Das Versenden von E-Mails kann erstaunlich knifflig sein. Nicht der wörtliche Akt des Versendens, das ist ein Knopf, und der ist ziemlich einfach. Aber diese drei oder fünf Zeilen tatsächlich zu schreiben, dauert immer länger als es sollte. Wie fange ich an? Wie höre ich auf? Wo würde dieser Smiley die größte Wirkung haben? Wahrscheinlich direkt nach dem Satz, in dem ich die Person auffordere, ein riesiges Projekt bis zu einer unrealistischen Deadline abzuschließen, oder?
Es sind genau diese Fragen, die mich auf den Weg geführt haben, von dem sich mein wild-naives 22-jähriges Ich geschworen hat, ihn niemals zu gehen – einen Weg voller Klischee-Zeilen, die nicht wirklich etwas bedeuten. Phrasen, bei denen ich jedes Mal zusammenzucke, wenn ich sie tippe. Aber manchmal gibt es wirklich keinen besseren Weg, jemanden in die Konversation einzubeziehen, als zu tippen: „Ich schließe sie einfach ein.“
Da ich weiß, dass ich nicht die einzige Person da draußen bin, die sich wünscht, es gäbe einen besseren Weg, eine E-Mail zu beenden als mit „Beste“, habe ich die häufigsten E-Mail-Sünden zusammengetragen, von denen Sie sich wünschen, sie nie wieder verwenden zu müssen, plus ein paar Alternativen für die Tage, an denen der Jargon zu viel wird.
„Happy Monday!“
Oder fügen Sie alternativ einen beliebigen anderen Tag der Woche ein. Der Effekt bleibt derselbe und man möchte immer noch ein wenig innerlich sterben, wenn man sich dabei ertappt, es zu wünschen. Happy ist etwas für Feiertage, wie Ihren Geburtstag oder Weihnachten – nicht für einen Wochentag, der alle sieben Tage ohne Ausnahme vorkommt.
Was Sie wirklich sagen
„Ich bin dabei, Sie um etwas zu bitten, aber ich fühle mich unwohl dabei, direkt damit anzufangen. Also werde ich stattdessen etwas Nettes und Freundliches sagen.“
Was Sie stattdessen sagen sollten
„Ich hoffe, Ihre Woche fängt gut an.“ Oder, wenn die Woche schon längst begonnen hat: „Ich hoffe, Sie haben eine gute Woche.“ So können Sie immer noch eine vage Begrüßung loswerden (denn manchmal ist es nicht die beste Strategie, gleich loszulegen), aber es fühlt sich etwas weniger lächerlich an, wenn Sie es sich selbst vorlesen. Immerhin ist das etwas, was Sie wirklich sagen würden.
Gedanken?
Ein ähnlicher Übeltäter: „Macht das Sinn?“ Dies sind beides Fragen, die häufig verwendet werden, um E-Mails zu beenden, die große oder neue Ideen zum Ausdruck bringen. Allerdings trifft keine von beiden wirklich den Kern der Frage, denn offensichtlich hat die Person Gedanken. Sie sind vielleicht nicht gut oder wertvoll oder wert, geteilt zu werden, aber wenn man bedenkt, dass er oder sie ein Gehirn hat, sind da Gedanken drin.
Was Sie wirklich sagen
„Ich denke, dass dies eine gute Idee oder Richtung ist, in die man gehen sollte, aber ich bin mir nicht sicher. Hier ist also Ihre Chance, mein Selbstwertgefühl zu steigern oder es komplett zu zerstören. Meine gesamte Stimmung hängt von Ihrer Reaktion darauf ab.“
Was Sie stattdessen sagen sollten
Was Sie wirklich fragen. Ich weiß, ein gewagter Schritt! Direkt zu sein kann beängstigend sein, aber wenn Sie um das Thema herumtanzen, bekommen Sie oft nicht das gewünschte Feedback. Anstatt also zu fragen: „Macht das Sinn?“, fragen Sie: „Glauben Sie, dass dieser Zeitplan in Bens Vision für das Projekt passt?“ Die Antwort ist vielleicht nicht das, was Sie wollen, aber Sie bekommen die Antwort, die Sie brauchen.
„Lassen Sie uns telefonieren“
Was sind wir, Kaninchen? Außerdem ist es 2016, da ist kein Hüpfen nötig, um zum Telefon zu gehen. Zu jeder Zeit ist mein Telefon in Reichweite. Zwischen dem Beginn und dem Ende dieses Satzes habe ich nicht weniger als dreimal darauf geschaut, nur um sicherzugehen, dass ich nichts verpasst habe.
Was Sie wirklich sagen
„Das wird jetzt schon ein ziemliches Hin und Her, und ehrlich gesagt, so sehr ich es auch hasse, Nummern zu wählen (schon wieder, weil wir 2016 haben), würde ich das gerne hinter mich bringen. Heute. Jetzt.“
Was Sie stattdessen sagen sollten
Aus Respekt vor sich selbst, buchstabieren Sie es einfach aus: „Ich denke, ein kurzer Anruf würde uns helfen, sicherzustellen, dass wir auf der gleichen Seite sind.“
EOD, OOO, und jedes Akronym
Wir sind alle beschäftigt. So beschäftigt, dass das Abtippen von Wörtern zu viel wird. Warum sollten wir unsere endliche Fingerenergie für 10 Buchstaben verschwenden, wenn drei das Gleiche bewirken können? Es ist verschwenderisch, wenn Sie darüber nachdenken.
Was Sie wirklich sagen
TBH, ich weiß es nicht immer. Ich würde lügen, wenn ich behaupten würde, dass ich mich nicht gelegentlich an Google wenden muss, um ein kniffliges Wort zu entschlüsseln.
Was Sie stattdessen sagen sollten
Es geht nicht so sehr darum, was Sie stattdessen sagen sollten, sondern wo sollten Sie die Grenze ziehen? Vielleicht ein Akronym pro E-Mail? Höchstens zwei.
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Es kommt immer wieder vor, dass ich meine E-Mails vor dem Versenden noch einmal lese und befürchte, dass ich wütend oder unfreundlich rüberkomme. Um sicherzugehen, dass mein freundliches, munteres Ich durchkommt, setze ich ein Ausrufezeichen, dann noch eins und dann noch ein drittes, um sicherzugehen. Plötzlich bin ich von wohlmeinend zu jemandem geworden, der sich genauso irrational über die angehängten Berichte freut (Bericht liegt bei!), wie ich mich darüber freue, dass es Montag ist (Happy Monday!).
Was Sie wirklich sagen
„Ich meine es gut. Ich schwöre es! Ich gehe nur meiner Arbeit nach und bitte um ein paar Dinge, die ich brauche, aber ich bin dabei super entspannt.“
Was Sie stattdessen tun sollten
Ähnlich wie bei den Akronymen geht es auch hier darum, sich zurückzuhalten. Wenn Sie entscheiden, wo Sie Ihren Enthusiasmus platzieren, fragen Sie sich, wenn ich dies jemandem laut sagen würde, welche Zeile würde am wenigsten lächerlich klingen, wenn ich sie der Person zurufen würde.
Und da haben Sie es, fünf Zeilen, die ich häufig in meinen E-Mails verwende, obwohl ich wirklich wünschte, ich würde es nicht tun. Habe ich welche übersehen? Haben Sie bessere Alternativen? Tweeten Sie mich und lassen Sie es mich wissen.