werden
Das Formular W-9 fragt nach dem Namen des unabhängigen Auftragnehmers, dem Firmennamen (falls abweichend), der Geschäftseinheit (Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Corporation, S-Corporation, Treuhandgesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder „Sonstige“) und die Steueridentifikationsnummer des Unternehmens (oder die Sozialversicherungsnummer bei Einzelunternehmern, die keine separate Steueridentifikationsnummer verwenden).
Das Formular W-9 bittet die Person, die es ausfüllt, auch zu bestätigen, dass sie nicht dem Steuerrückbehalt unterliegt. Bei den meisten Steuerzahlern ist dies nicht der Fall, aber wenn doch, muss das Unternehmen, das den unabhängigen Auftragnehmer einstellt, die Einkommenssteuer vom Lohn des Auftragnehmers zu einem Pauschalsatz von 24 % (für die Steuerjahre 2018-2025) einbehalten und an den IRS übermitteln.
Da das Formular W-9 die Angabe einer Steuer-ID oder Sozialversicherungsnummer erfordert, müssen sowohl die Person, die es ausfüllt, als auch das Unternehmen, das das ausgefüllte Formular erhält, es während der Übermittlung und nach dem Erhalt sorgfältig schützen, um vor Identitätsdiebstahl zu schützen.
Wenn Sie kein W-9 ausfüllen sollten
Ein unabhängiger Auftragnehmer, der unerwartet ein W-9 erhält, sollte zögern, bevor er es ausfüllt, und recherchieren, ob der Anforderer einen legitimen Grund hat, nach diesem Formular zu fragen. Finanzinstitute verwenden manchmal das Formular W-9, um Informationen von einem Kunden anzufordern, wenn sie Dividenden oder Zinsen melden müssen. Seien Sie hier vorsichtig: Das Finanzinstitut sollte wahrscheinlich bereits Ihre Steueridentifikationsnummer von der Kontoeröffnung haben.
Eine andere Situation, in der Sie zögern sollten, bevor Sie das Formular W-9 ausfüllen, ist, wenn das Unternehmen, das Sie darum bittet, Ihr Arbeitgeber ist und Sie als Angestellter und nicht als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft werden sollen. Der Unterschied ist erheblich.
Angestellter oder unabhängiger Auftragnehmer?
Wenn Sie ein Angestellter sind, wird Ihr Arbeitgeber Einkommenssteuern einbehalten, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten und abführen und Arbeitslosensteuer auf Ihren Lohn zahlen. Wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer sind, wird er das nicht tun. Das bedeutet, dass Sie für den Anteil des Arbeitgebers an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern verantwortlich sind und im Falle einer Entlassung keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld haben.
Ein skrupelloser oder finanziell angeschlagener Arbeitgeber könnte versuchen, einen Angestellten als unabhängigen Auftragnehmer einzustufen, um Geld zu sparen. Wenn Sie als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft werden, wird die „Steuerersparnis“ Ihres Arbeitgebers als Selbstbeschäftigungssteuer aus Ihrer Tasche kommen. Sie werden auch dafür verantwortlich sein, Ihre geschätzten Steuern viermal im Jahr zu berechnen und zu zahlen und die Anlage C auszufüllen, wenn Sie Ihre jährliche Steuererklärung einreichen.
Es ist nicht immer klar, ob ein Arbeiter ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist, aber im Allgemeinen ist es umso wahrscheinlicher, dass es sich um Angestellte handelt, je mehr Kontrolle das Unternehmen darüber hat, was die Arbeiter tun und wie sie es tun. Wenn Ihr Spiderman-Sinn zu kribbeln beginnt, wenn jemand, der Sie eingestellt hat, Sie als unabhängigen Auftragnehmer bezeichnet, ist das ein gutes Zeichen, und Sie sollten die Situation weiter untersuchen. Beginnen Sie, indem Sie die IRS-Diskussion über den Unterschied zwischen den Beiden nachlesen. Wenn Sie ein Angestellter sind, sollten Sie das Formular W-4 ausfüllen, nicht das Formular W-9.
Hier ist ein Beispiel dafür, wann ein Arbeitgeber Ihren Status rechtmäßig von Angestellter zu unabhängigem Auftragnehmer ändern könnte. Sie sind ein Computerprogrammierer und müssen von Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr ins Büro kommen. Die Firma stellt Ihren Schreibtisch und Ihren Computer zur Verfügung.
Ab dem nächsten Monat müssen Sie Ihren Computer selbst bereitstellen. Sie können von zu Hause aus oder von einem anderen Ort aus arbeiten, und Sie können die Arbeit zu jeder beliebigen Zeit erledigen, solange Sie Ihre Aufgaben termingerecht erledigen und auf arbeitsbezogene Telefonanrufe und E-Mails pünktlich reagieren.
W-9 FAQs
Wie weiß ich, ob ich der Quellensteuer unterliege?
Hat die IRS Ihnen einen Brief geschickt, in dem sie Ihnen mitteilt, dass Sie der Quellensteuerpflicht unterliegen? Dies könnte geschehen sein, wenn Sie nicht alle Zinsen und Dividenden in einer früheren Steuererklärung angegeben haben. Wenn Sie dieses Schreiben nicht erhalten haben und wenn Sie dem Anforderer des Formulars W-9 Ihre Steueridentifikationsnummer mitteilen, dann unterliegen Sie nicht der Quellensteuerpflicht. Wenn Sie dem Steuerrückbehalt unterliegen, streichen Sie Punkt zwei in Teil zwei des Formulars W-9 durch, bevor Sie es einreichen.
Wie kann ich das Formular W-9 am sichersten einreichen?
Wenn Sie das Dokument persönlich abgeben können, ist das ideal. Andernfalls besteht die Möglichkeit, einen kostenlosen Online-Dienst zu nutzen, um das ausgefüllte Formular W-9 zu verschlüsseln und sicher per E-Mail an den Anforderer zu senden. Sie können auch einen verschlüsselten File-Sharing-Dienst nutzen.
Eine weitere Option ist der Versand über einen Dienst wie FedEx, UPS oder die Post, obwohl es keine Garantie dafür gibt, dass Ihr Formular während des Transports nicht verloren geht, gestohlen oder manipuliert wird.
Es gibt auch keine Garantie dafür, dass der Empfänger das Formular sicher aufbewahrt, selbst wenn Sie es sicher versenden, also sollten Sie sich im Voraus darüber erkundigen.
Ist mein Unternehmen eine steuerbefreite Einrichtung?
Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, ist es wahrscheinlich nicht. Wenn es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt, könnte es das sein, wenn es sich für den IRS-Steuerbefreiungsstatus qualifiziert.
Ich habe sowohl eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) als auch eine Sozialversicherungsnummer. Welche Nummer soll ich in das Formular eintragen?
Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, können Sie eine der beiden Nummern angeben. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine LLC handelt, die als Kapital- oder Personengesellschaft klassifiziert ist, verwenden Sie die EIN des Unternehmens. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine LLC mit nur einem Mitglied handelt, die eine nicht berücksichtigte Einheit ist, geben Sie Ihre SSN oder EIN ein (nicht die EIN der Einheit).
Kann ich mich weigern, das Formular W-9 auszufüllen?
Sicher. Wenn Sie sich auf eine legitime Aufforderung hin weigern, wird Ihr Kunde Steuern in Höhe von 24 % von Ihrem Lohn einbehalten. Auch die Buchhaltung könnte Sie als lästig empfinden und Ihrem Ansprechpartner sagen, dass er sich weigern soll, weitere Geschäfte mit Ihnen zu tätigen. Unternehmen sind von der IRS verpflichtet, von jedem, an den sie im Laufe des Jahres $600 oder mehr zahlen, ein ausgefülltes Formular W-9 zu erhalten. Die Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen führen.
Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass die Person, die das Formular anfordert, nichts damit zu tun hat, ist eine Ablehnung wahrscheinlich eine gute Idee. Wenn Sie sich Sorgen machen, fragen Sie einen Steuerfachmann, was Sie tun sollten.
Wer außer einem Kunden könnte mich auffordern, das Formular W-9 auszufüllen?
Eine Bank, eine Maklerfirma, ein Kreditinstitut, das Ihnen eine Schuld erlassen hat, oder der Aussteller eines Preises, den Sie gewonnen haben, könnten Sie darum bitten. Wenn Sie bei „Ellen“ während ihrer „12 Days of Giveaways“-Aktion zu Gast sind und die Produzenten der Talkshow Sie bitten, ein W-9 auszufüllen, bevor Sie gehen, können Sie davon ausgehen, dass die Bitte legitim ist. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, in der Ihnen mitgeteilt wird, dass Sie einen Preis für ein Gewinnspiel gewonnen haben, an dem Sie sich nicht erinnern können, daran teilgenommen zu haben, sollten Sie dieser Person kein W-9 geben.
Vorsicht vor W-9-Phishing-Betrug. Wenn Sie eine E-Mail mit der Bitte um ein Formular W-9 erhalten und sich nicht sicher sind, ob diese legitim ist, kontaktieren Sie den vermeintlichen Absender telefonisch (und verwenden Sie keine Telefonnummer in der verdächtigen E-Mail), um zu fragen, ob die Anfrage gültig ist. Angreifer sind raffiniert und können eine Nachricht so aussehen lassen, als käme sie von Ihrer Bank oder sogar Ihrem Kunden. Und wenn Sie eine E-Mail von der IRS erhalten, handelt es sich definitiv um einen Phishing-Versuch, und Sie sollten die E-Mail an [email protected] weiterleiten. Die IRS nimmt keinen Kontakt mit Steuerzahlern per E-Mail auf.
Das Fazit
W-9 Formulare sind für unabhängige Auftragnehmer, auch Freiberufler genannt. Es ist wichtig, das Formular korrekt auszufüllen – aber nur, wenn Sie sicher sind, dass es das richtige Formular ist und die Anfrage legitim ist.