Sie wissen, wie wichtig PR ist, und Sie haben eine prägnante, aber aussagekräftige Geschichte verfasst. Alles, was noch zu tun ist, ist, sie mit der Welt zu teilen.
Aber Journalisten müssen bis zu sieben Geschichten pro Tag schreiben – wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre Pressemitteilung eine dieser Geschichten ist? Und, was genauso wichtig ist, wie können Sie dafür sorgen, dass Ihre Verteiler-E-Mail in einem überfüllten Posteingang hervorsticht?
Befolgen Sie diesen Fünf-Schritte-Leitfaden, um zu erfahren, wie das geht.
Finden Sie Journalisten, die an Ihrer Pressemitteilung interessiert sein könnten.
Wenn Sie eine Neuigkeit mitteilen wollen, sind Sie sicher versucht, so viele Leute wie möglich zu informieren. Sie wollen, dass jeder davon erfährt, richtig?
Doch das ist nicht immer das Richtige – denn nicht jeder ist an Ihrer Geschichte interessiert.
(Brutal, aber ehrlich.)
Neben der Erstellung einer Pressemitteilung, an der Journalisten interessiert sind, müssen Sie die Personen, an die Sie Ihre Pitches schicken, sehr spezifisch auswählen.
Sie können das tun, indem Sie nach Journalisten suchen, die bereits über Ihr Thema oder Ihre Branche geschrieben haben.
Angenommen, Sie betreiben ein Geschäft für Autoteile. Sie haben einige Recherchen über Schlaglöcher durchgeführt, einige interessante Daten gesammelt und daraus eine tolle Pressemitteilung gemacht. Aber jeden Journalisten anzuschreiben, ist wahrscheinlich Zeitverschwendung.
Anstattdessen lohnt es sich, nach Journalisten zu suchen, die bereits über ähnliche Themen berichtet haben.
Um dies zu tun, starten Sie Google, geben Sie Ihr Thema (Schlaglöcher) ein und navigieren Sie zur Registerkarte News:
Wie Sie sehen können, gibt es viele aktuelle Artikel zu diesem Thema, was bedeutet, dass Journalisten mehr als wahrscheinlich daran interessiert sind, darüber zu berichten.
Als Nächstes lesen Sie einige der Artikel auf Google News und notieren Sie sich die Namen der Journalisten.
Eine einfache Tabelle mit dem Namen des Journalisten und der Publikation, für die er schreibt, ist eine gute Möglichkeit, Ihren Verteilungsplan zu protokollieren:
Wenn Sie das Budget haben, können Sie auch eine Mediendatenbank wie Cision oder Muckrack verwenden, um relevante Journalisten und Reporter zu finden.
Bei dieser Methode ist die Wahrscheinlichkeit viel größer, dass Sie Antworten erhalten, da Sie die Pressemitteilung nur an Journalisten weitergeben, die bereits ein Interesse an Ihrem Thema gezeigt haben.
Erhalten Sie die Kontaktdaten der Journalisten.
Als Nächstes ist es an der Zeit, Kontaktinformationen für die Zielpersonen auf Ihrer Verteilerliste für Pressemitteilungen zu finden.
Das kann so einfach sein wie ein Klick auf die Biografie eines Autors auf der Website seiner Veröffentlichung.
…. und notieren Sie sich die E-Mail-Adresse:
Aber, wie alles in der Welt der PR, ist es nicht immer so einfach.
Man muss oft ein wenig suchen, um die Kontaktdaten zu finden – angefangen mit einer einfachen Google-Suche wie „“.
Wenn das nicht ausreicht, können Sie auch eine Mediendatenbank wie Muckrack nutzen:
Sie haben kein Budget für kostenpflichtige Datenbanken? Nutzen Sie die Macht der sozialen Medien.
LinkedIn ist ein ausgezeichneter Ort, um Kontaktinformationen für professionelle Kontakte (AKA, Ihre Journalisten) zu entdecken. Suchen Sie einfach nach „Journalist“ und filtern Sie die Ergebnisse, indem Sie Ihre Zielpublikation als „Unternehmen“ auswählen, dann geben Sie den Namen in Hunter ein, um die E-Mail-Adresse zu finden:
Twitter kann ebenfalls ein schneller und einfacher Weg sein, um mit Ihren Zieljournalisten in Kontakt zu treten – vor allem, wenn man bedenkt, dass 46% der Journalisten offen dafür sind, Pitches über Twitter zu erhalten.
Basteln Sie einen Killer-Pitch.
E-Mail ist der effektivste Weg, um Ihre Pressemitteilung schnell zu versenden.
Glauben Sie mir nicht? Der 2017 State of the Media Report von Cision hat herausgefunden, dass eine überwältigende Mehrheit der Journalisten es vorzieht, Pressemitteilungen per E-Mail zu erhalten.
Allerdings gibt es hier eine weitere Hürde, die Sie überwinden müssen – viele Journalisten erhalten bis zu 200 Pitches pro Tag.
Es gibt zwei Faktoren, die Sie bei der Erstellung eines Pitches berücksichtigen sollten. Erstens: Fassen Sie sich kurz.
Vergeuden Sie die Zeit des Journalisten nicht mit einer langatmigen, selbstverliebten Vorstellung Ihrer Person oder Ihres Unternehmens. Es interessiert sie wahrscheinlich nicht.
Stattdessen kommen Sie direkt auf den Zweck Ihrer E-Mail zu sprechen: Die Geschichte, und warum sie darüber in ihrer Publikation berichten sollten.
Journalisten haben wenig Zeit, also werden sie eine nette, prägnante Nachricht zu schätzen wissen, die Ihre Geschichte in ein paar Worten verkauft – wie diese:
Bild mit freundlicher Genehmigung von Janet Murray.
Wie Sie im obigen Beispiel sehen können, wird die gesamte Geschichte im ersten Satz verkauft, mit einer direkten Frage, die fragt, ob der Journalist interessiert ist – anstatt dies nur zu vermuten.
Folgen Sie dem mit ein paar weiteren Sätzen, um dem Journalisten einige zusätzliche Informationen über Ihre Geschichte zu geben, bevor Sie einen Zeilenabstand hinzufügen und Ihre vollständige Pressemitteilung einfügen.
Hinweis: Vermeiden Sie es, Ihre Pressemitteilungen als Anhang hinzuzufügen. Journalisten öffnen Anhänge nicht gerne, aus Angst vor Viren oder Malware. Vermeiden Sie dieses Problem, indem Sie den Text Ihrer Pressemitteilung unter Ihrem Pitch einfügen.
Zweitens ist es wichtig, dass Sie Ihren Pitch personalisieren.
Wussten Sie, dass personalisierte E-Mails zu 26% eher geöffnet werden?
Denken Sie daran, wenn Sie eine Nachricht pitchen, und zeigen Sie ein gewisses Interesse an der bisherigen Arbeit des Journalisten, indem Sie andeuten, dass Sie wissen, dass er aufgrund der Themen, die er behandelt, gut zu Ihnen passt.
Versuchen Sie, zuerst eine Beziehung zu den Journalisten aufzubauen, anstatt sie mit einer Pressemitteilung zu überrumpeln und eine sofortige Berichterstattung zu erwarten. Fast 15 % der Journalisten halten dies für sehr wichtig:
Bild mit freundlicher Genehmigung von Marketing Land.
Manchmal lohnt es sich, das lange Spiel zu spielen, indem man seine Zielgruppe vor dem Pitch kennenlernt. Engagieren Sie sich mit ihnen auf LinkedIn, antworten Sie auf ihre Tweets und arbeiten Sie sich generell in ihre Benachrichtigungen ein – und in ihr Radar.
3. Machen Sie Ihre Betreffzeile unwiderstehlich.
Nach einer Studie von Fractl entscheiden 85% der Verleger allein aufgrund der Betreffzeile, ob sie eine Pitch-E-Mail öffnen.
Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre E-Mail geöffnet wird? Versuchen Sie diese Tipps:
- Fassen Sie sich kurz und knapp: 75% der Verlage bevorzugen Betreffzeilen mit 10 oder weniger Wörtern.
- Achten Sie darauf, dass sie einzigartig ist: Eine aussagekräftige Betreffzeile sollte störend oder innovativ sein oder einen interessanten Blickwinkel bieten.
- Machen Sie es super-spezifisch: Mehr als die Hälfte der Journalisten wünschen sich aussagekräftige Betreffzeilen, die auf ihre zuvor behandelten Themen zugeschnitten sind.
- Bieten Sie Exklusivität: Wenn Sie über einzigartige Daten oder Forschungsergebnisse verfügen, sollten Sie damit werben! Exklusivität kann helfen, die Aufmerksamkeit eines Journalisten auf Ihre Pressemitteilung zu lenken.
… Und eine Sache, die Sie vermeiden sollten? Clickbait. Es ist wirklich so einfach.
Senden Sie Ihre Pressemitteilung (zum richtigen Zeitpunkt).
Pressemitteilung? Check. Pitch-E-Mail? Check. Kontaktdetails? Check.
… Aber das bedeutet nicht, dass Sie bereit sind, Ihre Pressemitteilung zu verbreiten.
Sie müssen über den Tag (und die Uhrzeit) nachdenken, an dem Sie den „Senden“-Knopf drücken, denn bestimmte Tage und Zeiten haben bessere Erfolgsquoten als andere.
Zum Beispiel bevorzugen 61 % der Journalisten, Pressemitteilungen am Morgen zu erhalten. Das sind fast zwei Drittel, also lohnt es sich wahrscheinlich, Ihren Pitch früh zu verschicken, um die besten Erfolgschancen zu haben.
Denken Sie jedoch daran, dass Journalisten morgens durchschnittlich 300 E-Mails auf sie warten. Es könnte besser sein, eine Stunde oder so zu warten und Ihre Pressemitteilung am Vormittag zu versenden, um eine bessere Chance zu haben, dass Ihr Pitch in ihrem Posteingang auftaucht.
Zusätzlich ist es wichtig, den Wochentag zu berücksichtigen. Während moderne Unternehmen oft sieben Tage in der Woche aktiv sind, gibt es immer noch eine traditionelle Flaute bei der Verteilung von Pressemitteilungen.
Achten Sie also auf den Tag, an dem Sie Ihre Pressemitteilung verschicken – es könnte mehr Reichweite bringen, wenn Sie sie mitten in der Woche verschicken, als wenn Sie sie gleich am Montagmorgen verschicken.
Nach einer Analyse von über 100.000 Pressemitteilungen durch Ragan sind Dienstag und Mittwoch die besten Tage, um Ihre Geschichte zu verbreiten. Und eine weitere Studie von Prowly empfiehlt den Versand an einem Donnerstag, wobei die Daten darauf hindeuten, dass über 26% der E-Mails mit Pressemitteilungen an diesem Tag von Journalisten geöffnet werden:
Bild mit freundlicher Genehmigung von Prowly.
Beide Studien zeigen, dass Montags und Freitags nicht so effektiv sind, und Sie sollten es auf jeden Fall vermeiden, Ihre Story am Wochenende zu versenden.
Es gibt jedoch keine allgemeingültige Regel – deshalb sollten Sie ein paar verschiedene Tage und Uhrzeiten ausprobieren und sehen, was für Ihre Branche am besten funktioniert.
Sind Sie an einer zeitkritischen Pressemitteilung interessiert?
Sie können sie trotzdem vorzeitig versenden. Stellen Sie nur sicher, dass Sie die Informationen in Ihrer Mitteilung mit einem Embargo versehen, bis sie bereit sind, öffentlich bekannt zu werden. Sie können dies tun, indem Sie „Embargoed; not to be released before DATE“ an den Anfang Ihrer Verteiler-E-Mail setzen.
Follow-up auf Ihre Pressemitteilung.
Eine uralte Frage: Sollten Sie nach Ihrer Pressemitteilung nachfassen?
Es hängt davon ab, wen Sie fragen, aber im Allgemeinen scheint der Konsens gleichmäßig geteilt zu sein. Manche halten Nachfassen für ein großes Tabu, während andere meinen, dass es fruchtbar sein kann.
Wenn Sie eine Pressemitteilung haben, auf die Sie besonders stolz sind, kann es nicht schaden, nachzufassen, wenn Sie Schwierigkeiten haben, Berichterstattung zu bekommen – vorausgesetzt, Sie sind taktvoll.
Spammen Sie den Posteingang des Journalisten nicht einfach mit der gleichen Pressemitteilung und dem gleichen Pitch zu. Das kann lästig werden und Ihre Chancen auf eine Berichterstattung ruinieren.
Versuchen Sie stattdessen, den Blickwinkel Ihres Pitches leicht zu verändern. Die PR-Expertin Carrie Morgan empfiehlt, eine Follow-up-E-Mail als „einen frischen Pitch zu behandeln, der MEINE Neuigkeiten in IHRE NEUIGKEITEN umwandelt“
Sie könnten auch versuchen, den Journalisten anzurufen – allerdings begrüßen es nur 23 % der Journalisten, wenn sie telefonisch kontaktiert werden, wenn Ihr Ziel also zu den anderen drei Vierteln gehört, werden Sie vielleicht Hunderte von Anrufbeantwortern hören.
So oder so, es kann sich lohnen, nachzufassen, besonders wenn Sie davon überzeugt sind, dass Ihre Pressemitteilung eine Nachricht ist, die Berichterstattung verdient.