Als Inhaber eines kleinen Unternehmens gibt es zwei Buchhaltungsmethoden, die Sie verwenden können, um Ihre Buchhaltung einzurichten und zu verwalten: die Kassenbuchhaltung und die periodengerechte Buchführung.
Es gibt einen großen Unterschied zwischen den beiden, wenn es um die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben geht. Die Wahl der richtigen Buchhaltungsmethode stellt sicher, dass Sie Ihren Berichtspflichten nachkommen und hilft Ihnen, die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verwalten.
Cash vs. Accrual Accounting aufschlüsseln Periodengerechte Buchführung
Der Hauptunterschied zwischen der Kassen- und der Periodengerechten Buchführung besteht darin, wann Ihre Einnahmen und Ausgaben verbucht werden:
- Bei der Kassenbuchführung werden Einnahmen und Ausgaben erfasst, wenn das Geld den Besitzer wechselt
- Bei der Periodenabgrenzung werden Einnahmen und Ausgaben erfasst, wenn die Transaktion stattfindet
Kassenbasierte Buchhaltung
Bei der Kassenbuchhaltung werden Einnahmen erfasst, wenn Sie die Zahlung für einen Verkauf erhalten, und Ausgaben (und vorausbezahlte Ausgaben), wenn Sie für einen Kauf bezahlen. Es ist einfach festzustellen, wann eine Transaktion stattgefunden hat – Sie schauen einfach, wann das Geld auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist oder es verlassen hat.
Viele Unternehmer bevorzugen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, weil sie keine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung führen müssen.
Aber während die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ein genaues Bild davon liefert, wie viel Geld Sie im Moment haben, spiegelt sie nicht genau Ihren finanziellen Zustand auf lange Sicht wider. Und das kann zu unterbewerteten Ausgaben oder überbewerteten Einnahmen führen.
Hier ist ein Beispiel:
John hatte einen schlechten Verkaufsmonat im Januar und führte nur zwei Landschaftsbauaufträge aus. Im selben Monat erhielt er 4000 $ an überfälligen Zahlungen für Aufträge, die er im November ausgeführt hatte. Bei Verwendung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung würden Johns Bücher zeigen, dass sein Geschäft im Januar gut gelaufen ist, obwohl das in Wirklichkeit nicht der Fall war.
Buchhaltung nach dem Prinzip der Periodenabgrenzung
Buchhaltung nach dem Prinzip der Periodenabgrenzung verbucht Einnahmen, wenn Sie eine Dienstleistung oder ein Produkt liefern, und Ausgaben, wenn sie anfallen. Die periodengerechte Buchführung ist komplizierter als die Kassenbuchführung, weil Sie die Rechnungen im Auge behalten müssen – nicht nur Ihre Bankkonten.
Die Periodenrechnung gibt Ihnen ein realistisches Bild von der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens, weil sie den zeitlichen Zusammenhang zwischen Einnahmen und Ausgaben besser abbildet. So können Sie:
- Klare Sicht auf anstehende Ausgaben und Einnahmen und Ausgaben für vergangene Perioden
- Erkennen Sie Einnahmetrends und das Ausgabeverhalten Ihrer Kunden
- Erstellen Sie Cashflow-Prognosen, um das Betriebskapital in schwachen Perioden und die Ressourcen in Spitzenzeiten besser zu verwalten
Es ist auch wichtig zu wissen, dass Kreditgeber und Investoren in der Regel nach Jahresabschlüssen suchen, die auf der Periodenrechnung basieren.
Aufzeichnung von Transaktionen zwischen Bargeld und Periodenabgrenzung
Erträge und Aufwendungen werden bei Bargeld und Periodenabgrenzung unterschiedlich erfasst. Hier sind einige kurze Beispiele.
Erfassung von Einnahmen
John hat am 20. November 2019 einen Landschaftsbauauftrag ausgeführt und die Zahlung am 4. Januar 2020 erhalten:
- Bei Verwendung der Kassenbuchhaltung würde John den Umsatz am 4. Januar 2020 (dem Tag, an dem er die Zahlung erhalten hat)
- Bei Verwendung der Periodenabgrenzung würde John den Umsatz am 20. November 2019 (dem Tag, an dem er den Auftrag ausgeführt hat)
Aufwendungen erfassen
John hat am 4. Dezember 2019 fünf Kisten Dünger gekauft und seinen Lieferanten am 3. Januar 2020 bezahlt:
- Bei Kassenbuchführung würde John den Aufwand am 3. Januar 2020 verbuchen (an dem Tag, an dem er seinen Lieferanten bezahlt hat)
- Bei periodengerechter Buchführung würde John den Aufwand am 4. Dezember 2019 verbuchen (an dem Tag, an dem er den Dünger gekauft hat)
Ertragssteuerliche Überlegungen
Einkommenssteuern spielen bei Kassenbuchführung und periodengerechter Buchführung ebenfalls eine unterschiedliche Rolle.
- Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird Ihr Geschäftseinkommen besteuert, wenn das Geld auf Ihrem Bankkonto eingeht
- Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann Ihr Geschäftseinkommen besteuert werden, bevor Sie es überhaupt erhalten
Wenn Sie zum Beispiel Rechnungen gegen Ende des Jahres verschicken, werden diese möglicherweise erst im neuen Jahr bezahlt. Aber da die Periodenrechnung besagt, dass Sie Einnahmen verbuchen, wenn Verkäufe stattfinden, müssen Sie diese Einnahmen in Ihre Steuerbuchhaltung am Jahresende aufnehmen.
Hier ist ein Beispiel:
John hat am 20. November 2019 einen Landschaftsbauauftrag ausgeführt und die Zahlung am 4. Januar 2020 erhalten:
- Bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung würde John die Einnahme am 4. Januar 2020 (dem Tag, an dem er die Zahlung erhalten hat) verbuchen und als Einkommen für 2020 ausweisen
- Bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung würde John die Einnahme am 20. November 2019 (dem Tag, an dem er den Auftrag ausgeführt hat) verbuchen und als Einkommen für 2019 ausweisen, und dementsprechend Steuern zahlen
Da bei der periodengerechten Buchführung Ausgaben erst dann erfasst werden, wenn sie anfallen, können Sie, wenn Sie eine Rechnung spät im Jahr erhalten, diese aber erst im neuen Jahr bezahlen, diese Ausgabe bei der Meldung Ihrer Einnahmen am Jahresende abziehen.
Auswahl der richtigen Buchhaltungsmethode
Die meisten kleinen Unternehmen in Kanada müssen die Periodenrechnung verwenden, um ihre Einnahmen an die Canada Revenue Agency (CRA) zu melden und ihre Jahresabschlüsse in Übereinstimmung mit den ASPE (accounting standards for private enterprises) zu erstellen.
Wenn Sie jedoch Landwirt, Fischer oder selbständiger Kommissionär sind, können Sie entweder die Kassen- oder die periodengerechte Buchführung wählen, solange Sie:
- Verwenden Sie die periodengerechte Buchführung für alle separaten Geschäftsaktivitäten
- Verwenden Sie die periodengerechte Buchführung für GST/HST/QST-Zwecke
- Bewahren Sie separate Buchhaltungsunterlagen für jede von Ihnen verwendete Buchführungsmethode
Es ist in jedem Fall am besten, Ihren Buchhalter zu konsultieren, bevor Sie Ihre Buchführungsmethode wählen. Wenn Sie Ihre Bücher auf dem neuesten Stand halten, stellen Sie sicher, dass Sie zur Steuerzeit keine Probleme haben.
Wenn Sie unsicher sind, wie Sie Ihre Bücher in Ordnung bringen und halten können, kann Ihnen Enkels erfahrenes Team von Buchhaltern und Buchhaltern helfen.
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