Alles, was Sie über das Schreiben eines Briefes wissen müssen

Jeder sollte damit vertraut sein, wie man einen Brief schreibt – von der Art des Briefes bis zum Briefformat, das Sie wählen sollten. Dies sind die grundlegenden Konzepte des Briefschreibens, die Sie wissen müssen, zusammen mit einigen hilfreichen Beispielen.

Welche Art von Brief sollten Sie schreiben?

Es gibt keine festen Regeln. Welches Briefformat Sie wählen, hängt von Ihrer Zielgruppe ab. Für einen Freund oder nahen Verwandten ist eine lockere Nachricht in der Regel der beste Weg zu gehen. Es gibt verschiedene Arten von Briefen, die für einen Freund oder nahen Verwandten geeignet sind. Einige davon sind:

• Handschriftliche Briefe
• E-Mail-Briefe
• Typisierte Social-Media-Nachrichten

Doch, für Geschäftskontakte oder Menschen, die Sie nicht gut kennen, ist ein getippter formeller Brief fast immer die beste Wahl. Für berufliche Zwecke ist ein formeller Brief effektiv für:

• Anschreiben
• Absichtsbriefe
• Vorschlagsschreiben
• Geschäfts Memorandum
• Beförderungsbriefe
• Referenzbriefe
• Abberufungsbriefe
• Dankes-Sie-Briefe

Dies sind nur einige Arten von Briefen, die Sie vielleicht in einer zwanglosen oder formellen Umgebung schreiben müssen. Bevor Sie einen Brief schreiben, überlegen Sie, welchen Formalitätsgrad Ihr Brief haben soll: leger oder formell.

Formelle Briefe

Das Verfassen von Briefen, insbesondere von formellen Briefen, ist im Geschäftsleben und in der Karriere unerlässlich. Hier ist, was formelle Briefe schreiben beinhaltet.

Schritt 1: Einen formellen Brief beginnen

Beginnen Sie mit dem Namen und der Adresse des Absenders. Einige Firmen verwenden spezielles Papier, Briefkopf genannt, das Kontaktinformationen und das Markenlogo der Firma enthält.

Die nächste Zeile des formellen Briefschreibens ist das Datum. Sie können das Datum nach der Adresse auf verschiedene Arten formatieren.

Zusätzlich benötigen formelle Briefe den Namen und die Adresse des Empfängers zwei Stellen nach dem Datum. Die Aufnahme dieser Informationen stellt sicher, dass Ihr Brief als Referenz verwendet werden kann, um Sie zu kontaktieren, nachdem der Empfänger den Umschlag weggeworfen hat.

Schritt 2: Einen Brief schreiben, förmlich

Wenn Sie einen Brief schreiben, sind Sie bereit, die Person (oder das Unternehmen) zu grüßen, der Sie schreiben. Lassen Sie ein Leerzeichen bei der Adresse weg.

Formelle Briefe beginnen mit „Sehr geehrte/r“, gefolgt von dem Namen des Empfängers. Wenn Sie keinen Ansprechpartner in einem bestimmten Unternehmen haben, suchen Sie online nach einem Namen, einer Berufsbezeichnung oder einer Abteilung.

Als letzte Möglichkeit verwenden Sie die allgemeine Anrede „To Whom It May Concern“. Nach jeder Anrede folgt ein Komma.

Schritt 3: Schreiben des Hauptteils eines formellen Briefes

Auch wenn der Hauptteil eines jeden Briefes anders aussieht und die darin enthaltenen Informationen variieren, gibt es ein paar wichtige Regeln, die Sie beachten sollten.

• Bleiben Sie konzentriert. Geschäftsbriefe sollten ein klares Ziel haben.
• Korrekturlesen. Fehler können zu Missverständnissen führen.
• Vermeiden Sie Verkürzungen. Schreiben Sie jedes Wort vollständig aus.
• Seien Sie taktvoll. Vermeiden Sie es, etwas zu schreiben, was Sie bereuen würden, wenn es für die Nachwelt festgehalten würde.

Jeder Gedanke sollte in einem eigenen Absatz enthalten sein. Kurze Absätze helfen auch, Ihre Botschaft klar zu halten; streben Sie nicht mehr als vier Sätze in einem Absatz an und halten Sie jeden Satz prägnant.

Schritt 4: Beenden eines formellen Briefes

Lassen Sie einen Leerraum zwischen Ihrem Schlussabsatz und dem höflichen Schluss. Ein höflicher Schluss ist eine höfliche Art und Weise, dem Empfänger Ihre Grüße zu übermitteln. Einer der gebräuchlichsten Abschlüsse ist „Mit freundlichen Grüßen“, und er ist im Allgemeinen eine sichere Sache.

Denken Sie daran, dass nur der erste Buchstabe des Satzes groß geschrieben wird. Lassen Sie noch ein paar Leerzeichen für den letzten Schritt – Ihre Unterschrift! Schreiben Sie Ihren vollen Namen darunter, für formelle Briefe.

Informelle Briefe

Gelegentliche Briefe sind insgesamt weniger strukturiert, haben aber die gleichen Grundelemente wie formelle Briefe. Hier ist, was Sie wissen müssen, wenn Sie einen Brief für jemanden schreiben, der Ihnen nahe steht.

Schritt 1: Einen informellen Brief beginnen

Im Gegensatz zu formellen Briefen erfordert das Schreiben eines Briefes an einen Freund oder nahen Verwandten nicht die gleichen Formalitäten. Es wird kein Briefkopf benötigt, obwohl einige Schreiber spezielles Briefpapier verwenden.

Wenn Sie einen informellen Brief schreiben, ist die erste Zeile das Datum. Es kann links- oder rechtsbündig auf der Seite stehen, befindet sich aber in der Regel am Anfang eines formlosen Briefes. Das Datum ist der einzige Vorläufer, der vor dem Schreiben eines formlosen Briefes benötigt wird.

Schritt 2: Einen Brief schreiben, formlos

Formlose Briefe sind einfach; Sie können mit „Hallo“ oder einer anderen üblichen Begrüßung beginnen.

Bei informellen Briefen kann es je nach Beziehung zum Empfänger angebracht sein, nach der Begrüßung eine andere Interpunktion zu verwenden, um Begeisterung auszudrücken (z. B. ein Ausrufezeichen).

Schritt 3: Schreiben des Hauptteils eines informellen Briefes

Der Hauptinhalt Ihres informellen Briefes – der Hauptteil – ist Ihnen überlassen. Der Inhalt eines formlosen Briefes wird variieren, daher sollten Sie sich an einigen allgemeinen Vorschlägen orientieren.

• Schwafeln Sie nicht. Auch persönliche Briefe sollten einen klaren Fokus haben.
• Bieten Sie Höflichkeiten an. Das könnte so geschrieben sein: „Ich hoffe, es geht Ihnen gut!“ oder „Glückwunsch zu Ihrem neuen Haustier!“
• Teilen Sie Anekdoten oder Neuigkeiten mit. Im Allgemeinen ist ein lockerer Brief dazu gedacht, Informationen oder Details auszutauschen, die für beide Parteien interessant sind.
• Achten Sie auf Ihr Publikum. Halten Sie den Ton und den Inhalt Ihres Briefes angemessen und relevant für den Empfänger. Wenn Sie zum Beispiel einen Brief an Ihre Großmutter schreiben, wird dieser anders klingen und andere Details enthalten, als wenn Sie einen Brief an Ihren Studienfreund schreiben.

Schritt 4: Einen informellen Brief beenden

Wenn Sie eine wärmere Beziehung zum Empfänger haben, können Sie sich mit „Herzliche Grüße“ oder „Herzlichst“ verabschieden. Es gibt Dutzende von Abschlussmöglichkeiten beim Schreiben eines Briefes, also wählen Sie eine, die für Sie und den Empfänger am besten funktioniert. Wie bei formellen Briefen gelten die gleichen Regeln bezüglich Großschreibung und Kommas für alle Grußformeln.

Was ist P.S.?

P.S. steht für Postskriptum. Es ist etwas, das man in letzter Minute hinzufügt, nachdem der Brief fertig ist. Wenn Sie etwas hinzufügen müssen, müssen Sie das gesamte Dokument überarbeiten, um die neuen Informationen aufzunehmen.

Der Umschlag

In den Vereinigten Staaten beträgt das maximale Gewicht für einen Brief erster Klasse 3,5 Unzen. Wenn Ihr Brief mehr als drei Seiten umfasst oder Sie ihn auf schwerem Papier geschrieben haben, müssen Sie ihn wiegen, um sicherzustellen, dass er die Anforderungen erfüllt. Auch die Größe und Form des Umschlags ist wichtig. Er muss rechteckig und kleiner als etwa 6×11 Zoll sein, sonst besteht die Gefahr, dass die Post ihn zurückschickt.

Brief versenden

Nachdem Sie festgestellt haben, dass der Umschlag der richtige ist, ist der schwierigste Teil vorbei. Jetzt müssen Sie ihn nur noch abschicken. (Wenn es ein persönlicher Brief ist, können Sie ihn immer noch selbst zustellen. In diesem Fall schreiben Sie einfach den Namen des Empfängers auf die Außenseite des Umschlags. Ein Pluspunkt der Selbstzustellung: Sie können jeden Umschlag in beliebiger Größe und Form verwenden.)

Schreiben Sie in die linke obere Ecke Ihren Namen und Ihre Adresse oder bringen Sie ein Versandetikett an. In die Mitte des Umschlags schreiben Sie sorgfältig die Adresse des Empfängers. Bei internationalen Briefen sollten Sie neben dem Bundeslandkürzel und der Postleitzahl auch das Land für die Ziel- und Absenderadresse angeben. Die Portokosten variieren. Informieren Sie sich auf der USPS-Website über die aktuellen Preise oder verwenden Sie eine Briefmarke für die USA. Überprüfen Sie noch einmal, ob auf der Außenseite des Umschlags alles korrekt ist. Wenn dies der Fall ist, falten Sie Ihren Brief und stecken Sie ihn ordentlich hinein. Verschließen Sie den Umschlag erst, wenn Sie sicher sind, dass Sie alle Seiten, die Sie versenden wollen, beigelegt haben.

Fühlt es sich nicht gut an, einen Brief zu versenden, von dem Sie wissen, dass Sie ihn sorgfältig vorbereitet haben? Sicherlich, ein gut geschriebener Brief hat die besten Chancen, seinen Zweck zu erfüllen. Aber was ist mit einem Anschreiben für eine Bewerbung? Für Anschreiben gibt es eine eigene Reihe von Best Practices. Lesen Sie alles, was Sie über das Schreiben eines Anschreibens wissen müssen, bevor Sie Ihren nächsten Lebenslauf verschicken!